項目管理系統

科學知識 9547 300 2015-05-13

 一、項目管理系統的定義
項目管理系統是通過幫助企業對人力資源、產品、財務、過程和項目進行更為科學精準分析和管理,從而使工作項目能夠按照預定的成本、進度、質量順利完成的現代化管理軟件,主要用于收集、綜合和分發項目管理過程的輸入和輸出。
 
傳統的項目管理系統包括時間進度計劃、成本控制、資源調度和圖形報表輸出等功能模塊,但從項目管理的內容出發,項目管理系統還應該包括整體管理、范圍管理、時間管理。費用管理、質量管理、人力資源管理、風險管理、采購管理、承諾管理、迭代管理以及業務(合同)管理等功能。

二、項目管理概述
項目管理是基于現代管理學基礎之上的一種新興的管理學科,它把企業管理中的財務控制、人才資源管理、風險控制、質量管理、信息技術管理(溝通管理)、采購管理等有效的進行整合,以達到高效、高質、低成本的完成企業內部各項工作或項目的目的。項目管理目前已成為續MBA之后的一種"黃金職業"。 

三、項目管理系統概述 
隨著微型計算機的出現和運算速度的提高, 20 世紀80年代后項目管理技術也呈現出繁榮發展的趨勢, 涌現出大量的項目管理軟件系統。
根據管理對象的不同, 項目管理系統可分為: ?進度管理; ?合同管理; ?風險管理; ?投資管理等軟件。
根據提高管理效率、實現數據/信息共享等方面功能的實現層次不同, 又可分為: 
1、一個或多個的項目管理手段, 如進度管理、質量管理、合同管理、費用管理, 或者它們的組合等; 
2、 具備進度管理、費用管理、風險管理等方面的分析、預測以及預警功能;
3、 實現了項目管理的網絡化和虛擬化, 實現基于Web 的項目管理系統甚至企業級項目管理軟件或者信息系統, 企業級項目管理信息系統便于項目管理的協同工作, 數據/信息的實時動態管理, 支持與企業/項目管理有關的各類信息庫對項目管理工作的在線支持。 

國外項目管理系統有: Primavera 公司的P3、Artemis 公司Artemis Viewer、NIKU 公司的Open WorkBench、Welcom 公司的OpenPlan等軟件, 這些軟件適合大型、復雜項目的項目管理工作; 而Sciforma 公司的ProjectScheduler ( PS) 、Primavera 公司的SureTrak、Microsoft 公司的Project、IMSI 公司的TurboProject 等則是適合中小型項目管理的軟件。
根據系統管理功能和分類的不同, 各種項目管理系統價格的差異也較大, 從幾萬元到幾十萬元不等。適于中小型項目的系統價格一般僅為幾萬元, 適于大型復雜項目的軟件價格則為十幾萬到幾百萬元。財力雄厚的大企業可能會優先選擇國外老品牌。而中小企業一般沒那么多預算。近年來,國內有一批有市場敏銳嗅覺的新起之秀研發了項目管理系統。如被Gartner評為最酷供應商的8thmanage項目管理系統,本土企業開發的項目管理系統除了更適應本國國情外,相比較大型軟件商而言,這樣的產品定制化起來更為靈活,眾所周知,大企業成型產品功能固然強大,但并不是所有功能都適用于每個企業, 如果需要對其進行定制化,則費用更高且耗時更長。

四、上系統失敗的原因
1.認識有誤區。
很多企業從選型,到商務,到組織實施都有一定程度的盲目性,很少有企業決策者充分認識到上系統是一個管理項目,而不僅僅是IT技術項目。很多企業沒有認真地分析項目現狀和項目管理上的問題,沒有設定切實可行的實施目標,對PM系統的預期或者過高或者過低。因為上系統涉及了很多IT專業知識,不少的企業管理者對此有畏懼心理,常常聽任IT專業技術人員去主導選型,在軟件選型、供應商選擇、實施者考察等方面缺乏管理高度、缺乏前瞻性,甚至有不少企業錯誤地認為所有供應商的解決方案都差不多,所以主要看產品功能、比價格高低,而忽略了最主要、也是最根本的:是否具有分析解決企業管理問題的咨詢能力和用軟件產品提升效率的實施經驗,當然還有實現知識和技能轉移的培訓體系、系統上線之后的長期維護和有效服務能力等等。
2. 基礎沒夯實。
項目管理系統的成功實施往往需要企業具備一定的基礎,首先是數據基礎,原有的數據需要按照企業經營發展的需求和信息管理的要求進行規范和統一。但很多企業對枯燥、費時的基礎數據梳理工作沒有思想準備,也很難落實到最適合部門去做;其次是管理基礎,包括流程是否順暢、規章和考核是否合理、項目成員的執行力等等,管理基礎不僅是項目管理系統蘊含的先進管理理念在企業落地的基礎,還是保障其成功實施的前提;第三是人員基礎,包括決策層和基層管理人員對系統的認識、接受管理變更的心理準備等等。很多企業在ERP項目實施過程中,不接受花時間和精力去整理規范基礎數據,不認可實施顧問對業務處理流程的優化建議,甚至有的基層管理人員拒絕使用系統來處理業務,等等。
3.方法欠妥當。
有些企業的選型主要由IT技術人員主導,很關注系統的實現技術、產品功能,很關注軟件的先進性、完備性,而常常忽略了“要解決什么問題?要提高那些方面的效率?要實現什么樣的管理目標”等最主要的選型要求。很多ERP項目的夭折和不成功,實際上是從企業選型方法的確定,就已經可以預見到的。中小企業不應該采用招投標的方式來選型,因為招投標的主要目的是比質比價,適用于那些比較規范、能明確界定邊界、不容易產生岐義理解、容易用定量和定性打分方式進行比較判斷的商品或項目,而企業對項目管理系統的理解、對自身問題的界定、對管理目標的預期、對涉及到很IT技術的處理邏輯和方法模型、對具體要實施的內容和難度,都很難用一種確定的模式來比較,特別是實施者和現場實施顧問的企業經驗、實施經歷、支持團隊、知識庫內容、資源協調效率、個人和團隊積極性等等,就更難在招標評價體系中得到體現,所以說對一個即將實施的項目管理系統很難進行有意義的“比質”!既然不能比質,剩下的就只有“比價”了,比價的直接后果就是供應商和實施者對實施資源的低價值匹配!
4.措施不到位。
很多企業的“一把手”沒有直接領導或參與項目管理軟件的實施,高層的推動力不夠;有的“一把手”很有決心,但面對長期缺乏的執行力沒有有效的方法和措施,中層的推動力缺失;面對實施初期大量、繁復的基礎數據整理沒有思想準備,難以落實到具體的責任部門;過分相信和依賴現有的業務處理流程和管理方法,不愿意根據系統的管理邏輯進行必要的業務流程優化;系統的實施進程時續時斷、或此續彼斷;規章制度、績效考核等管理措施不配套,業務現場的動態數據不能及時、準確、有效地采集;……等等,企業在實施過程中的配套措施不得力、不到位,也是導致項目管理系統拖延、乃至失敗的重要原因。

五、項目管理系統的選擇標準 
  下面是購買項目管理軟件包時應考慮的一些因素。根據你個人的需要,下面的某些因素相對其他人而言,可能對你會更重要或不十分重要。 
  1.容量 
  考慮系統能給容納的數據量,要確定系統能否處理你預計進行的項目數量、預計需要的資源數以及預計同時管理的項目數量。 
  2. 操作簡易性 
  這一點通常不論選擇在哪種軟件包時都是主要的。主要應考慮系統的"觀看"和"感覺"效果、菜單結構、可用的快捷鍵、顯示、每次顯示的信息容量、數據輸入的簡易性、現在數據修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出的質量以及熟悉系統操作的難易程度。 
  4.可利用的功能 
  一定要考慮系統是否具備項目組織所需要的各種功能。例如,程序是否包含工作分析結構以及甘特圖和網絡圖?系統能否排序和篩選信息、監控預算、生成定制的日程表,并協助進行跟蹤和控制?它能否檢查出資源配置不當并有助于解決? 
  5.與其他系統的兼容能力 
  在當今的數字化社會里,大量的電子系統日趨統一。如果你的工作環境里,切合數據儲存在各個地方,比如數據庫、電子數據表里,這時就要特別注意項目管理軟件的兼容統一能力。有些系統只能與少數幾種常見的軟件包進行最基本的統一,有些卻可以與分布數據庫甚至對象向數據庫進行高級的綜合統一。另外,項目管理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉入信息的能力也會影響到你的決策。 
  6.安裝要求 
  這里主要考慮運行項目管理軟件對計算機硬件和軟件的要求:存儲器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設置以及操作系統等。 
  7.報表功能 
  目前各種項目管理軟件系統的主要不同之處是它們提供的報表種類和數量。有些系統僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表,而有一些則有廣泛的設置,對各個任務、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內容提供報表。另外,有些系統更便于定制化。報表功能應給予高度的重視,因為大多數用戶非常注重軟件這種能生成內容廣泛、有說服力的報表的功能。 
8.是否支持二次開發
既是對已有軟件產品的功能進行擴充或根據特殊需要組合擴展功能。行業不同,企業的業務流程也就不盡相同,沒有一款軟件系統是萬能適用的,在這樣的前提下,企業是否能夠靈活地接受定制化,是否支持二次開發就顯得尤為重要。
  9.經銷商的支持 
  要特別注意,經銷商或零售商是否提供技術支持、支持的費用,以及經銷商的信譽。 



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