香港公司

催款函

9547 171

目錄

  • 1 什麼是催款函[1]
  • 2 催款函的寫作要點[2]
  • 3 催款函寫作規範[1]
  • 4 催款函寫作示例
  • 5 參考文獻

什麼是催款函[1]

  催款函是在商務活動中針對到期應付而未付的欠款,以書面形式提醒並催促對方付款結賬的信函。

  寫催款函除了達到催收欠款的目的外,還要註意不應當因為催款而影響雙方的友好關係和繼續合作,所以不要因為催款傷害雙方感情,形成敵意。

催款函的寫作要點[2]

  通常來說,催款函要包括以下主要條款:

  1.欠款單位的全稱和賬號;

  2.欠款的原因;

  3.欠款的時間;

  4.欠款的金額;

  5.發票號碼;

  6.建議處理措施或意見。

催款函寫作規範[1]

  (一)標題

  即件名或主題,在第一行居中用較大字體標註,指出信函的主要內容。可以直接書寫“催款函”、“催款信”等字樣。

  細節提示

  ◆標註件名或主題的目的是使受信者一打開信函就知道其內容,也方便對方分發或歸檔時參考。

  ◆可以在文種名稱前面加上單位名稱,即寫成“××公司催款函”的形式。

  ◆件名或主題要根據需要而用,不是說每函必有,可以酌情省略,但催款函為了醒目地提示對方,建議不省略。

  (二)稱謂

  在標題之下另起—行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂後加冒號。

  細節提示

  ◆受信者的名稱可以是單位或部門名稱,也可以是個人姓名。

  ◆如果沒有具體的受信人,則寫單位或部門的名稱,如“××公司行政部”。

  ◆如果有具體的受信人,其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬語,後面應當加上“先生”、“女士”、“經理”、“主任”等稱呼,如“尊敬的姚××經理”。

  ◆也可以酌情採用單位或部門名稱加上負責人職銜的形式,如“尊敬的行政部經理”。

  (三)正文

  在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫,一般應當寫上對方欠款的事項、時間、原因、金額、發票號碼等信息,再說明催款單位的處理意見,如提醒對方及時付款、商議其他付款方式、最後的付款期限等,必要時還可以寫上催款單位的地址、電話、經辦人等。

  細節提示

  ◆出於保持友好關係的考慮,催款函可以分階段發出:第一階段主要予以提醒,第二階段應當直接催款,第三階段酌情“最後通牒”。

  ◆不論哪個階段,語氣、措辭都要保持理性,禮貌得體,不要尖酸刻薄,諷刺挖苦。

  ◆也可以製作催款單模板填寫相關項目即可。

  (四)結語

  在正文之下另起一行空兩格書寫“恭祝”、“順祝”等表示恭謹之意的詞語,再另起一行頂格書寫“生意興隆”、“財源亨通”等表達祝願之意的話,後面不必加標點符號。

  細節提示

  ◆不要因為催款而忽略了結語的公關功能。

  ◆如果是最後通牒階段,結語使用“此致——敬禮”更顯得堅定而有禮。

  (五)落款

  在正文或結語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。

  細節提示

  ◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱,也可以是個人姓名。

  ◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱,應當書寫其全稱或規範化簡稱。

  ◆如果寫信者的名稱是個人姓名,前面可以標示其單位或部門名稱。

  ◆如果隨函附有相關證明材料,可以在落款下方另起一行頂格書寫“附件:×××票據複印件”等附件說明語。

催款函寫作示例

  範例1

  尊敬的XX公司研發部:

  貴公司××年×月×日從我公司購買的一批印表機,雙方協議於××月×日付款,現已過期20天有餘,請儘快付清款額。良好的信譽是我們雙方應共同遵守的,如果貴公司有什麼日難,可來人來函商議付款事宜。聯繫方式:XXXXXXXX。

  望速迴音。

  恭祝

  生意興隆

                                         ××辦公用品公司銷售部

                                         ××年×月X日

  範例2

  尊敬的XX公司負責人:

  貴公司應於X月×日向我公司付款一事遲遲未兌現,現已過付款期1個月有餘,其間多次去函催問,未見迴音。我公司投入再生產急需該筆款額,請務必於×月X日前付清全部貨款,以免發生向法院提出訴訟等不愉快事宜。

  此致

敬禮

                                        ××辦公用品公司

                                        ××年×月X日

  範例3

  尊敬的XXX先生:

  貴方於X×年X月X日訂購××節能燈管60箱,貨款金額合計1.5萬元,發票號為X××XX。貴方業務繁忙,疏忽大意在所難免,故致函提醒,敬請執行結算。我公司賬號XXXXXX。逾期按照銀行規定加收2‰的罰金。如有特殊情況,請與我公司財務科××聯繫。

  電話:××××××郵編:×××××地址:×××××

  謝謝。

                                          ××公司事業部

                                          ××年×月×日

參考文獻

  1. 1.0 1.1 金常德編著.常用應用文寫作規範與技法.廣西人民出版社,2009.06.
  2. ↑ 曉佳編著.最新實用商務文書範本大全.中國言實出版社,2007.1.