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企業行政組織

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目錄

  • 1 什麼是企業行政組織
  • 2 企業行政組織結構
  • 3 企業行政組織運行工作原則
  • 4 企業行政權力運行
  • 5 企業行政組織運行規律

什麼是企業行政組織

  企業行政組織是指具體實施生產經營決策的執行組織。

企業行政組織結構

  企業行政組織結構是企業行政管理活動各組成部分之間的一種整體模式。企業行政組織結構直接決定企業的指揮系統、控制系統與溝通網路,它不但影響信息和物料的流通與利用效率,而且影響企業本身功能的發揮。行政組織結構有傳統和現代之分。

  一、傳統企業行政組織結構的類型

  傳統的企業行政組織結構主要有直線型、直線參謀型、職能型和事業部型等幾種類型。

  (1)直線型企業行政組織結構

  在這種組織形式下,工作人員依照作業過程被分成不同的部門和等級,指揮和管理職能基本上由一人(例如總經理)執行,各部門分派專人負責,部門經理全權處理部門事務,對部屬擁有直接權威,部屬只對直接上級負責。

  這種組織結構的特點是:各級企業行政領導者直接對下屬進行統一的指揮與管理,不專門成立職能機構,一個下級單位只接受一個上級領導者的指令。

  (2)直線參謀型企業行政組織結構

  這種組織在實際作業上仍採用直線式,另設專家、顧問作為管理生產工作、企業行政工作的參謀,對下級機構的工作提出建議和指導,但參謀人員沒有決策權和命令指揮權。這種結構既解決了直線型組織結構中企業行政主管

人員壓力過重的問題,也兼顧了統一指揮和管理,能較好地適應大生產的要求。

  (3)職能型企業行政組織結構

  這種組織結構的基本特點是採用按職能實行專業分工的管理辦法來取代直線型結構的全能式領導,在各級行政領導者之下,設置按專業分工的職能機構和職能人員,並授予相應的職能權力。企業行政按職能進行專業分工,一般可分為三個部分:機關行政、人事和財務。職能型組織結構的主要特點是:考慮了職能內部的專業化,簡化了對企業行政管理人員和作業人員的培訓過程,能使設備和資源得到有效利用。一般來說,職能型結構既能使決策權掌握在企業最高層,又能使企業在處理例行、日常而又重覆的工作時能夠高效率地運轉。

  (4)事業部型行政組織結構

  事業部型行政組織結構的基本特點是:把企業的生產經營活動按產品大類或地區的不同劃分部門,設立事業部;各個事業部在企業統一領導下實行獨立經營,單獨核算,自負盈虧;各個事業部都有一個利潤中心,是實現企業目標利潤的責任單位,統一管理所屬產品或地區的生產、銷售、採購等全部活動,在經營管理上相當於大企業內的一個小的分支企業。

  事業部型企業行政組織結構實行決策權與行政管理權分開的原則,企業總部主要負責研究和制定企業巨集觀戰略、發展目標與長期計劃

,規定經營利潤指標和價格波動幅度,並對事業部的經營管理、人事財務實行監督,但不插手事業部的具體日常行政事務。事業部按照企業的整體政策構架,結合市場和競爭對手的實際情況,靈活採取應對之策,確保自身的發展壯大。

  二、現代企業行政組織結構類型

  現代社會不斷發展,企業行政組織結構只有通過不斷的改造和創新才能跟上時代前進的步伐。現代企業行政組織結構的主要類型有項目管理型、委員會型和混合型等幾種。

  (1)項目管理型企業行政組織結構

  項目管理型企業行政組織結構是針對特定期限內完成的一次任務而建立的,如:開發一項新產品、建造一幢樓房或一座工廠等。現代企業由於面臨的環境日趨複雜多樣,變化也更加迅速,傳統的直線型組織結構已無法適應新的形勢變化,企業內部以項目組織、項目經理的方式進行管理的越來越多。項目組織的行政管理模式為企業提供了一個快速反應、機動靈活的分權組織形式,在現代大型企業的行政組織中頗受歡迎。

  不同的情況通常要求不同的項目管理型組織結構,這種組織結構一般有以下三種:

  ①個人負責型項目管理行政組織結構。這種組織結構是由項目經理一個人實施控制,項目的全部工作都由職能單位的人員去完成,作業人員直接向項目經理負責並報告工作。

  ②參謀型項目管理行政組織結構。這種組織結構有一群參謀人員,他們憑藉自己的信息、智力和策劃優勢,通過諸如編製日程計劃、實行費用控制等活動實行總體控制,並執行該項目獨有的管理職能,直接為項目經理服務。

  ③組合型項目管理行政組織結構。這種組織結構把項目經理和參謀人員組合起來,既充實了項目經理的職權,又充分發揮了參謀人員的作用。

  (2)委員會型企業行政組織結構

  現代企業行政組織結構中,委員會型往往以其群體智慧優勢和民主運行模式在企業行政管理中顯示出獨特的優越性。委員會可以是永久的或臨時的,它往往領導或補充直線職能和參謀職能。臨時委員會一般是為處理特別需要集中人才的問題而設立的,然後解散;常設委員會更多地在企業行政中為管理者起顧問作用。

  (3)混合型企業行政組織結構

  混合型企業行政組織結構是一種由事業部、職能機構、地區管理部門等多種因素組成的組織結構模式。主要包括三方面的管理系統:

   ①按產品劃分的事業部。

   ②按地區劃分的專門分支機構,是地區利潤中心。負責研究、管理區域性的事務,促進企業在本地區的利潤增長。

   ③按職能劃分的專業參謀機構,是專業成本中心。它按照自己的專業範圍,利用專業技術知識對本部門的業務進行指導和管理。

  混合型企業行政組織結構有利於組織內各單位之間的相互協調,及時溝通信息,一般運用於跨國企業或大型的跨地區企業。

企業行政組織運行工作原則

  企業行政組織運行除了表現出一定的規律外,還必須遵循一些基本的工作原則,這是行政管理者開展工作的依據。進行卓有成效的企業行政管理應遵循以下基本原則:

  (1)目標統一

  企業行政的過程就是目標制定、目標控制、目標實現、目標占有享受的過程。因此,要把企業的人、財、物、信息集聚起來完成利潤實現的過程,目標的統一性是企業行政的首要任務。目標是一個系統,企業行政管理首先要確定總體的目標,作為企業整體行動的依據,然後把總目標層層分解,以目標細分的方式落實到企業各部門的工作人員。

  (2)權責一致

  權力和責任是企業行政組織的基本構成要素。權力是企業行政管理的生命線,責任是企業行政管理的保障。權力與責任必須相互對應,互相匹配。沒有權力的責任將使責任人寸步難行。權責一致原則可表述為:職權和職責必須相符。在進行企業行政組織結構設計時,既要明確企業各管理層次和各個部門的職責範圍,又要賦予完成職責所必須的管理許可權。

  (3)統一指揮

  統一指揮是企業決策

後有效執行的必然方式。企業行政組織一般是實行以總經理為核心的首長制,企業各級機構及工作人員都必須服從總經理及相應行政序列人員的命令和指揮。只有這樣,才能保證命令和指揮的統一,避免多頭領導和多頭指揮,使企業行政組織最高管理部門的決策得以貫徹執行。

  (4)分工協作

  分工是按照提高管理專業化和工作效率的要求,把組織的目標層層分解,使組織的各個層次、各個部門、每個人都瞭解自己在實現組織目標中應承擔的工作職責與享有的工作職權;協作是把企業細分的目標聚合起來達成企業的總體目標,把企業各部門的人、財、物統一起來以獲得整體的最大利潤。

  (5)集權與分權相結合

  集權可以保障企業命令的順暢和行政權的統一,分權可以調動員工的積極性、主動性和創造性。但是,集權又可能造成企業行政管理的官僚化,腐蝕企業的行政機體;分權也有可能導致企業的渙散和無政府主義,使企業處於分散、爭鬥的狀態。集權與分權的對立統一,沒有具體的度量,需要企業行政管理人中根據企業的狀況和市場情況進行動態把握和應變處理。

  (6)利益原則

  利益原則可以表述為企業行政組織的運行是以利益獲取為基本出發點,通過利益的聚合、生產、分配、占有和消費

,使企業整體性的利益達到最優化。在現代企業行政中,個人利益不能獲得適當的滿足,一切行動都會成為空中樓閣,行動本身也將失去持續性的動力。利益機制是企業行政的基本行為機制和驅動機制。

  (7)精幹高效

  在企業行政組織中,精幹高效的行政組織運行既能夠提高行政人員的工作效率,又能夠降低企業行政成本,是衡量企業行政組織是否合理的主要標準之一。遵循精幹高效原則,必鬚根據企業行政目標,減少管理層次,精簡管理機構和人員,充分發揮組織成員的積極性,利用最先進的管理手段,提高管理效率,實現企業利益目標。

企業行政權力運行

  企業行政職權有三種類型,即直線職權、參謀職權、職能職權。

  直線職權是企業行政直線人員擁有的發號施令、行政決策方面的權力。直線職權以企業職位為基礎,它直接對自己管理幅度範圍內的下屬人員發揮作用,遵循著分級原則和職權等級原則。

  參謀職權是企業智囊機構和人員所擁有的輔助性職權,包括咨詢權、建議權等。參謀職權以工作人員的知識和智慧為基礎,通過自己的智力優勢為完成企業所賦予的任務。

  職能職權是指參謀人員或某部門的主管人員所擁有的那部分權力。職能職權大部分是由業務或參謀部門的負責人來行使,而這些部門一般都是由一些職能專家所組成。職能職權是企業行政組織職權的一個特例,它介於直線職權和參謀職權之間。

  在現代企業中,企業行政權力的運行遵循一定的規律,主要有以下幾條:

  ①在權力關係中,企業領導者與被領導者的影響是相互的,權力的控制是相互的,看起來沒有權力的人也會擁有對權力的控制權,因為每個人都有不同的權力資源。

  ②權力具有抗衡性,濫用企業行政權力就會逐步丟失權力資源,最終一無所獲。

  ③在企業行政組織中會有許多空缺和沒有開發的領域,企業新權力需要不斷地開拓創造,而不是不斷地爭奪有限的權力資源和空間。

  ④在企業行政組織中,權力世界永遠屬於精力旺盛的人,員工越是深入地投入到工作中就越有權力。因此,只要有效地安排精力和體力,權力就會增加。

  ⑤企業是與時間爭奪財富的利益組織。在企業行政中,抓住機會才能實現權力;運用權力時,要掌握適當的時機。

  ⑥運用企業行政組織權力時,在可能情況下最好不要採取強制的辦法,使別人服從的最好方法是使對方感受到了尊重。

  ⑦咨詢就是力量,擁有咨詢就擁有權力,權力的控制力與擁有的咨詢量成正比。

  ⑧專家的權力源於對知識的占有和運用。專家權力是相對的。人們可以在某一方面超過專家所擁有的權力,要有勇氣對專家的權力進行挑戰。

企業行政組織運行規律

  企業行政組織的運行取決於組織的結構形態。開放性的組織結構,運行較慢;封閉性的組織結構,運行較快。運行規律要求行政管理人員不斷地改變行政組織結構,改進管理技術系統,使企業不斷吐故納新。

  (1)企業行政組織扁平化規律

  企業行政組織中的中間管理階層越來越成為行政管理的障礙。取消中間層,由金字塔型轉向扁平型,由集權型轉向分權型,這是現代企業行政組織發展的必然趨勢。企業行政組織的扁平化是組織權力下放的結果,也表明瞭企業行政組織自控能力的加強。在扁平化組織中,企業行政組織的上層傾向於戰略設計,基層行政人員傾向於策略操作,而且在策略執行方面的權力有加大的趨勢。

  (2)企業行政組織形象化規律

  企業行政組織以個性化形象突出自己的工作性質,使人容易識別。傳統社會看企業,傾向於看企業領導人,企業領導人成為企業形象的代言人和報時員;現代社會看企業,註重企業完善的組織架構和整體運行機制,企業本身就是一座精確的時鐘。

  企業形象的塑造需要註意三點:.

  ①企業形象要具有全息性,必須從多方面、多角度進行形象設計;

  ②企業形象要具有傳播性,能夠通過各種媒介將企業形象傳播給公眾;

  ③企業形象要對社會起塑造作用,企業形象要轉達社會理念,對公眾具有價值導向、審美塑造作用。

  (3)企業行政組織軟性化規律

  現代企業行政組織註重心理、情感、價值觀念等軟性因素,認為企業行政組織是文化的產物,心靈的群體。企業要為員工服務,為顧客服務,滿足他們的心理和精神需求。“人”成為企業行政組織的核心,物的因素是企業實現目標的工具,是企業主體獲取心理、精神滿足的工具。在企業行政組織中,適應軟性化規律,企業權力運作正在由強調硬權力的作用向強調軟權力的作用發展。硬權力,如行政權、獎勵權、懲罰權的重要性減少;軟權力,如:專長權、影響權、知識權的作用增加。企業行政由權力的制度結構走向權力的文化結構(指精神文化)。