原始憑證

教育學習 9547 493 2014-11-24

原始憑證,又稱原始單據,是在經濟業務發生或完成時取得或填制的,用以記錄、證明經濟業務已經發生或完成的原始憑證,是進行會計核算【什麼是會計核算】的原始資料。原始憑證記載著大量的經濟信息,又是證明經濟業務發生的初始文件,與記賬憑證【什麼是記賬憑證】相比較,具有較強的法律效力,所以它是一種很重要的憑證。

原始憑證的種類

1、外來原始憑證

外來原始憑證是指同外部單位發生經濟往來關係時,從外部單位取得的原始憑證。如購貨時取得的發貨票、付款時所取得的收據等。

2、自製原始憑證

(1)一次憑證,是指憑證的填制手續是一次完成的,用以記錄一項或若干項同類性質經濟業務的原始憑證。外來原始憑證和大部分自製原始憑證都是一次憑證,如收貨單、發貨單、購貨發票、付款收據、費用報銷。

(2)累計憑證是在一定時期內連續記錄同類經濟業務,期末按其累計數作為記賬依據的自製原始憑證。主要適用於經濟重複發生的經濟業務,如工業企業用的限額領料單。

(3)記賬編製憑證。在企業自製的各種原始憑證中,一般都是以實際發生或完成的經濟業務為依據,由經辦人員填制並簽章,但有些自製原始憑證,則是由會計人員根據已經入賬的結果,對某些特定事項進行歸類、整理而編製的。這種根據賬簿記錄而填制的原始憑證,稱為記賬編製憑證。如月末確定已銷商品成本時,根據庫存商品賬簿記錄所編製的成本計算表;月末計算產品生產成本時,所編製的製造費用分配表以及月末所編製的利潤分配計算表等。

(4)匯總原始憑證。實際工作中,為了集中反映某項經濟業務的總括情況,並簡化記賬憑證的填制工作,往往將一定時期內若於記錄同類性質經濟業務的原始憑證匯總編製成一張原始憑證,這種憑證稱為匯總原始憑證。如收貨匯總表、商品銷貨匯總表、發出材料匯總表等。匯總原始憑證所匯總的內容,只能是同類經濟業務,即:將反映同類經濟業務的各原始憑證匯總編製一張匯總原始憑證,不能匯總兩類或兩類以上的經濟業務。匯總原始憑證也屬於原始憑證的範疇。

原始憑證的填制和審核

1、原始憑證的基本要素

原始憑證是記錄經濟業務完成情況,明確有關單位與人員經濟責任的證明單據。因此,必須認真如實地填制好原始憑證。雖然不同的原始憑證有其反映的不同經濟業務內容、不同的格式,但都包含有以下幾個要素:

(1)原始憑證的名稱;

(2)原始憑證的編號;

(3)填制原始憑證的日期;

(4)填制和接受原始憑證的單位名稱;

(5)有關的經濟業務內容;

(6)經濟業務所涉及的數量、計量單位、單價和金額總量;

(7)有關部門與人員的簽名或蓋章;

(8)憑證附件。

2、原始憑證填制的要求

原始憑證是具有法律效力的證明文件,是進行會計核算的重要原始依據。原始憑證的填制必須符合下列基本要求:

(1)記錄真實原始憑證必須實事求是地填寫經濟業務,原始憑證上填制的日期、業務內容、數量、金額等必須與實際情況完全符合,確保憑證內容真實可靠。

(2)填制內容要完整,不可遺漏原始憑證必須按規定的格式和內容逐項填寫齊全,同時必須由經辦業務的部門和人員簽字蓋章,對憑證的真實性和正確性負完全的責任。

(3)要明確經濟責任原始憑證上要有經辦人員或部門的簽章。外來的原始憑證,從外單位取得的,必須蓋有填制單位的財務公章,從個人取得的,必須有填制人員的簽名或蓋章;自製原始憑證,必須有經辦單位負責人的簽名或蓋章;對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的財務公章。

(4)填制及時,按照規定程序傳遞、審核,以便據以編製記賬憑證。

(5)書寫清晰,字跡工整原始憑證要用藍黑墨水書寫,支票要用碳素墨水填寫。兩聯或兩聯以上套寫的憑證,必須全部寫透。大小寫金額數字要符合規定,正確填寫。原始憑證上的文字和數字都要認真填好,要求字跡清楚,易於辨認,不得任意塗改、刮擦或挖補。一般憑證如果發現錯誤,應當按規定方法更正。而有關現金、銀行存款收支業務的憑證,如果填寫錯誤,不能在憑證上更正,應加蓋「作廢」戳記,重新填寫,以免錯收錯付。

(6)各種原始憑證要延續編號如果憑證已預先印定編號,如發票、支票、收據等,在需要作廢時,應當加蓋「作廢」戳記,並連同存根和其他各聯全部保存,不得隨意撕毀。

3、原始憑證的審核

對會計憑證的審核是會計監督的一個重要手段。原始憑證填制以後,為了保證其真實可靠,會計部門在據此填制記賬憑證人賬前,必須對其進行嚴格的審核。審核主要包括兩個方面:

(1)審核原始憑證所記錄的經濟業務的合理性、合法性主要是審查記錄的經濟業務是否符合有關法律、法令、制度和政策;是否執行了預算、合同和計劃,是否符合經濟核算的原則。若發現有違法違紀行為,要拒絕執行,並向有關部門與領導匯報。

(2)對原始憑證的合理性進行技術性審核主要是審核原始憑證的內容和填制手續是否符合規定的要求,即憑證所載的內容是否與實際情況一致,該填的項目是否遺漏,數字是否清楚準確,書寫是否規範,有關部門與人員是否都已簽名或蓋章。對有技術性問題的原始憑證要退回,補齊手續或更正錯誤。



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