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授權下級法

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目錄

  • 1 授權下級法的背景說明
  • 2 什麼是授權下級法
  • 3 授權下級法的具體操作
  • 4 授權下級法的實施要點
  • 5 授權下級法的特別提醒
  • 6 授權下級法的經典實例

授權下級法的背景說明

  授權下級不是把不同的工作交給別人來做,而是給予員工完成更多工作的機會,提高工作效率,同時,它還能幫助管理者更有效地同時兼顧多項事務。

  授權的主要好處是:

  • 幫助管理者以較短的時間完成更多的工作,及許多平時想做但沒有時間去做的事;
  • 通過對員工的授權放手,能加深對員工的瞭解,協調彼此之間的關係。
  • 員工對給予工作的順利完成,幫助其建立和增強信心,對自身的能力有更深的瞭解。
  • 管理者有更多時間來思考公司發展的方針、政策,進行總體戰略策劃。
  • 能放鬆自己,減輕繁重工作帶來的壓力。

  授權並不是將工作交予別人就會獲得圓滿成功,本法正是幫助學習正確的授權方法,以取得預期效果。

什麼是授權下級法

  所謂授權下級法,就是指領導者授予領導者一定的權力,使其能在領導的監督與指導下,自主地對本職範圍內的工作進行決斷與處置的工作方法。

  領導者向下級授權的範圍,包括人、財、物各個方面,通過授權,使領導集中精力,有效地利用時間處理重要事情。

授權下級法的具體操作

  1、準備階段

  1)澄清對授權的種種誤解,明確什麼才是有效的授權方式。

  2)整理所有工作,歸類整理,確定工作需要授權。

  3)分析應授權工作的過程,辨明該工作所需技巧和個人能力。

  2、實施階段

  1)評估員工才能,確定合適授權對象。

  2)授權。

  3)工作過程及事後監察。

授權下級法的實施要點

  1、尋找過去不願或無法授權的原因,分析其不合理之處。

  一想到要把權力交給別人,事情將會超出你的控制,你不禁對是否有必要授權卻步不前。你的理由可能會有:

  1)“這種工作積有我才能做,別人根本不行。”

  2)“有那麼多時間去教別人怎麼做,我早把它給做完了。”

  3)“最後我還是要再檢查一遍,做得不對還是要再花時間重新去做,划不來。”

  4)“這些工作都很重要,我不放心交給別人去做。”

  不錯,你可能是這份工作最稱職的人,但若被種種雜務所困擾,便會分身乏術,沒有機會做其他真正想做的事,同時也剝奪了別人展現自己能力的機會。

  2、對自己的種種工作進行分類,選取適合授權的工作。

  你可將自己的工作分為四種類型,併列張清單出來。

  1)必須授權的工作。這類工作本不該你做,只是你久而久之,習慣去做,或是你特別喜歡,不願交給別人去做。 把這類工作授權員工,最能節約時間,也最能成功。

  2)應該授權的工作。這類是指一些例行的日常公務,員工對此有興趣,覺得富有挑戰性,而你卻一直由於疏忽或其他原因沒有交給他們。這類工作的移交,除了節約時間以個,更有助於調動員工的積極性。

  3)可以授權的工作。這類是員工具備一定的知識和技能後即能勝任的工作。委派他們做這類工作,可以有機會讓他們發展自己的才能。但此時,你應註意為之提供所需要的訓練和指導。

  4)不能授權的工作。這類工作直接影響你的業務拓展,如制訂未來發展計劃、選擇新進員工、考核員工業績、獎懲員工等等,你最好親力親為。

  所以,1)、2)就是道選的被授權的工作,而3)你可以視時間安排酌情處理,而4)則根本不列入是否要授權的範圍考慮之內。

  總之,如果某份工作連你都感覺吃力,便不應將它交給你的員工了。

  3、一旦確定何種工作可以授權後,分析工作內容,搞清每項工作對知識和技能的要求。

  對每份可授權工作應分析三點:

  1)執行任務所需要的思考過程;

  2)任務所要求的工具和行動;

  3)為了完成任務需要與他人建立何種關係。

  4、 一旦將部分權力和職責交給他人,應對要承擔的風險作出估計。

  1)風險的大小。工作中出亂子的可能性是多少?如果出了亂子,將會造成什麼樣的損失?

  2)責任的輕重。你會把多少他人賦予你的責任分派給你的員工。

  3) 權力的大小。授權以後,你將會放棄多少領導權和監控權?

  5、 考察可被委任者的才能,區別不同員工的特點,將有限的精力用於指導那些需要你知道的人身上,而讓那些能獨立完成工作的人自由發揮。員工類型見下表:

類型特點委派工作註意點
上將經驗豐富,可完全放手。切忌干涉他們的工作,但他們要求幫忙時,一定要認真對待,且不能傷了他們的自尊心。
良卒有一定經驗,但需要不時的支持和鼓勵。不時監察他們的工作進度,但進行監察時,應不露痕跡,且不時給予鼓勵。
健馬缺乏經驗,需要學習怎麼做。
白搭具備特殊技能,是局外人,能填補不足。

  6、給予員工有關任務本身的和有關員工心理因素方面的支持。

  有關任務本身的支持就是告知員工事情的實際情況,使其明確該做些什麼:

  1)你授權的範圍、附加細節和界限;

  2)所授權力的份量是否有利於員工展開工作,或你是否將授權一事告知其他與此項工作有關的人,以協助其展開工作;

  3)你對工作質量的要求的時間限制。

  有關心理因素方面的支持,就是在授權給員工的同時,使他們感到其努力將會得到你的認同和保證:

  1)若出現不能應付的情況時,他們可隨時與你商量。

  2)你對這項任務十分關心,並衷心地希望他們能順利地完成任務。

  3)應該相信他們的能力,相信他們會對工作負責。

  7、授權時詳細說明任務的重要性、細節、工作背景、制訂標準與要求、可提供的幫助,並要求其在工作過程中向你報告進度。

  8、隨時檢查員工的工作情況,給員工提供建設性意見,幫助其保質量地、按時完成工作。

  9、確認員工的業績,給予應得的表揚。

授權下級法的特別提醒

  1、授權時,必須用系統的觀點對整個部門的權力結構進行整體考慮、全面規劃,以免造成整個部門權力結構失調。

  2、對不同的工作應選擇最合適的授權對象,同時,應對其進行必要的教育和訓練。

  3、授權後不再過多地干預下級工作,但可以超越指揮層次和聽取群眾的意見,以保持自己與群眾之間的信息溝通。

  4、下達任務的最佳方式是辦告訴員工做什麼,不必告訴怎樣做,以激發員工的創造能力。

授權下級法的經典實例

  這裡我們以組織展銷會這樣一項可以授權的工作說明操作過程:

  1、組織展銷會應具備的知識和能力:

  • 思考過程:擬定計劃方案;
  • 工具與活動:組織、領導能力;
  • 與他人關係:互相合作一協調配合。

  考核員工能力,確定最合適授權對象是上將型員工。

  2、說明任務前的開場白:

  • “我想由你來安排一下這次的展銷會。”並說明做什麼;
  • “我們希望能藉此向顧客有效地介紹我們產品的性能。”並說明做什麼;
  • “展銷會是我們推銷工作的重要環節,是不可忽視的,我們可以從中瞭解顧客的意見,改善產品性能和質量。”並說明重要性。

  3、具體細節討論:

  • “我想你負責展銷會的全部過程,包括事前客戶單的擬定、產品介紹說明、場地安排等。”
  • “你可以參看以前展銷會的資料,熟悉我們的顧客。”
  • “向別人介紹時,你可說明自己負責本次展銷會全部工作,他們可直接與你聯繫。”

  4、相關的背景介紹:

  • 過去展銷會歷史:哪些順利、哪些失敗,原因何在。
  • 慣用形式:“開始時我們先有個簡短的產品介紹,然後讓顧客提問,我們予以解答。”

  5、工作要求說明:

  • 質的要求:顧客意見及時得到反饋,無一遺漏。
  • 量的要求:通過展銷會,儘量將銷售額提高10% 以上。
  • 時間要求:最終報告可在本月底之前交給我。
  • 成本要求:不超過去年展銷會費用。

  6、隨時監察各方面進度,促使工作正常進行。

  7、對員工及時完成工作後的肯定與贊揚。