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偶合法

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什麼是偶合法

  偶合法是根據帳簿記錄差錯中經常遇見的規律,推測與差錯有關的記錄而進行查找的一種方法。這種方法主要適用於漏記、重記、錯記的查找。

偶合法的應用

  1、漏記的查找

  1)總帳一方漏記。總帳一方漏記,在試算平衡時,借貸雙方發生額不平衡,出現差錯,在總帳與明細帳核對時,會發現某一總帳所屬明細帳的借(或貸)方發生額合計數大於總帳的借(或貸)方發生額,也出現一個差額,這兩個差額正好相等。而且在總帳與明細帳中有與這個差額相等的發生額,這說明總帳一方的借(或貸)漏記,借(或貸)方哪一方的數額小,漏記就在哪一方。

  2)明細帳一方漏記。明細帳一方漏記,在總帳與明細帳核對時可以發現。總帳已經試算平衡,但在進行總帳與明細帳核對時,發現某一總帳借(或貸)方發生額大於其所屬各明細帳借(或貸)發生額之和,說明明細帳一方可能漏記,可對該明細帳的有關憑證進行查對。

  3)憑證漏記。如果整張的記帳憑證漏記,則沒有明顯的錯誤特征,只有通過順查法或逆查法逐筆查找。

  2、重記的查找

  1)總帳一方重記。如果總帳一方重記,在試算平衡時,借貸雙方發生額不平衡,出現差錯;在總帳與明細帳核對時,會發現某一總帳所屬明細帳的借(或貸)方發生額合計數小於該總帳的借(或貸)方發生額,也出現一個差額,這兩個差額正好相等,而且在總帳與明細帳中有與這個差額相等的發生額記錄,說明總帳借(或貸)方重記,借(或貸)方哪一方的數額大,重記就在哪一方。

  2)明細帳一方重記。如果明細帳一方重記,在總帳與明細帳核對時可以發現。總帳已經試算平衡,與明細帳核對時,某一總帳借(或貸)方發生額小於其所屬明細帳借(或貸)方發生額之和,則可能是明細帳一方重記,可對與該明細帳有關的記帳憑證查對。

  3)如果整張的記帳憑證重記帳,則沒有明顯的錯誤特征,只能用順查法或逆查法逐筆查找。

  3、記反帳的查找

  1)總帳一方記反。記反帳是指在記帳時把發生額的方向弄錯,將借方發生額記入貸方,或者將貸方發生額記入借方。總帳一方記反帳,則在試算平衡時發現借貸雙方發生不平衡,出現差錯。這個差錯是偶數,能被2整除,所得的商數則在帳簿上有記錄,借(或貸)方哪一方大,就反在哪一方。

  2)如果明細帳記反了,而總帳記錄正確,則總帳發生額試算是正確的,可用總帳與明細帳核對的方法查找。

  4、錯記帳的查找

  在實際工作中,錯記帳是指把數字寫錯,常見的有:

  1)數字錯位。數字錯位是指應記的位數不是前移就是後移,即小記大或大記小。如把千位數變成了百位數(大變小),或把百位數變成千位數(小變大)。例如,把1600記成160(大變小),把3.43記成243(小變大)。

  如果是大變小,在試算平衡或者總帳與明細帳核對時,正確數字與錯誤數字的差額是一個正數,這個差額除以9後所得的商與帳上錯誤的數額正好相等。查帳

時可以遵循:差額能夠除以9,所得商恰是帳上的數,可能記錯了位,錯誤的性質大變小。

  如果是小變大,在試算平衡或者總帳與明細帳核對時,正確數與錯誤數的差額是一個負數,這個差額除以9後所得商數再乘以10,得到的絕對數與帳上錯誤恰好相等。查帳時應遵循:差額負數除以9,商數乘以10的數帳上有,可能記錯了位,錯誤是由小變大。

  2)錯記。錯記是在登記帳簿過程中的數字誤寫。對於錯記的查找,可根據由於錯記而形成的差數,分別確定查找方法,查找時不僅要查找發生額,同時也要查找餘額。一般情況下,同時錯記而形成的差數有以下幾種情況:

  第一種,鄰數顛倒。鄰數顛倒是指在登記帳簿時把相鄰的兩個數字互換了位置。如43錯記34,或把34錯記43。

  如果前大後小顛倒為後大前小,在試算平衡時,正確數與錯誤數的差額是一個正數,這個差額除以9後所得商數中的有效數字正好與相鄰顛倒兩數的差額相等,並且不大於9。可以根據這個特征在差值相同的兩個鄰數範圍內查找。

  如果前小後大顛倒為前大後小,在試算平衡或者總帳與明細帳核算時,正確數與錯誤數的差額是一負數,其他特征同上。在上述情況下,應遵循:差額能除以9,有效數字不過9,可能記帳數顛倒,根據差值確定查找。

  例如,某企業應收帳款的總帳科目餘額合計數應為881.34,而明細賬合計數為944.34,總賬與明細賬不等。有關明細賬的資料如下:

序號戶名金額(萬元)
1A623.45
2B103.68
3C45.79
4D81.18
5E90.24
合計944.34

  查找步驟:

  第一,求正誤差值:881.34—944.34=-63。

  第二,判斷差值可否用9整除,差值63,正好可以為9整除(63/9=7)。

  第三,求差值繫數:(-)63/9=(-)7。

  第四,在錯誤表中查找有無相鄰兩數相差為7的數字。差值繫數為負值時,查前大後小;反之,查前小後大。經查,該表中第4行“81.18”中的“8”-“1”=7,前大後小。可以判斷為屬於數字倒置的錯誤,即可能是18.18而誤寫為81.18。

  第五,將第4行按18.18更正,重新加總,其合計數則為881.34,與總帳一致。

  第二種,隔位數字倒置。如:425記成524,701記成107等等,這種倒置所產生的差數的有效數字是三位以上,而且中間數字必然是9,差數以9除之所得的商數必須是兩位相同的數,如22,33,34……。商數中的1個數又正好是兩個隔位倒置數字之差。如802誤記208元,差數是594,以9除之則商數為66,兩個倒置數8與2的差也是6。於是可採用就近鄰位數字倒置差錯的查找方法去查找帳簿記錄中百位和個位兩數之差為6的數字,即600與006、 701與107、802與208、903與3O9四組數,便可查到隔位數字倒置差錯。

  採用上述方法時,要註意:一是正確選擇作為對比標準的基數;二是保證對比指標口徑的可比性;三是同時分析相對數和絕對數的變化,並計算其對總量的影響。

  出納人員在日常填制會計憑證和登記帳簿過程中,可能出現一些差錯,切忌生搬硬套,要從具體的實際工作出發,靈活運用查找的方法,有時還要幾種方法結合起來並用,通過反覆核實,一定會得出正確的結果。