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採購訂單管理

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什麼是採購訂單管理

  採購訂單管理是指企業根據市場的計劃企業的用料計劃和實際能力以及相關的因素,所制定的切實可行的採購訂單計劃,並下達至訂單部門執行,在執行的過程中要註意對訂單進行跟蹤,以使企業能從採購環境中購買到企業所需的商品,為生產部門和需求部門輸送合格的原材料和配件。

採購訂單管理的內容

  (一)採購訂單的明細管理

  採購訂單的明細管理主要是通過對採購訂單各項目的管理,使企業相關部門能夠明確掌握商品訂貨的情況。當採購單位決定採購對象後,企業通常會寄發訂購單給供應商,以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據。訂購單內容主要側重於交易條件交貨日期、運輸方式、單價、付款方式等。因用途不同,訂購單可分為廠商聯(第一聯),作為供應商交貨時間的憑證;回執聯(第二聯),由供應商簽字確認後寄回給企業物料聯(第三聯),作為企業控制存量和驗收的參考;請款聯(第四聯),作為結算貨款的依據;承辦聯(第五聯),由制發訂購單的單位自存。

  (二)採購訂單的跟蹤管理

  訂單跟蹤是採購人員的重要職責,訂單跟蹤的目的有三個:促進合同正常執行、滿足企業的商品需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中,合同、需求

、庫存三者之間會產生矛盾,突出地表現為由於各種原因合同難以執行、需求不能滿足導致缺貨、庫存難以控制。恰當地處理供應、需求、緩衝餘量之間的關係是衡量採購人員能力的關鍵指標。採購訂單跟蹤過程如圖所示。

采购订单跟踪过程图

  1.合同執行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之後,要及時瞭解供應商是否接受訂單,是否及時簽返訂單合同。在採購環境里,同一商品往往有幾家供應商可供選擇,獨家供應商的情況很少。雖然每個供應商都有分配比例,但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現象,由於出現變化,供應商可能要提出改變某些合同條款,包括價格、質量、交貨日期等。如果供應商按時返簽訂單合同,則說明供應商的選擇正確;如果供應商確實難以接受訂單,可以在採購環境里另外選擇其他供應商。與供應商正式簽訂的合同要及時存檔,以備後查。

  2.合同執行過程中訂單的跟蹤。進人訂單實際作業階段的第一項工作,就是要簽訂一份與供應商的正式合同。這份合同具有法律效力,訂單人員應全力跟蹤,並且應和供應商相互協調,建立起相互之間的業務銜接、作業規範的合作框架。合同跟蹤應註意以下事項:

  (1)嚴密跟蹤供應商準備商品的詳細過程,保證訂單正常執行。在跟蹤過程中,發現問題要及時反饋,需要

中途變更的要立即解決,不可貽誤時間。不同種類的商品,其準備過程不同。總體上可分為兩類:一類是供應商需要按照樣品或圖紙定製的商品,存在著加工過程的周期長,變化多的特點。對於這類訂單的跟蹤管理,可以向供應商單位派常駐代表,以起到信息溝通、技術指導和監督檢查的作用。常駐代表應當深入到生產線各個工序、各個管理環節,幫助發現問題,提出改進措施,切實保證徹底解決有關問題;另一類是供應商有存貨,不存在加工過程,周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別採用定期或不定期到工廠進行監督檢查,或者設監督點對關鍵工序或特殊工序進行監督檢查;要求供應商自己報告生產條件情況、提供相應檢驗記錄、讓大家進行評議等辦法實行監督控制。

  (2)緊密響應生產需求形勢。如果因市場原因需求緊急,要求本批商品立即到貨,應馬上與供應商協調,必要時可幫助供應商解決疑難問題。有時市場需求出現滯銷,企業經研究決定延緩或取消本次訂單商品供應,訂單人員也應儘快與供應商進行溝通,確定其可承受的延緩時間,或終止本次訂單操作,給供應商相應的賠款。

  (3)慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常,又要保持最低的庫存水平,也就是必須保持與正常經營相適應的商品庫存量。因為企業庫存過大,占用資金

,增加管理費用;庫存過小,則品種不全,數量不足,容易造成脫銷。

  (4)控制好商品驗收環節。商品到達訂單規定的交貨地點,對國內供應商來說一般是企業倉庫,對境外交貨則是企業國際物流中轉中心。境外交貨的情況下,供應商在交貨前會將到貨情況表傳真給訂單人員,訂單操作者應按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進行確認,併進行錄入歸檔,開始辦理付款手續。境外的付款條件可能是預付款或即期付款,一般不採用延期付款,因此訂單人員必須在交貨前把付款手續辦妥。

  3.合同執行後訂單跟蹤。應按合同規定的支付條款對供應商進行付款,併進行跟蹤。訂單執行完畢的柔性條件之一是供應商收到本次訂單的貨款,如果供應商未收到付款,訂單人員有責任督促付款人員按照流程規定加快操作,否則會影響企業信譽。商品在使用過程中,可能會出現問題,偶發性的小問題可由採購:人員或現場督驗者聯繫供應商解決,重要的問題可由質檢人員解決。

  (三)採購訂單的使用管理

  對於尚未使用電腦系統的公司,一份訂單通常有7~9份副本。而在使用電腦的條件下,將一份採購訂單分寄到每個部門的電子郵箱就可以了。供應商在原件上簽字後將其送回買方,就表明供應商已收到訂單並同意訂單的內容。從法律上來講,發送訂單的採購部門構成了合同提供者,而確認訂單的供應商則構成合同接受者,提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。

  採購部門將一份訂單副本送達會計部門(例如應付賬款),提出需求的部門接收併進行交易。採購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關收據,其他部門應對採購訂單和收款收據有很高的透明度:

  1.會計部門能夠得知未來的支付條件,同時還持有一份訂單副本,以便在:貨物到達時對付款進行核對。

  2.採購訂單應有訂單編號以便相關部門備案。

  3.接收部門持有與商品收據相匹配的訂單副本,該部門還可以用特殊的採購訂單幫助預測進貨的作業量。

  4.提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時可參考的採購訂單數字。

  5.運輸部門知曉交貨要求,針對每一次交貨安排承運人或使用公司內部運輸。

  6.訂單將在所有的部門長期有效,直到買方公司確認貨物已收且符合數量及質量要求為止。