香港公司

企業行政管理

9547 171

目錄

  • 1 什麼是企業行政管理
  • 2 企業行政管理的地位[1]
  • 3 企業行政管理的主要特點
  • 4 企業行政管理的內容和作用
  • 5 企業行政管理的工作要求
  • 6 行政管理人員應具備的素質[1]
  • 7 企業行政管理案例分析
    • 7.1 案例一:中國企業行政管理的現存問題及改革思路[2]
    • 7.2 案例二:淺析電力多經企業行政管理的改進[3]
    • 7.3 案例三:淺談銷售企業行政管理[4]
  • 8 參考文獻

什麼是企業行政管理

  企業行政管理是企業管理與行政管理相結合而產生的一個概念。企業行政管理既非一般的政府行政管理,也非企業管理,其涵義是指:企業行政系統為了企業的生存與發展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業進行職能性管理的總和。[1]

企業行政管理的地位[1]

  企業行政管理體系推動和保證著企業的生產、資金、經營等業務的順利、有效進行和相互之間的協調。行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同於企業其他方面,也不同於政府機關的行政管理,具有相當的特殊性。因此,在現代企業中,行政部門是企業重要的管理部門。做好行政管理工作是企業有效運轉的重要前提,也是經營者提高企業管理水平的一個切入點。

  1、能夠使企業更好地適應形勢發展的需要

  改革開放以來,中國得到迅速發展,綜合國力和競爭實力大大加強。為促進中國更快更好地發展,科學發展觀、建設創新型國家、構建社會主義和諧社會、建設社會主義新農村等重大戰略思想和戰略任務被提出,這不但是當前形勢發展的需要,而且對於企業的發展同樣具有十分重要的指導作用。而企業要想更好地貫徹落實這些戰略思想和戰略任務,並以此為指導來促進企業取得更好的發展,就必須通過企業行政管理來實現,也只有這樣,企業才能更好地適應形勢發展的需要。

  2、能夠增強企業的核心競爭力

  除了經濟實力以外,企業的核心競爭力在一定程度上體現為企業的科技競爭力和可持續發展能力。而在一定意義上來說,企業的科技競爭力體現為能否緊密結合時代要求進行學習。企業行政管理在企業發展中發揮著服務和保障的作用,企業在發展過程中可以通過企業行政管理,努力打造學習型企業,強化企業成員的學習,使企業積極學習先進的管理理念、經營理念和科學技術,並且將其轉化到企業的生產和發展中去。這樣,就能提高企業的科技競爭力和可持續發展能力,增強企業的核心競爭力。

  3、能夠保證企業平穩、有序地健康發展

  在企業發展的過程之中,企業在發展中會碰到一些困難,企業的職工也會存在思想和實際上的一些問題,這些因素,都是不利於企業穩定、健康發展的因素。同時,企業也需要同一些政府管理部門打交道,以爭取項目和資金。而企業行政管理的任務,就是要努力同政府部們打交道以為企業爭取良好的外部環境,並且通過各種途徑解決企業職工面臨的思想和實際困難以及企業的困境,為企業發展取得良好的內部環境。這樣,就可以保證企業平穩、有序地健康發展。

企業行政管理的主要特點

  1、權威性。

  企業行政管理的有效形式建立在企業內部組織結構的上級權利與權威基礎上的,上級行政機構沒有相應的權利和權威就不能下達命令、指示或規定等。但是,還要指出的事,現代企業行政管理的有效性還要取決於上級權力是否運用得當和下級的是否服從等諸因素。

  2、及時性。

  由於企業行政管理使用命令、指示等來調整人、財、物、產、供、銷等生產經營活動,鼓起手段和方式直接具體,而且具有較強的針對性,同時又配以對違抗管理的懲罰措施,因而能迅速發揮作用;而通過經濟手段進行管理或通過思想政治工作達到管理目的時,則必須由執行——回饋——調整——執行的操作過程,因而常發生滯後。因此,在企業大量性日常性經營活動處理及人事處理中,或企業遇到突發事件及企業環境不穩定時,行政管理就能發揮重大作用。

  3、 縱向性。

  因為企業行政管理主要是通過企業行政組織內部的行政關係進行自上而下的指揮和協調,往往是企業上級行政機構對下級的指令性要求,因此主要是縱向性的。

企業行政管理的內容和作用

  企業行政管理使企業參與社會化大生產及市場的客觀要求。在現代經濟生活中,隨著社會生產力的發展,生產分工日趨專業化,這就要求一個生產流程

中各個環節最大可能協調一致。因此要有效的組織企業生產經營,就必須有一定強制力的權威與服從機制——即行政管理,否則,企業的各項生產經營目標就可能因缺乏組織性而不能實現。企業內以經理或廠長為首的行政管理系統運用行政手段,把企業各環節各部門聯合成一個健康有序的有機體,並通過各種行政管理手段有效的組織企業生產經營活動,是保證企業生存發展目標順利實現的重要保障。

  具體而言,企業行政管理是通過以下方式發揮作用的:

  1、計劃工作。既確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標。現代企業行政管理必須具有計劃性,這是企業實現行政管理科學化和保證行政管理成功的必要條件。

  2、組織工作。企業的各級行政管理人員必須明確工作內容,並將其按性質分類,逐級建立自上而下的責權關係,保證行政管理管道暢通無阻。

  3、指揮工作。企業行政管理中採取的具體措施,調動和協調各即行政管理人員按要求完成各項工作。

  4、控制工作。對指揮工作的各項措施進行監督、控制與調整,包括建立激勵機制、監督系統和制定獎懲條例並認真執行。

企業行政管理的工作要求

  生產經營活動要求的行政管理活動主要側重於組織經濟活動,包括財務和銷售管理

、信息、溝通以及公關和勞資關係等。實際上,這種要求一半屬於企業生產經營範疇。純粹的企業行政管理工作本身則要求:

  1、實行和完善行政首長負責制。實行行政首長(廠長或者經理)負責制,建立以其為首的指揮系統是科學行政管理的基礎。這就要求,首先必須明確行政首長的職責和許可權,保證其有足夠的行政權力和必要的權威;其次必須保證行政首長的管理措施有可靠的行政實施管道,再次,行政首腦必須有一個高水平的咨詢機構,保證其管理措施不致因考慮欠周或個人判斷失誤而產生負面影響。

  2、合理選擇和設計行政組織機構。企業行政管理是以來行政機構和行政管道進行的,所以,選擇和設計符合企業內外特點的組織機構是保證行政命令、指示燈迅速流動貫徹的重要前提,是達到行政管理目標的重要條件。行政管理最忌機構龐雜、人浮於事、管道間溝通不暢、環節繁多,從而造成公文旅行效率低下等弊病。因此,合理選擇與設計行政組織機構與行政管理科學化密不可分。

  3、選拔優秀的行政管理人才。現代企業行政管理人員要有與時代相適應的一般素質、能力和知識結構。一般素質包括:良好的個性和心理特征、優秀的政治素質、強烈的創新素質和健康的身體素質。能力結構包括:以信息處理能力、組織咨詢

能力、分析綜合能力、擇優決斷能力和以善於選擇實施辦法、用人知人善任、協調統籌全局、應變臨陣不亂為內容的決策制定能力。知識結構則包括一般知識、管理知識和技術知識三大方面。可以說優秀的行政管理人才是現代企業行政管理制勝的法寶之一。

  4、確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制。企業行政管理的最佳化是現在很大程度上取決於被管理者的積極有效的配合和實施。因此對人的管理是現代企業行政管理的核心工作,而通過建立有效的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障。只有實現了引導、評價、獎勵三者的有效結合,激勵機制才會在企業行政管理中圓滿達到預期效果。

  5、講究行政管理的藝術性。行政管理中還有許多藝術性問題,真正時候下達命令或指標、怎樣下達、詞語如何表達等,都須因人因時因地而已。這就要求行政領導善於行政管理藝術,註重管理對象的心理因素、講究說話藝術、善於把行政命令轉化為企業員工的自覺性行動。

行政管理人員應具備的素質[1]

  行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁複雜。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務,作為企業的“調研員”、上傳下達的“宣傳員”、幫助企業工作的“服務員”、提供資料情報的“信息員”。這就要求企業行政管理人員要從以下幾個方面要求自己:

  1、思想素質

  具有良好的個人品德,榮譽感和奉獻精神強,事業心強,有較高的自我成功期待,思辨能力強。企業行政管理工作大都是重覆性、繁瑣性工作,只有具有良好的個人品德,較高的自我成功期待和奉獻精神,才能安心於本職工作,把每一細小的工作做好,才能提高整個企業行政管理的質量和水平,從而提高整個企業的綜合水平和素質。

  2、心理素質

  勇於創新,富有遠見,意志堅定,靈活應變,包容性強,成就欲強,鎮靜自若,條理性好,樂觀進取。企業行政管理結構,可能因為企業狀況的變化,要相應的改變行政管理人員的工作範圍,而且企業行政管理工作也常遇到一些突變的情況,所以,只有具有良好的應變能力才能較好的控制企業的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作,企業領導不可能每天都會安排佈置需要從事的工作,這就要求行政管理人員要發揮各自的主動性,積極承擔相應的工作任務。

  3、身體素質

  身體健康,精力充沛。行政管理人員要服務於領導群眾,工作量有時會超負荷,這時就要求工作人員要有好的身體,具有充足的時間與精力服務領導,服務群眾。

  4、能力素質

  溝通協調能力強,善於識人用人,公關社交能力極強,富於創造性思考、策劃和研究能力,發現問題和處理危機的能力強,擅長授權和人際關係管理,具有一定的決策能力。企業行政管理作為綜合部門,是為企業全局工作服務的,要站在全局的角度去想大事,議大事,做到“五事務考慮”,大事主動考慮、要事提前考慮、急事全權考慮、全局的事統籌考慮、領導們想到的事儘量替他考慮。行政管理人員要善於和敢於實事求是地分析問題,做“實幹家”。

  在企業中一些關係尚未理順的情況下,各部門之間在工作中難免會出現一些摩擦和互相扯皮的問題。這些矛盾如何協調,關係怎樣理順,如果我們按照領導的意圖,把這方面的工作做好了,就能減少各部門之間的摩擦和內耗,疏通中便阻塞,有利於各項部署和決策的貫徹落實。這就要求行政管理人員,顧大局、識整體,實事求是,秉公辦事,積極主動地做好協調工作。

  5、知識素質、專業要求

  豐富的行政辦公管理及相關領域的專業知識。瞭解其他部門工作流程和業務,掌握組織整體的情況和信息,具有戰略管理、人力資源管理、財務管理、生產管理等相關知識。作為企業的“調研員”、上傳下達的“宣傳員”、幫助企業工作的“服務員”、提供資料情報的“信息員”,這就要求行政管理人員要具有專業知識,並瞭解其他部門工作流程和業務,掌握組織整體的情況和信息,具有戰略管理、人力資源管理、財務管理、生產管理等相關知識,在在全面、大量的情況基礎上,經過去偽存真、去粗取精,由此及彼、由表及裡的比較、分析、加工、綜合,找出帶有規律性、普遍性的問題。對各公司、各部門報來的情況,既不能簡單羅列,搞加減式的歸納,又不能脫離實際地任意撥高,設計“空中樓閣”。要通過行政管理這個“綜合加工廠”,為領導決策提供高層次、高質量的“實用產品”,為各部門提供準確及時的情報信息資料。

  總之,行政管理工作涉及面廣,綜合性強,行政管理人員要有較寬的知識面和較高的理論水平、政策水平、業務水平,必須把學習作為一項重要任務,並緊密同工作結合起來,做到理論聯繫實際,在實踐中增長才幹。同時發揚務實求實,註重實效的作風。

企業行政管理案例分析

案例一:中國企業行政管理的現存問題及改革思路[2]

  一、企業行政管理對中國企業發展的重要作用

  (一)有助於增強中國企業的適應能力

  改革開放以來,中國得到迅速發展,綜合國力和競爭實力大大加強。為促進中國更快更好地發展,科學發展觀、建設創新型國家、構建社會主義和諧社會、建設社會主義新農村等重大戰略思想和戰略任務被提出,這不僅是目前形勢發展的需要,而且對於中國企業的發展同樣具有非常重要的指導作用。

  而中國企業要想更好地貫徹落實這些戰略思想和戰略任務,並以此為指導來促進他們獲得更好的發展,就必須通過企業行政管理來實現,也只有這樣,中國企業才能更好地適應形勢發展的需要。

  換言之,企業行政管理有助於增強中國企業的適應能力。

  (二)有助於增強中國企業的核心競爭力

  除了經濟實力以外,企業的核心競爭力在一定程度上體現為企業的科技競爭力和可持續發展能力。而在一定意義上講,企業的科技競爭力體現為能否緊密結合時代要求進行學習。企業行政管理在企業發展中發揮著服務和保障的作用。中國企業在發展過程中可以通過企業行政管理,努力打造學習型企業,強化企業成員的學習,使企業積極學習先進的管理理念、經營理念和科學技術,並且將其轉化到企業的生產和發展中去。這樣,就能夠提高中國企業的科技競爭力和可持續發展能力,增強中國企業的核心競爭力。也就是說,企業行政管理有助於增強中國企業的核心競爭力。

  (三)有助於保證中國企業健康發展

  在中國企業發展過程中,它們會碰到一些困難,其職工也會存在思想上和實踐中的一些問題,這些問題是中國企業健康發展的不利因素。同時,目前我國處於從傳統計劃經濟體制向社會主義市場經濟體制轉型的時期,政企不分的現象依然存在。在這種情況下,中國的企業需要同一些政府管理部門打交道,以爭取項目和資金。而企業行政管理的任務就是努力同政府部門打交道,為企業爭取良好的外部環境;通過各種途徑解決企業職工思想上的和實踐中的難題,幫助企業走出困境,為企業發展取得良好的內部環境。由此看來,企業行政管理有助於保證中國企業健康發展。

  (四)有助於保證中國企業實現生存發展目標

  一般來說,企業行政管理通過開展如下工作發揮作用:一是計劃工作,即確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標;二是組織工作,即企業行政管理人員必須明確工作的內容,並將其按性質分類,逐級建立自上而下的責權關係,保證行政管理渠道的暢通無阻;三是指揮工作,即採取具體措施,調動和協調企業行政管理人員按要求完成各項工作;四是控制工作,即對指揮工作的各項措施進行監測、控制與調整。在我國企業的運作中,以經理或廠長為首的行政管理系統運用行政手段開展計劃、組織、指揮和控制工作,把企業各環節、各部門聯結成一個有序運行的有機整體,並通過各種行政管理手段及時有效地組織企業生產經營活動,從而保證企業生存發展目標順利實現。

  二、中國企業行政管理的現存問題

  (一)全盤照搬黨政機關行政管理模式

  由於受計劃經濟思維慣性的影響,在目前中國企業行政管理的實際操作中,還存在著一些“機關作風”、“機關習氣”較重的企業行政管理幹部,他們完全不考慮企業的實際需要和企業行政管理的特點,全盤照搬黨政機關行政管理模式,搞形式主義、錶面文章;繁文縟節、按部就班;清規戒律、條條框框;文牘主義、官樣文章;公文旅行、筆墨官司;紙上談兵、咬文嚼字;高高在上、頤指氣使;脫離實際、不講實效。這樣一種行政管理,既浪費精力,又浪費時間;既浪費人力,又浪費錢物;嘩眾取寵,華而不實;僵化死板,不近人情。這同樣造成極大浪費,降低工作效率和員工士氣,影響企業效益。

  (二)企業行政管理中存在“游擊作風”

  在目前中國企業行政管理的實際操作中,也往往存在著完全擯棄“機關習氣”、完全憑主觀意願辦事的“游擊作風”。企業中沒有系統完整的規章制度、上下左右的明確分工、明確而充分的逐級授權和環環相扣的工作程式;或無章可依,或有章不依;凡事完全看老闆或各級負責人的當時意願,一拍腦袋決定任何大小事項,沒有科學的研究、決策、落實程式;決策只憑當時靈機一動,正確與否全憑運氣。機構、部門、各級負責人都形同虛設,上級對下級大小事務插手過多,搞得下屬無所適從。

  往往是老闆忙得昏天黑地,幹部員工卻有勁使不上;老闆總覺得幹部員工拿得太多,做得太少;幹部員工又對老闆一肚子怨氣,怪老闆不重視自己。這樣不但無法調動幹部員工的積極性、主動性和創造性,而且易於造成勞資雙方的隔閡與對立。由於沒有制定出成文的“公道”和“規矩”,造成企業中“公說公有理,婆說婆有理”,互相扯皮,互相推諉;爾爭我奪,辯論不休;或遇事不議,或久議不決,或決而不行,或行而不果;重覆討論,重覆決定,重覆勞動;朝令夕改,朝秦暮楚。企業處於一片“打亂仗”狀態,嚴重影響工作效率和員工士氣,造成人、財、物的極大浪費。

  (三)企業行政管理人員時常脫離各部門實際

  企業行政管理還普遍存在一種現象,即企業行政管理人員對自己所在企業的業務不瞭解、不熟悉,管理時常脫離各業務部門實際,發佈的規定不宜推行或根本無法推行,引起其它部門的反感和排斥。各業務部門心理上總覺得行政人員礙手礙腳,甚至是手腳太長,巴不得他們永遠不要在自己的部門露面,不要干擾自己的工作;除非是有什麼必須要行政管理部門幫助解決的事,否則寧願與行政管理部門老死不相往來。企業行政管理人員也往往或是很知趣地儘量不去打攪其它部門,或是對其它部門有一種抵觸情緒,乾脆大家有事說事,沒事散伙;如果再加上“老爺作風”、“衙門習氣”,雙方的隔閡和抵觸就更深。這樣就陷入了惡性迴圈:企業行政管理部門對其他部門的工作接觸越少,就越不瞭解情況,其管理就越脫離實際;反過來,企業行政管理越脫離實際,就越遭受各業務部門的排斥,從而也就越不瞭解各業務部門情況。

  (四)企業行政管理體系缺乏或欠缺

  目前中國企業行政管理的關註點仍然較為集中在企業行政活動中的具體事務上,諸如辦公室管理、文書檔案管理、總務後勤管理等。這一思路,明顯地帶有計劃經濟的色彩,為了與國家政府機關匹配,企業設置了相應的內部管理機關,對於這一部分機構的管理就成了企業行政管理的主要內容,這導致對於企業行政管理的研究集中在事務性活動範圍,研究重點集中在行政事務活動開展上的技術革新方面與相應的行政人員素質的提升方面。而正是企業行政管理部門圍繞著一些具體的事務開展工作,造成企業行政管理體系缺乏,甚至可以說缺失。

  三、中國企業行政管理的改革思路

  (一)選擇合適的企業行政管理模式

  為瞭解決中國企業行政管理現存的一些問題,有必要在考慮企業的實際需要和企業行政管理的特點的基礎上選擇合適的企業行政管理模式。企業行政管理必須時刻著眼於為企業的經濟利益服務,這要求企業行政管理部門甘當幕後英雄。企業行政管理的理想境界應該是“潤物細無聲”。企業行政管理部門應該像一部自動化程度很高的機器,這頭原料(任務)進去,那頭成品(結果)出來;其中的許許多多曲曲折折,都消化在行政體系之內,切忌為自己評功擺好,四處張揚,特別是不能把自身變成“門難進,臉難看,事難辦”的官府衙門。

  還必須強化企業行政管理部門的企業管理職能。社會上許多企業都設有企業管理部,但由於很大一部分企業管理職能往往還保留在企業行政管理部門,“企管口”和“行政口”二者的職能往往發生重疊和衝突。在此情況下,企業管理部實際上只起到了一個類似“法規處”的作用,在管理制度的執行上並無權威;而行政管理部門又被削弱了管理職能,淪為“總務處”。為了避免這種互相重疊和衝突造成的互相削弱,“行政口”與“企管口”必須合而為一,要將一般企業的“企業管理部”的職能註入企業行政管理部門,強化其企業管理職能。

  再者,如果只是一般地要求企業行政管理部門深入各業務部門,增強為企業第一線服務的觀念,剋服衙門習氣和老爺作風,恐怕難收實效。因為企業行政管理人員如果沒有一個切入口介入各業務部門的工作,會感覺“師出無名”,難以著手;如果介入得比較生硬,還會幹擾各業務部門的正常工作,引起各業務部門的反感和排斥。強化企業行政管理部門的管理職能後,企業行政管理部門深入各業務部門工作,就成了自然而然、順理成章的事情。企業行政管理部門為了使制訂的管理制度符合實際並切實可行,為了考察各業務部門執行制度的情況,為了使管理能夠切實有益於各部門的業務,就必須要深入跟蹤各部門業務的進展,並與各業務部門保持良好的合作關係。由此,企業行政管理部門在通過強化管理職能而深入了各業務部門工作之後,也就能把其工作做得更好。比如,由於深入了各業務部門,對於各業務部門人員的工作表現和工作能力就會瞭解得更多、更深入,這對搞好人員考核和任用顯然有很大助益。又如,企業行政管理人員在深入業務中可以從企業管理的角度為各業務部門出謀劃策,做好上下溝通和跨部門協調等等,這能解決各業務部門自身難以解決的一些問題,甚至起到企業高層領導都難以起到的作用,等等。這一切都有利於搞好企業行政管理部門自身與各業務部門的協調,改善雙方的關係,改善企業行政管理部門的形象。

  (二)選擇規範的企業行政管理模式

  目前中國企業行政管理中的“游擊作風”、“打亂仗”的現象是我們應當大力反對的。這種現象反映的實質就是企業的管理體系混亂。企業行政管理是企業內部管理不可缺少的一部分,如果沒有健全有效的內部管理,企業的制定的各項規章制度就不可能得到很好的執行,經營者也不可能及時的發現企業經營管理中的失誤,從而給企業帶來敗局。所以為了改變這種現狀,企業行政管理的核心應該在於設置合理有效的行政管理規章制度和結構體制,使各部門各崗位在行政管理工作的協調下處於良好的運作狀態。因為“社會生活最重要的方面——我們需要的與其說是最好的人,還不如說是好的制度”。在企業行政管理的具體工作中,上下級和各崗位之間不但要分工明確,還要明確應有其職責權力,使職責不會被推委,也不會被包攬。

  (三)聯繫實際開展工作

  企業行政管理必須時刻著眼於為企業的經濟利益服務,反對“為管理而管理”;必須堅決擯棄形式主義,切實講究實效;必須大力講究勤儉節約,反對大手大腳;必鬚根據企業實際需要和可能採取靈活變通的方式方法,一切以企業利益為最高原則,反對泥古不化、因循守舊。同時,要聯繫實際加強企業文化建設,培養企業行政管理人員的責任意識和忠誠感,提高他們的職業道德素質,使他們以身作則,帶頭遵守企業的規章制度;要深入各業務部門瞭解情況,制訂符合實際並切實可行的管理制度,其中包括建立業績考評制度,以提高企業行政管理人員的業務能力;要根據日常實際工作的特點,選拔有耐心的、有服務意識的企業行政管理人員。

  (四)構建企業行政管理新體系

  1.構建企業行政管理的權力體系

  構建企業行政管理的權力體系就是設計企業行政架構。企業行政架構的設計與應時而變是企業行政管理的核心內容,這一問題主要涉及企業組織的概念、類型、治理結構、組織結構設計的原理和內容、企業組織力量的整合、行政流程的結構設計、職能分解、崗位設置、人事相合等。

  2.構建企業行政管理的技術體系

  企業行政管理需要技術支撐。企業行政管理的技術體系包括:(1)企業行政管理中的領導與管理,這部分是關於在組織中行政管理人員如何進行有效領導與管理的內容;(2)企業行政管理中的溝通與協調;(3)企業行政控制與監督。

  3.構建企業行政管理的事務體系

  事務管理是企業行政管理的重要組成部分。構建企業行政管理新體系離不開其事務體系的構建。企業行政管理的事務體系包括辦公室管理、文書檔案管理、會議管理、總務後勤管理、企業行政信息系統管理,等等。

  綜上所述,要做好企業行政管理工作,不但要有與本企業實際情況相符合的、規範的企業行政管理模式,做到有章可循,有條可依,還有要良好的人文環境、工作環境和企業行政管理體系,這樣的企業的行政管理工作才能雜而不亂、繁而不煩、張弛有度。

案例二:淺析電力多經企業行政管理的改進[3]

  電力多種經營大多從八十年代起步,為主業的減人增效、推動主業改革發展創造了前提條件。隨著國務院於2002年4月l1日批准了《電力體制改革方案》,電力體制改革也由過去“三項制度改革”、“兩改一同價”,進入了“打破壟斷,引入競爭,廠網分開,主輔分離”的新階段,一個政府監管下的“政企分開、公平競爭、開放有序、健康發展”的電力市場體系正在逐步形成。在這一變革過程中,隨著原有運行模式與利益格局的打破,電力多經企業不可避免地置身於市場化競爭的大環境中。因此,提高企業管理水平,增強核心競爭力是十分重要的。當前,不少企業通過引進規範化、現代化的管理理念,逐步實現由傳統企業向現代企業的邁進。

  企業行政管理是指依靠企業行政組織、按照行政渠道管理企業的一系列措施和方案。就電力多經企業而言,其構架基本上是以總經理為最高領導(部分單位還設有行政副總分工負責),由專門的職能部門(總經理工作部或綜合管理部等)組織實施、操作,工作範圍涉及企業各部門、分支機構的一個網狀體系。

  一、當前多經企業行政管理中存在的主要問題

  1.行政部門的工作定位存在偏差

  企業行政工作較為繁雜瑣碎,其主要職能涵蓋“管理”、“協調”和“服務”三個方面,但定位重點應放在服務。當前不少多經企業為節約成本,僅設立“綜合管理部”來統管行政、人事、甚至財務工作。這種捆綁式管理,容易導致部門定位不清,分工不細,只能應付交辦事項,沒有精力和能力拓展主動性工作思維和做精做細專業工作。由於編製所限,出現了行政兼財務、兼人事的現象,行政人員疲於奔命,結果是“村村起火,處處冒煙”,抓了管理忽略了協調,抓了協調忘了服務,行政成了企業的“救火隊”,最終忙了一圈,一件事情都沒有做好。

  2.行政管理體系的規範化建設有待加強

  所謂的行政管理規範化建設主要包括管理制度化、業務標準化、工作流程化、考核及激勵機制的科學化等方面。受歷史原因制約,多經企業在體制機制上還與現代企業存在不少差距,管理和人才基礎相對薄弱。當前,不少企業在運作1年~2年之後,行政管理仍然停留在粗放狀態,主要表現在:管理體系及配套制度不規範、不健全,或有制度不執行,以“人治”替代規章,將制度當作擺設;人員素質不高,缺乏培訓,業務技能水平低下;缺乏有效的激勵機制,工作考核流於形式。人員缺乏壓力和動力。

  二、加強和改進多經企業行政管理

  1.轉變企業領導和行政部門的傳統觀念

  首先,企業領導者要對行政工作給予充分的重視。要充分認識行政對於企業發展的重要性,樹立行政管理部門在企業中的管理威信,併在人才引進、專業培訓、設備配給等方面給予支持,有條件的單位還可以根據實際情況,制定行政管理工作規劃,並將其納人企業發展戰略進行統籌考慮,確保行政管理的延續性。

  其次,行政管理部門要明確定位,拓展思維。一在“服務”上要甘做配角,只有定位準確了,工作的方法和方式才能清楚。二在“管理”上要善於思考,不能滿足於在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手”,還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考,併在實際工作中加以貫徹落實。成為領導不可缺少的“高參和臂膀”。三在“協調”上要加強溝通,行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足;也不能憑藉自己在企業的獨特地位對各個部門頤指氣使,以權壓人。應在充分溝通的基礎上做好與其他部門和單位的協調與合作,成為企業溝通上下,聯繫內外的橋梁。

  2.夯實企業行政管理體系基礎

  (1)實行和完善行政首長負責制。企業行政管理體系並不僅局限在行政管理部門,而是一套至上而下的網路系統,而這個系統的最高領導者就是企業的行政首長(總經理),因此,明確行政首長(總經理)負責制,建立以其為首的指揮系統是科學行政管理的基礎。這就要求首先必須明確總經理的職責和許可權,保證其有足夠的行政權力和必要的權威;其次必須保證總經理的管理措施有可靠的行政實施渠道,再次行政首腦必須有一個高水平的咨詢機構,保證其管理措施不致因考慮欠周或個人判斷失誤而產生負面影響。

  (2)合理選擇和設計行政組織機構。企業行政管理是依賴行政機構和行政渠道進行的,所以選擇和設計符合企業內外特點的組織機構是達到行政管理目標的必要條件。行政組織機構主要是各單位的辦公室、綜合部等,這些部門在崗位設置和定員管理上要精幹有效,提倡一專多能,並力爭實行崗位AB角備份,最大限度地提高工作效率。而切忌機構龐雜、人浮於事,使行政管理部門淪落為“養人”部門。

  (3)加強行政制度建設。制度是企業管理的基石,行政管理制度的制定第一步是建立健全,第二部是結合企業的管理實際進行修訂和整合,確保實用、管用,實現制度效能的最大化。

  (4)全面實行工作流程化管理。行政工作總是千頭萬緒,制度只是基礎,許多管理環節需要靠流程圖來進行直觀的界定和描述,流程圖的好處就在於它能夠簡單明瞭地說明工作的關鍵點,做到“分工清晰、責權明確”。使行政的各項工作條理清楚。有利於工作效率和工作質量的提升。

  3.建立健全行政管理用工和激勵機制

  (1)建立人才錄用選拔機制。首先應制定一個人才引進計劃,每年有計劃、有重點地從大專院校或人才市場中招聘、吸納一批企業急需的行政管理的人員,改變目前企業行政管理人才結構不合理的問題。其次是制定培訓規劃。通過採取走出去、請進來等形式,每年選送一批業務骨幹到大專院校接受脫產培訓,培養造就企業的複合型人才。創造渠道科學選拔優秀的行政管理人才。優秀的行政管理人才是現代企業行政管理致勝的法寶之一。

  (2)確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制。企業行政管理的最佳化實現在很大程度上取決於被管理者積極有效的配合和實施。因此對人的管理是現代企業行政管理的核心工作,而通過建立有效的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障,這就要求以恰當的目標來引導正確的反應行為,以準確的績效評價作為獎勵的科學依據,以不同客體的針對性獎勵措施完成激勵機制的良性迴圈。只有實現了引導、評價、獎勵三者的有效結合,激勵機制才會在企業行政管理中達到預期效果。新形勢下,要下大力研究挖掘人才、發現人才問題,重視企業內部員工的主體地位,為人才的成長創造良好的環境,逐步改變論資排輩提拔幹部的狀況,讓一批工作能力強、業務精、有強烈創新意識和創業精神的人才進入到企業行政管理體系。

  (3)講究行政管理的藝術性。行政管理中還有許多藝術性問題,是制度和流程無法規定和設計的,比如什麼時候下達命令或指標、怎樣下達、辭語如何表達等,都須因人因時因地而異。這就要求行政領導善於行政管理藝術,註重管理對象的心理因素、講究說話藝術、善於把行政命令轉化為企業員工的自覺行動,加強團隊的凝聚力和向心力。

  總之,建立和完善現代企業行政管理是一項系統工程,需要外部環境(國家政策法規及相應的機制)和內部條件(企業及部門的自身努力、先進的管理技術和優秀的管理人才)兩方面的結合,這些都有待於在電力多經企業不斷的自我發展與完善的過程中儘快實現。

案例三:淺談銷售企業行政管理[4]

  銷售企業行政管理工作主要有管理、協調、服務三大功能。其中管理是主幹,協調是核心,服務是根本。

  從管理方面來說,行政部門不能僅滿足於在日常事務的層次上做好領導的參謀和助手,還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考,成為領導不可缺少的高參和臂膀。由於銷售企業直接面對當前形勢多變的成品油市場,行政管理者不能滿足於做一個事務主義者,而是要做一個有思想、敢創新的領導者,做好一個戰略家。

  從協調方面來說,行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足,也不能憑藉自己在企業的獨特地位對各個部門頤指氣使。行政部門應主動做好上下左右的溝通,在充分溝通的基礎上做好協調,沒有充分溝通的協調不成為真正的協調。

  從服務上說,行政部門要甘當幕後英雄的角色。因為銷售企業的最終目的是完成營銷任務,行政服務幹得再出色,畢竟是服務於企業的最終目的。行政管理的理想境界應該是“潤物細無聲”。

  相對於一般的行政管理,銷售企業的行政管理有以下特點:

  一、銷售企業的行政管理服務於銷售企業的根本目的,即:通過為社會提供石油產品和相關服務而謀取儘可能大的經濟效益。銷售企業的行政管理不是“為管理而管理”,它的目的在於:充分利用和合理調配企業的人力、物力、財力等資源;配合企業的市場營銷戰略和銷售網路佈局,提高企業的經濟效益,加快企業的發展。簡單的說,銷售網路在哪裡展開、加油站開辦在哪裡,行政管理就要服務到哪裡。

  二、銷售企業行政管理比一般的行政管理更註重內容和實質,而儘量減少不必要的錶面文章。銷售企業的行政管理部門一般設在辦公室、總經理辦公室、行政處等部門,著眼於後勤福利、業務接待、房產管理、車輛管理等具體工作,往往根據銷售企業自身的實際需要,對行政管理的諸多工作程式和工作環節等進行剪裁和調整,使之變得簡潔實用、省時省錢。

  三、銷售企業行政管理或多或少地與本企業的經營活動相關聯,即更講究實效。雖然不能直接用成品油的批發總額、零售量等數字來衡量具體的行政管理行為,但還是比較直接地與企業的經濟效益、長遠發展相聯繫。除此之外,行政部門還負責管理企業日常費用支出,參與研究如何更好的控制人工成本的增長。

  四、銷售企業行政管理“為基層服務”的色彩比較濃厚。這是由銷售企業所屬基層單位比較分散決定的。比如遼寧銷售公司1.4萬名職工分佈於14個市、32個縣的1000座加油站之中,而加強油庫、加油站等一線部門生活服務設施建設是遼寧銷售公司行政管理工作當前的首要任務,只有深入基層調查研究,才能得知一線職工的生活服務設施狀況,瞭解他們的真實需要。

  銷售企業行政管理的特點給行政管理人員提出了這樣要求:企業的行政管理必須時刻著眼於為企業的經濟利益服務,不能“為管理而管理”;堅決擯棄形式主義,講究實效;必須大力講究勤儉節約,控制人工成本的增長,建立節約型企業,以維護公司利益和提高員工的福祉為最高原則;深入實際調查研究,確立服務觀念,打造服務型機關。

  銷售企業的行政管理部門要完善各項管理制度、崗位責任、工作程式,從而建立起行政部門的“法治”秩序。要培養出一支高素質、高效率的行政人員隊伍。行政管理者在工作中要統籌規劃,合理安排,讓領導和員工集中精力投入到企業的生產經營中去。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 史麗燕.淺述企業行政管理的人員素質(J).職業圈,2007,10
  2. ↑ 鄧集文.我國企業行政管理的現存問題及改革思路[J].《改革與戰略》.2010,1(26)
  3. ↑ 任長海,任傑.淺析電力多經企業行政管理的改進[J].經濟技術協作信息.2009,4
  4. ↑ 李志強.淺談銷售企業行政管理[J].中國石油企業.2007,12