香港公司

審計備忘錄

9547 171

中期審計報告(Interim Audit Report)

什麼是中期審計報告

  中期審計報告是內部審計人員在現場審計過程中就某些領域的審計發現與被審計單位適當層次管理人員進行交流,並要求他們在規定期限內給予書面答覆的一種報告形式。通常,中期審計報告也稱作“審計備忘錄”。

  審計備忘錄是與被審計單位交流意見的一種有效手段,通常要求作出書面的答覆,因為最終審計報告包括中期報告的內容和與被審計單位討論的結果。

中期審計報告的作用

  在完成某一領域的審計工作之後,內部審計人員可能發現了一些不規範的行為,甚至重大控制缺陷。這些不良狀況任其存在和蔓延將會給組織帶來更大的不利影響和損失。這時,內部審計人員就應該適時地編寫審計備忘錄,指出發現的問題並提出改進建議,供被審計單位慎重考慮,以便及時採取糾正行動,這就大大增強了審計報告工作的效果,其作用主要表現在以下幾個方面:

  1、是對被審計單位的一種尊重,有助於取得其信任和合作。

  2、有助於及時採取改進措施,改變不良的狀況或遏制其發展趨勢。

  3、供審計人員檢查審計發現的正確性,為最終審計報告提供合理有效的信息。

  一般而言,中期審計報告的篇幅較短,寫作要求也不像最終審計報告那麼嚴謹,尚不具有公認的標準格式。但是,任何一份審計備忘錄都應該清楚地說明審計發現的事實、不良狀況的影響,並提出結論和建議。

中期審計報告的實例

  下麵是美國阿莫科公司內部審計實務中的四份較典型的審計備忘錄。


備忘錄一:資本性支出的授權

×××先生:

  在審計貴單位資本性項目的過程中,我們發現目前所發生的資本性支出沒有取得所要求的證明性批准依據。在25個資本性項目中,我們抽取了3個進行檢查,累計支出金額為$1.4MM,在檔案資料中,均沒有發現取得到批准的文件。

  造成這種不良狀況的原因是:最近改組重建的會計部門還沒有在項目建設之前授權專門的人員負責批准;另外,在辦理採購之前;對採購定單的覆核、批准還沒有建立相應的程式。

  為了確保按照企業管理當局的意圖對資本性支出業務進行有效的控制,我們建議貴單位應該授權專門人員負責採購業務的批准;另外,在實施採購之前,採購定單應該與經過批准的文件進行核對驗證。

  我們希望在9月25日之前,收到您的答覆。

                                              審計員:×××
                                              ××××年9月17日

備忘錄二:多餘和廢舊財產的控制

×××先生:

  貴單位過剩的、殘餘的和廢舊的物資設備存放在三個地點的倉庫中。經審查並與有關人員討論發現,這些物資設備的帳面凈值約$1MM,如此大量的剩餘廢舊物資設備是由於改變生產線產生的,其中廠房僅供新產品檢測所用。有關這些項目在資產分類帳戶的情況是:(1)資產的帳戶餘頗過大,(2)所提折舊費用過大,(3)非生產用資產占用的資金過大。

  你們解釋目前正在準備兩份報告:一份是多餘物資設備的報告;一份是殘餘廢舊設備物資的報告。我們認為越早對它們進行技術鑒定並報告有關部門批准備案,就越有利於其妥善處理和回收。為此,我們建議;這兩份報告應該在本月上旬編製完畢,並儘力將這類物資設備控制在適當的水平上,適當地調整資產分類帳,將多餘、殘餘、廢舊的物資設備從該類分類帳中分離出來,並編製明細清冊。

  請你們將處理結果和凈值額較大的資產(例如,編號117設備)的處理計劃通知我們.如果同意我們的意見。我們希望在4月5日之前收到您的答覆。

                                              審計員:×××
                                              ××××年3月12日

備忘錄三:差旅和招待費用

×××先生:

  貴單位對“差旅和招待費用表”進行了自我檢查和枝對,遵守了公司和部門的政策和程式。但是,在審計中,我們發現:每一張“差旅和招待費用表”都存在一些與政策不相符的事項。儘管這些例外的事項數量較小,但總的來說,它表明既定的“差旅和招待費用”政策都沒有一貫遵守。下麵列示一些具體事例:

1.乘坐計程車的費用記錄沒有附原始發票;
2.超過$25的差旅和招待費用記錄沒有附原始發票;
3.其他費用支出(非差旅和招待費用)的原始發票有的被遺失;
4.其他部門發生的非差旅和招待費用歸集到“差旅和招待費用”要素662中。例如,辦公用品支出應列在要素371中,其他經營費用應列在要素699中;
5.一些不在出差期間殘無法證明是在出差期間發生的職員食膳費用列支在差旅費中。按規定,任何不正常的膳食費用支出都應該在報告中註明並作合理的解釋;
6.招待費開支沒有說明膳食的種類(早餐、午餐或晚餐),有的僅有一個職員出席,也沒有說明就餐的目的或洽談業務的性質;另外,有關賓客的背景(姓名、職位、職業或其他情況)也沒有說明;
7.儘管購買機動車的保險費用不應該包括在“差旅和招待費用表”中,但卻列示於“差旅和招待費用表”中;

8.六個月到期的票據貼現費用沒有及時給予報告,職員應該至少每月反映一次;
9.審核“差旅和招待費用表”的職員未經授權並由專人負責。

  管理部門發佈的“A—90和A—99程式說明”列示了票據制度、編製差旅和招待費用表的有關政策。這些指示文件應該與負責填寫“差旅和招待費用表”的所有相關職員進行討論,讓他們熟悉和理解這些政策規定,並應該妥善保管在適當的地方,以便遇到實際問題可以查閱參考。

  當編製“差旅和招待費用表”的工作完成後,應該將共與恰當的文件,解釋性說明和帳戶記錄相核對,然後由指定的人員批准。

  請將採取的糾正措施通知我們,以保證公司政策得到有效地執行。我們希望在××××年7月31日以前接到您的善復。

                                              審計員:×××
                                              ××××年7月17日

備忘錄四:信用和收款標準

  應收帳款帳戶餘額應該按信用期限編製帳齡分析報告,並逞交給信用管理部門,以便其監督收款和催款業務。

  情況說明和原因

  五月份和六月份經批准並呈送給企業管理當局的應收帳款帳齡分析報告中,有幾個帳戶的餘額存在數字錯位的差錯(影響金額在$100以下)。其原因是編製報告的會計人員

沒有進行檢查,而且批准報告的信用監督員也沒有進行任何的驗證工作。

  影響

  月度應收帳款帳齡分析報告中,不正確的應收帳款餘頗歪曲了應收帳款餘額的實際狀況。準確的報告將會給企業管理當局監督和控制潛在拖欠款業務提供良好的手段。

  建議

  編製帳齡分析報告的會計人員應該對完成的工作進行檢查,然後傳送給信用分析員並由其作抽樣檢查;另外,應該要求報告的編製員對報告的準確性有足夠的把握。

                                              審計員:×××
                                              ××××年9月20日

  審計備忘錄的編寫是內部審計人員必須具備的一種專業技能、儘管上述四份審計備忘錄的結構和內容不盡相同,但都反映了一些共同的特點或要求:篇幅較短,有話則長,無話則短;簡明扼要地陳述審計發現;明確指出存在的問題及其影響;要求在規定的時間內給予答覆。另外,從這幾份審計備忘錄中,我們可以切實地發現,內部審計活動在客觀地確認值得改進的領域,促進組織加強控制、提高工作質量方面大有作為。在這個過程中,審計備忘錄能夠發揮積極的作用。這正是許多組織的企業管理當局都在有關政策和方針中明確要求被審計單位應該慎重考慮審計結果,並及時實施正確審計意見和建議的原因所在。

  下麵,我們再對這四份審計備忘錄討論的內容作一些附加的說明,它或許能夠為您有效地進行審計或理解審計備忘錄的結構和內容提供一些啟示。

  備忘錄一討論了已經完成的資本性項目(累計支出$1.4MM)沒有取得正式的書面批覆。正如該備忘錄中所指出的那樣,組織的變化常使批准程式變得鬆散而不嚴肅。因此。內部審計人員應該意識到,經營環境的變化更容易導致薄弱的控制,務必對組織機構的變化、人員變動或重大程式的改變破壞良好內部控制的可能性有足夠的警惕。

  備忘錄二提出了有關多餘、殘餘和廢舊物資設備過量的問題。通常,這類財產的回收效益和利用效果較差,難以得到妥善的處理。正如該備忘錄指出的那樣.其結果往往導致這類財產數量大、價值高,與其相關的會計記錄不恰當等問題。因此,要有效地制止這類不良狀況的出現,檢查和評價有關控製程序的遵循情況是必要的。

  備忘錄三揭示了報告經營費用的職員對政策存在一個明顯的理解錯誤。通常,對“差旅和招待費用”報告的檢查,能夠發現由於理解錯誤、粗心疏忽、偶然的或有意的錯誤處理而違背既定政策的問題。經營費用的歸集直接影響到當期的盈利,並總是與政府的稅收原則相聯繫。職員應該理解並被要求遵守這些政策。

  備忘錄四揭示了日常工作中存在的細小錯誤。儘管它們不會給組織目標的實現造成重大不利影響。但內部審計人員仍應該指出來,提醒被審計單位註意這類缺陷,並及時改變這種不良現象。