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職前培訓(Orientation Training)

目錄

  • 1 什麼是職前培訓
  • 2 職前培訓的內容
  • 3 職前培訓的必要性
  • 4 職前培訓的控制與評價
  • 5 職前培訓的漸進式培訓方法

什麼是職前培訓

  職前培訓又稱入職培訓,主要是針對新員工進行的;是指勞動者在就業之前接受的培訓。在所謂教、考、訓、用的人事管理體制中,培訓是人事任用的前提。即使新員工學識豐富、見聞廣博,也要使新員工充實特定的實際工作經驗與認識,以配合未來任用的效果。在培訓過程中可準確考察新進人員的才能及專長,以便在任用時充分量力使用,發揮潛力。

  勞動預備制培訓和技工學校等培訓機構實施的部分初中高級培訓均屬職前培訓。勞動預備制度是指國家為提高青年勞動者素質,培養勞動後備軍,促進青年勞動者就業而建立和推行的一項新型培訓就業制度。根據國家有關規定,從1999年起,在全國城鎮普遍推行勞動預備制度,組織新生勞動力和其他求職人員,在就業前接受1-3年的職業培訓和職業教育,使其取得相應的職業資格或掌握一定的職業技能後,在國家政策的指導和幫助下,通過勞動力市場實現就業。

  另外,對於要從事國家規定的就業準入

職業(主要是技術複雜、通用性廣、涉及到國家財產、人民生命安全和消費者利益的職業(工種))的勞動者來說,必須要經過職前培訓,取得職業資格證書後,方可就業。

職前培訓的內容

  新員工加盟企業時,他們的所見所聞會形成對企業的第一印象,而且這種印象會持續很長時間。新員工第一天上班對企業的感覺會形成對企業整體和工作效率的看法。企業對於職前培訓的安排以及職前培訓的質量向新員工傳遞了這樣一個信息:企業在其他方面的安排和質量是怎樣的。既然職前培訓關係到企業的存亡盛衰,那麼就很有必要為新員工提供考慮周全、信息豐富的職前培訓。

  新員工的職前培訓主要有兩方面事情:首先,職前培訓要使新員工感到他們加盟企業是受歡迎的。他們為自己的這一決定感到滿意。好的職前培訓會在和諧的氣氛中把新員工介紹給企業同仁,幫助他們熟悉工作環境,讓他們輕鬆愉快地成為團隊中的一員。其次,職前培訓要使新員工瞭解必要的知識和技能,瞭解企業的運作程式,使他們熟悉企業的設施和他們的崗位責任。

  有效職前培訓主要包括的要素有:使員工成為正式成員的信息;有助於員工瞭解企業體制的信息;建立員工歸屬感的信息;企業的歷史和經營哲學;企業的目的和目標;使員工熟悉自己崗位職責

的信息。

  1、使員工成為正式成員的信息

  每一個企業都有自己的行政管理程式,新員工要經過這一道道程式才能成為企業的正式員工。新員工需要做以下事項:

  • 填寫獲准錄用表或人力資源信息表,提供有關身份證和工作資格的文件;
  • 在工資單上簽字,瞭解工資發放周期和發薪日;
  • 瞭解各種福利方案;
  • 領取企業的身份卡、鑰匙等(如果適用的話)。

  2、有助於員工瞭解企業體制的信息

  在職前培訓中,應該向新員工介紹企業的自然環境、經營方式、員工組成和工作流程。帶他們參觀一下企業,親眼看看企業的環境,並告訴他們這樣設置環境的道理。向新員工介紹他們自己的工作場所,並告訴他們如何與其他工作崗位的人取得聯繫。別忘了介紹盥洗間、餐廳和休息室、複印室、郵局的地點以及停車場、電話、緊急出口和滅火器的位置。

  在參觀時,要向新員工介紹企業的政策和運作程式、安全條例、健康要求和疏散程式。例如:如果你經營的是一家食品企業,就要講一講洗手的有關規定,併在參觀盥洗間或廚房時向他們演示一下。

  你在參觀時所做的口頭介紹最好有書面文字材料做輔助。員工手冊是傳遞這些政策、規定和運作程式的有效工具,新員工可以把它保存起來以便日後翻閱。或者,你可以把一些必要的政策和運作程式寫在備忘錄

或定期出版的員工通訊上。不管是口頭介紹還是書面文字,職前培訓都要對企業的政策和運作程式做一個基本的介紹,並使員工知道以後從哪裡可以得到幫助或者得到進一步的解釋。

  最後,在參觀企業時,或在以後的幾個星期里,要把對新員工工作有影響的重要人物和工作流程介紹給他們,幫助他們約見主要的工作伙伴,讓員工瞭解他們的工作如何交接、工作程式如何運轉、他們如何作為一個團隊共同工作。還可以談一談企業的文化,告訴新員工企業的“行話”,與新員工分享一般的工作信息,包括如何使用電話系統、怎樣決定什麼時間去吃午飯、如何使用郵政系統、如何處理保密文件等。花點時間讓新員工熟悉一下自己企業與眾不同的特點。在職前培訓的這一步中加點幽默是讓員工記住這些信息的最好辦法。

  3、建立員工歸屬感的信息

  如果你希望新員工成為工作卓有成效的團隊成員,那麼其他成員就需儘力讓新員工融入團隊,讓他感到自己深受大家歡迎。不要忽視那些能讓新員工感到心情舒暢的事情——尤其是在他們加盟企業的頭幾個星期。

  征求一下老員工的意見,問問他們應該如何迎接新員工。你可以找到各種各樣有創意的辦法,如:開一個招待會來歡迎新員工;把新員工的工作場所收拾整齊並粉刷一新;在新員工的工作場所裝點上鮮花。至少可以請老員工們做一下自我介紹,鼓勵他們和新員工共進午餐,或在工間休息時交流。新員工的主管要特別註意把新員工介紹給大家。

  企業也許會採取“良師益友”方案,即讓一位老員工有意識地瞭解新員工,幫助新員工適應企業的生活。這裡可能會有成百上千種辦法,但是你需要記住一點:我們的目的是幫助新員工成為卓有成效的團隊工作成員,而不是增加其社交活動的機會。應儘量讓那些可以成為新員工行為楷模的老員工參與進來。

  4、企業的歷史和經營哲學

  這些信息能夠讓新員工對企業產生感情,讓新員工建立對企業的忠誠感。職前培訓要清楚地描述企業是一個什麼樣的企業、是如何白手起家的、在其創業過程中發生過什麼重大事件以及與競爭對手相比有什麼樣的特色。良好的職前培訓將有助於新員工瞭解企業的經營哲學和管理風格,這些信息反過來又會指導新員工的行為。正確介紹企業歷史和經營哲學,將有助於新員工瞭解以下問題:企業里作決策的是什麼人?在企業中誰對工作結果負責?如何對待顧客?企業的管理風格如何?

  5、企業目的和目標

  無論你怎麼做,都要把企業的使命和遠景規劃放在第一位。每一個企業都應該有一個使命宣言和遠景描述,這兩個描述應該包括在你的經營計劃中,並指導企業的所有決策。使命宣言要說明企業是乾什麼的、為什麼存在。遠景描述要說明你想讓企業發展成什麼樣子,描述的是你的理想。兩個描述應該簡潔易懂,並要經常與員工溝通。

  員工需要知道企業向何處發展以及為什麼要這樣發展。除了使命宣言和遠景描述外,還應該讓員工瞭解你的目的和目標以及實現這些目標的計劃。你需要講清楚為什麼新員工對組織的成功很重要,回答新員工可能提出的有關企業的奮鬥目標和每一位員工如何加入這一奮鬥過程的任何問題。如果你以團隊為基礎討論企業的規劃,那就讓新員工儘快參與進去。參與了計劃制定的員工會更積極地實施計劃。

  6、讓員工熟悉自己的崗位職責的信息

  職前培訓不僅要向新員工介紹整個企業的情況,而且要介紹他們自己的工作崗位。從與新員工見面時起,就要一同考查工作說明書、崗位責任和你所期望的工作結果。你需要描述恰當的工作行為並做出示範,制定日程安排,以便在規定的時間內讓新員工掌握工作方法。在職前培訓過程中要教會新員工工作技能,隨時回答問題,向他們提供指導。最後,你要和他們一起工作,評估他們的工作技能,發現他們的優勢所在以及需要進一步培訓的方面。

  7、哪些人參與職前培訓

  1)企業所有者或總經理

  企業所有者或總經理可以親自會見新員工,總經理可以向他們致歡迎詞,介紹企業的“發展故事”,一起聊聊企業的經營宗旨和經營哲學。對於大企業,企業所有者或總經理可以在職前培訓的課堂上講話。

  2)部門主管新員工的部門主管要在確定職前培訓日程安排和促使其他員工參與培訓的活動中起帶頭作用。部門主管應該是新員工第一天上班見到的第一個人,初次見面會為以後的工作奠定基礎。部門主管是新員工的表率,他們應該在職前培訓階段隨時為新員工提供幫助,做新員工的老師和教練。部門主管要告訴新員工在工作中和誰有業務聯繫、什麼時間完成什麼項目以及企業對他們的要求和期望,還要告訴新員工在工作中會遇到什麼樣的困難和挑戰,並幫助他們制定迎接挑戰的策略。

  3)人力資源管理人員人力資源管理人員是職前培訓的組織者,主要做一些組織、文書工作,提供一些信息,讓新員工瞭解企業的各項制度。這些人要把新員工編入工資名單,記錄他們選定的福利項目,向他們介紹企業的政策和程式,並提供其他行政幫助。

  4)其他員工

  作為新員工的同事,其他員工是新員工天天接觸的人,比別人更容易幫助新員工減輕新工作帶來的壓力和緊張。歡迎新員工、幫助他們適應企業的生活也是老員工分內之事。老員工要給新員工介紹一下自己的工作,說明自己和新員工的工作關係。這種積極的幫助和接觸有利於新員工迅速進入情境,順利的開始會使企業中的每一個人受益,並且有利於良好人際關係的建立。

職前培訓的必要性

  職前培訓是新員工在組織中發展自己職業生涯的起點。職前培訓意味著新員工必須放棄某些理念、價值觀念和行為方式,適應新組織的要求和目標,學習新的工作准則和有效的工作行為。企業在這一階段的工作要幫助新員工建立與同事和工作團隊的關係,建立符合實際的期望和積極的態度。職前培訓的作用主要有以下幾個方面:

  1、讓新員工掌握乾好本職工作所需要的方法和程式,也就是說,他們工作起來更富有成效,犯錯誤的可能性更小。

  2、使新員工不僅瞭解本職工作,而且瞭解企業,瞭解企業的價值觀和發展目標。

  3、使新員工增加對工作和企業良好的感覺,因為他們勝任自己的工作,還因為企業關心他們,能夠幫助他們獲得成功。

職前培訓的控制與評價

  有效的職前培訓需要事先制定完整的計劃。在職前培訓計劃階段,人力資源部門需要明確的關鍵問題包括職前培訓活動的目的、需要考慮的問題及其範圍和開展職前培訓的時間。對企業層次、部門層次和工作層次的主題要做出合理的劃分,併合理規劃職前培訓中的技術類內容和社交類內容。在方法上,教育方案的靈活性應該能夠適應不同教育程度、不同智力水平和不同工作經歷的員工,保證能夠鼓勵新員工在學習過程中積极參与討論和活動,並獲得信息的反饋。為了評價職前培訓的效果,人力資源部門要設計跟蹤職前培訓工作所使用的審查清單,還要編寫員工手冊。

  1、職前培訓跟綜內容

  在職前培訓過程中,正式的和系統的職前培訓跟蹤很有必要。跟蹤內容是對每一個新員工進行全面的複查,以瞭解職前培訓的內容是否已經被真正領會和掌握,必要時應該簡單重覆一遍。一般員工的直接上司應該在新雇員工作! 天和! 周之後進行跟蹤調查,人力資源管理部門則應在員工工作一個比較長的時期(如! 個月)之後進行調查。一般的調查方法是由新雇員工代表和主管人員進行座談,或者以問卷的方式普查所有新雇員。調查內容如下:

  1)職前培訓活動是否適當,教育場所、文件資料和表達方式等是否使新雇員得到了關於企業的正確印象。

  2)教育內容是否容易理解。如果各種職業和各種背景的新員工在一起接受職前培訓,那麼就需要瞭解職前培訓活動的內容和風格是否普遍適用、是否容易理解和接受。

  3)培訓活動是否有趣,培訓活動的靈活性如何,職前培訓的內容是否有助於員工與他人的溝通、是否能夠適應企業經營規模的變動。

  4)職前培訓是否有激勵效果,培訓活動是否強調了員工對於企業的重要性,接受培訓後員工是否能夠感到企業關心他們的事業和家庭。

  5)職前培訓活動的成本大小。美國企業關於職前培訓成本的一般看法是:一個有效的職前培訓活動的設計和製作成本應該不高於一個中等水平的員工的年薪。如果職前培訓的結果達到了預期的目的,職前培訓的主管人員、人力資源部門的代表和新雇員的上司就在完成清單上簽字,然後存入員工的人事檔案。

  2、在職前培訓中容易出現的問題

  1)職前培訓僅僅限於為新員工填表造冊,讓新雇員在人力資源部門填寫大量表格後,參加一個簡單的歡迎會後就上崗工作。

  2)浮光掠影式的職前培訓時間很短,沒有辦法給新員工留下深刻的印象。

  3)填鴨式的職前培訓給新雇員的信息太多太快,使新雇員產生負擔感,同樣也無法達到職前培訓的目的。

  3、職前培訓內容案例

  美國豐田汽車製造企業的職前培訓(其被稱作“同化”)計劃就是這方面的一個案例。這個計劃包括像企業福利一類傳統的內容,但更主要的目的是潛移默化地使豐田的新雇員接受該企業的質量意識、團隊意識、個人發展意識、開放溝通意識以及相互尊重意識。這個計劃為期4天,其主要內容可總結如下:

  第一天:上午8:30開始,由企業主管人力資源的副總裁介紹本計劃梗概、致歡迎辭、詳細講述企業組織結構和人力資源部門情況,用一個半小時介紹豐田企業的歷史和文化,用將近兩個小時介紹雇員福利,然後再用兩小時介紹豐田企業質量和團隊精神的重要性。

  第二天:開始用兩個小時進行“TMM傾聽方法一溝通技能訓練”。在此過程中主要強調相互尊重、團隊精神和開放交流的重要性。然後,將這天其餘的時間都用於講解職前培訓的一般性內容,包括安全、環境事務、豐田的生產體系以及企業的圖書館。

  第三天:開始又用兩個半至個小時進行溝通訓練,內容是“TMM提問與反饋方法”;其餘時間用於介紹豐田企業解決問題的方法、質量保證事故通報與安全。

  第四天:上午召開團隊精神研討會,主題包括團隊訓練、豐田的提案制度以及豐田的團隊成員活動協會;還要介紹一些作為團隊成員的基本知識和技巧,如工作小組負責些什麼、怎樣作為一個小組共同工作。下午專門進行防火及滅火訓練。

  如期完成4天的職前培訓(同化)社會化活動後,參加活動的雇員便潛移默化地接受了豐田的意識,尤其是它的質量使命、團隊價值觀、不斷改進和解決問題的方式。這是贏得新雇員對豐田企業及其目標和價值觀的信仰的重大步驟。

職前培訓的漸進式培訓方法

  1、 準備

  1) 讓受訓者消除緊張情緒;

  2) 說明培訓的原因;

  3) 啟發學習的興趣;

  4) 詳細介紹工作的性質和各種工作關係;

  5) 儘可能讓受訓者接近日常工作崗位;

  6) 讓受訓者熟悉工作設備、材料、工具以及職業用語。

  2、 操作說明

  1) 對工作質量和數量要求的說明;

  2) 用正常的工作速度將工作演示一遍;

  3) 強調工作的要點和容易出錯的地方;

  4) 再用慢速演示一遍;

  5) 然後再一邊做,一邊說明工作的步驟。

  3、 試運行

  1) 讓受訓者實際操作幾遍,培訓人員邊講解邊糾正錯誤;

  2) 受訓者以正常的速度再演示一遍;

  3) 讓受訓者多做幾遍,以熟悉整個操作流程;

  4) 受訓者的技能得到認可,可正式上崗操作。

  4、 定期檢查

  1) 正式上崗時,定期檢查;

  2) 逐漸減少檢查的次數;

  3) 及時糾正所發現的問題;

  4) 不斷給予受訓者表揚,鼓勵其達到規定的質量和數量標準。