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採購計劃編製

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採購計劃編製(Acquisition Planning)

目錄

  • 1 什麼是採購計劃編製
  • 2 採購計劃編製的內容[1]
  • 3 採購計劃編製的流程[2]
  • 4 影響採購計劃編製的因素[3]
  • 5 採購計劃編製的成果[4]
  • 6 參考文獻

什麼是採購計劃編製

  採購計劃編製是確定項目的哪些需求可以通過採用組織外部的產品或服務得到最好的滿足。它包括決定是否要採購、如何採購、採購什麼、採購多少以及何時去採購等。對於大多數項目來說,在採購計劃編製過程中,考慮周到並具有創造性是很重要的。即使被視為競爭者的許多公司,在一些項目上進行合作常常也是很有意義的。

採購計劃編製的內容[1]

  採購計劃編製所需的輸入包括項目範圍說明書、產品說明書、市場條件以及約束條件和假設。

  1.採購計劃編製的工具和技術

  採購管理的工具和技術包括進行自製一外購決策分析和向專家咨詢。

  自製一外購決策分析,即決定是在組織內部製作某些產品或進行某種服務,還是從組織外部購買這些產品或服務。它包括估算提供產品和服務的內部成本,同時還包括與採購成本估算的比較。

  作為採購計劃編製的一個環節,應該咨詢內部專家的意見。而公司外部的專家,包括一些潛在的供應商

,也能提供一些專家判斷。不管是內部還是外部的,專家判斷都是制訂採購決策的一項寶貴財富。

  2.合同類型

  合同類型是應當考慮的重要項目,不同類型的合同在不同的情況下使用。總的來說有三種類型的合同,固定價合同或固定總價合同、成本補償合同和單價合同。

  1)固定價合同或固定總價合同。涉及詳細定義的產品或服務的固定總價格,這種情況下買方承擔的風險很小。

  2)成本補償合同。是指向賣方支付直接和間接實際成本。直接成本就是項目直接發生的成本,可以通過很經濟的方法直接攤銷。間接成本是不能通過很經濟的方法直接分攤到項目上的業務成本。例如,項目人員的工資和特定項目所需購買的硬體和軟體成本是直接成本,而給辦公室提供的電力、食堂等是間接成本。間接成本通常用直接成本的百分比計算。成本補償合同通常包含諸如利潤百分比與獎勵費(對滿足或超過既定的項目目標的獎勵)之類的費用。這類合同常用於涉及新技術產品或服務採購的項目。買方在成本補償合同中承擔了比固定總價合同更大的風險。成本補償合同有三種類型,按照買方承擔風險的大小,從最低到最高依次排列為:成本加獎勵費,成本加固定費,成本加成本百分比等。

  • 成本加獎勵費(CPIF)合同。買方向賣方支付容許的完成任務的成本以及事先決定的費用和激勵獎金。如果最終成本小於預期成本,按照事先談判好的分配公式,買方和賣方都從節省的成本中受益。
  • 成本加固定費合同(CPFF)。買方向賣方支付容許的完成任務的成本,加上按估算成本一定百分比計算的固定費用。事實上,這種費用通常不會改變,除非合同的範圍發生變更。
  • 成本加成本百分比合同(CPPC)。買方給賣方支付容許的完成任務的成本,加上事先約定的總成本的一定百分比。從買方的角度看,這是最不理想的一種合同,因為賣方沒有降低成本的動機。實際上,這會促使賣方增加成本,因為這樣做可以使利潤按照成本的百分比增加。這種合同所有的風險都由買方來承擔。

  3)單價合同。要求買方向賣方按單位服務的預定金額支付的合同,合同總價就是完成該項工作所需工作量的函數。這種類型的合同有時稱為時間和物料合同。任何一種類型的合同都應當包括一些考慮了項目獨有問題的具體條款。

  3.工作說明書

  很多合同都包括工作說明書(SOW)。這是對採購所要求完成的工作的描述。SOW詳細描述工作,以便讓潛在的供應商決定他們能否提供所需的產品和服務,以及確定一個適當的價格。SOW應當清楚、簡潔而且儘量完整,它應描述所要求的全部服務,包含績效報告。SOW中的措辭非常重要,比如使用“必須”還是使用“可以”。“必須”意味著不得不完成某件事;而“可以”表示在做與不做之間的某種選擇。SOW還應詳細說明項目產品,註意使用行業用語,並參考行業標準。

採購計劃編製的流程[2]

  項目採購計劃的編製過程就是根據項目所需資源說明書、產品說明書、企業內採購力量、市場狀況、資金充裕度等有關項目採購計劃所需的信息,結合項目組織自身條件和項目各項計劃的要求,對整個項目實施過程中的資源供應情況做出具體的安排,並最後按照有關規定的標準或規範,編寫出項目採購計劃文件的管理工作過程。一個項目組織在編製採購計劃中需要開展下列工作和活動:採購的決策分析、採購方式和合同類型選擇,項目採購計劃文件的編製和標準化等。下表顯示了採購計劃編製的流程的主要內容。

表 項目採購計劃編製的流程
輸入(或依據)工具與方法輸出(結果)
項目過程資產
 資源需求計劃
 項目範圍說明
 其他管理計劃
 風險識別清單
事業環境因素
 
 






自製—外購權衡
短期租賃或長期租賃權衡
合同類型權衡
專家評估判斷
招標標準文件
 
 
 






自製或外購決策
採購管理計劃
採購需求計劃
採購作業計劃
採購標準化文件
採購要求說明
計劃變更申請
招標評估標準






  在編製採購清單和採購計劃之前,必須做好充分的準備工作。採購準備的重要內容之一是進行廣泛的市場調查和市場分析,從而熟悉市場,掌握有關項目所需要的產品和服務的市場信息。對貨物採購

而言,就是要掌握有關採購內容的最新國內、國際價格和供求行情,弄清楚是通過從一家承包商採購所有或大部分所需要的產品和服務,還是向多家承包商採購大部分需用的產品和服務,或是採購小部分需用的產品和服務,還是不採購產品和服務(常用於研究和科技開發項目)之間做出決策。

  1)採購計劃編製的輸入(依據)

  (1)組織過程資產。其主要包括項目的各項管理計劃的輸出結果。

  ①資源需求計劃。採購是針對需求而言的,因此需要根據成本計劃中的資源需求計劃明確資源採購的種類和數量。

  ②項目範圍說明。項目範圍說明書包括了項目可交付成果的功能和特性要求,應達到的質量標準和技術規範。不同質量的產品,對選用材料的質量等級和工作人員的素質要求會有很大不同。即使同一種產品,軍用和民用的質量及成本要求也不同,軍用品往往因為質量剛性而不計成本,而民用品則要考慮性價比,對此需要選用不同等級的零配件來生產。

  ③其他管理計劃。採購管理計劃除了要求與項目的質量及成本計劃緊密相關之外,還需要與其他的計劃銜接。例如需要與工期計劃銜接,以便保證及時供應;需要與溝通計劃銜接,以便建立與供應商的溝通渠道。

  ④風險識別清單。採購計劃還需要與風險計劃銜接,以便制訂供應鏈

意外斷裂時的應對預案。

  (2)事業環境因素。其主要包括各項外部約束條件、市場行情信息和計劃假設前提因素。

  ①外部約束條件。採購管理計劃不但要受到項目質量、成本、時間這三條邊界的約束,而且還可能受到國家法規、社會信譽環境、金融環境、法制環境、技術檢驗手段、交通運輸條件、產品供求關係、國際貿易摩擦、價格及匯率水平和波動趨勢等諸多因素的約束。這些都將成為制訂供應管理計劃不可或缺的參考依據。

  ②市場行情信息。貨源和品種的選擇,需要建立在對市場信息充分瞭解的基礎上。所需資源從何處可以獲得?用什麼方式獲得?性價比如何?哪個供貨商的服務更好?供貨周期能否滿足要求?這些都需要通過信息分析做出判斷。

  ③計劃假設前提。所有的計劃都是建立在某些假設前提之上的,例如採購的成本估算就是基於市場平均價格及貨幣匯率不變的假設前提下測算的,採購供應的時間計劃也是基於當前的運輸效率的假設前提下制訂的。假設條件的準確度直接關係到計劃的精確性,如果假設前提估計不准確,整個計劃就是建立在沙灘上的建築。

  2)採購管理計劃的輸出結果

  (1)自製或外購決策。這是關於採購管理,也是項目管理最根本的決策。當然,項目除了自製或外購決策外,還有短期租賃或長期租賃決策、國內購買或國外購買決策等。

  (2)採購管理計劃,包括對外的採購需求計劃和對內的採購作業計劃。

  (3)採購需求計劃,即獲得資源的總體策略和指標體系。除自己製造的產品之外,哪些資源外購、外包、外租,選擇產品和選擇供應商的標準,如何確定最佳的訂貨批量及供應周期,如何爭取有利的價格和交易條件等。

  (4)採購作業計劃,即制訂實現上述採購需求計劃的流程,作為採購供應人員的行動指南。因此,採購作業計劃一定要制訂得具體明確,它包括執行採購的具體時間、步驟、責任人、執行辦法、對具體採購產品的要求及註意事項等。

  (5)採購標準化文件。為了使採購作業規範統一,減少因採購人員的個人因素而產生的差錯,便於統一管理,應當儘量將採購過程中所使用的文件製成標準化的文本。常用的標準格式的文件有標準的採購合同、標準的勞務合同、標準的招標文件等。文檔的標準化實際上體現了我們前面曾論述過的框架式思維模式,它可以提高採購工作的效率,減少重覆勞動,縮短組織的學習過程。

  (6)採購要求說明。其是採購方向供應商或分包商發放的正式文件,是今後與供應商和分包商進行談判的基礎,也是為他們以後的投標提供的決策依據。一般情況下,每項獨立的採購工作都應有各自的採購要求說明文件,但這些說明文件並不是硬性規定,它應當具有適當的靈活性,當市場行情發生變化時可以及時調整,還可以通過和賣方的談判溝通適當修改。

  (7)計劃變更申請。採購計劃的編製有可能引起其他計劃的變更,需要提交變更申請以便通過集成變更控制,對所有變更進行綜合評估和處理。

  (8)招標評估標準。其是買方用來對供應商所提供的建議書進行評價、打分(客觀或主觀)、排序等的標準,往往是採購文件的組成部分。

  採購管理計劃的信息分析處理和文件編製,會涉及大量技術問題,採購部門主管應會同項目組織內部有關部門主管共同進行。有很多項目組織為此專門聘請外部專業人員,如造價師、設計院、專業咨詢機構來協助制訂採購計劃。

影響採購計劃編製的因素[3]

  (1)年度銷售計劃

  除非市場出現供不應求的狀況,否則企業年度的經營計劃多以銷售計劃為起點;而銷售計劃的擬訂,又受到銷售預測的影響。影響銷售預測的因素,包括兩方面:外界的不可控制因素,如國內外經濟發展狀況(GNP、失業率、物價、利率等)、人口增長、政治體制、文化及社會環境、技術發展、競爭者狀況等;內部可控制因素,如財務狀況、技術水準、廠房設備、原料零件供應情況、人力資源及企業聲譽等。

  (2)年度生產計劃

  一般而言,生產計劃根源於銷售計劃。若銷售計划過於樂觀,將使產量變成存貨,造成企業的財務負擔;反之,過度保守的銷售計劃,將使產量不足以供應顧客所需,喪失了創造利潤的機會。因此,生產計劃常因銷售人員對市場的需求量估算失當,造成生產計劃朝令夕改,也使得採購計劃必須經常調整修正,物料供需長久處於失衡狀況。

  (3)物料清單

  特別在高科技行業,產品工程變更層出不窮,致使物料清單難做及時的反應與修訂。以致根據產量所計算出來的物料需求數量,與實際的使用量或規格不盡相符,造成採購數量過與不及,物料規格過時或不易購得。因此,採購計劃的準確性,有賴維持最新、最正確的物料清單。

  (4)庫存管理卡

  由於應購數量必須扣除庫存數量,因此,庫存管理卡的記載是否正確,將是影響採購計劃準確性的因素之一。這包括料賬是否一致,以及物料存量是否全為良品。若賬上數量與倉庫架臺上的數量不符,或存量中並非全數皆為規格正確的物料,將使倉儲的數量低於實際上的可取用數量,故採購計劃中的應購數量將會偏低。

  (5)物料標準成本的設定

  在編製採購預算時,對將來擬購物料的價格預測不易,故多以標準成本替代。若此標準成本的設定,缺乏過去的採購資料為依據,亦無相關人員嚴密精確地計算其原料、人工及製造費用等組合或生產的總成本,則其正確性值得懷疑。因此,標準成本與實際購人價格的差額,即是採購預算準確性的評估指標。

  (6)生產效率

  生產效率的高低,將使預計的物料需求量與實際的耗用量產生誤差。產品的生產效率降低,會導致物料的單位耗用量提高,而使採購計劃中的數量不夠生產所需。過低的產出率,亦會導致經常進行修改作業,從而使得零組件的損耗超出正常需用量。所以,當生產效率有降低趨勢時,採購計劃必須將此額外的耗用率計算進去,才不會發生物料的短缺現象。

  (7)價格預期

  在編製採購預算時,常對物料價格漲跌幅度、市場景氣與否乃至匯率變動等多加預測,甚至列為調整預算的因素。不過,因為個人主觀的判定與實際情況常有差距,亦可能會造成採購預算的偏差。

  由於影響採購計劃編製的因素很多,故採購計劃與預算編製之後,必須與產銷部門保持經常的聯繫,並針對現實的狀況做必要的調整與修訂,才能達成維持正常產銷活動的目標,並協助財務部門妥善規劃採購資金的來源。

採購計劃編製的成果[4]

  1.採購管理計劃。採購管理計劃應說明如何管理其他採購過程(從詢價計劃編製到合同收尾)。根據項目需要,採購管理計劃可以是正式的或非正式的、非常詳細的或概括的。它是總體項目計劃的分項。

  2.工作說明書。工作說明書足夠詳細地說明瞭採購項目,以使預期的賣主確定其是否具備提供該項目的能力。詳細的程度隨採購項目的性質、買方的需求,或預期合同形式的不同而不同。

  一些應用領域對工作說明書的形式有不同的認同。例如,在一些政府管轄的領域內,工作說明書一詞專指經過清晰地詳細說明的產品或服務類的採購項目。而目標說明書指那些需要作為一個問題加以解決的採購項目。在採購過程進行中,可以對工作說明書進行修訂和精煉。

  工作說明書應儘可能地明確、完整和簡練,它應包括一份對所需附屬服務的說明書。例如採購項目績效報告,或項目運作支持。在一些應用領域,對工作說明書有具體的內容和格式要求。

參考文獻

  1. ↑ 周蘇,王文,張輝等編著.項目管理與實踐.科學出版社,2009
  2. ↑ 魯耀斌編著.項目管理——過程、方法與實務.東北財經大學出版社,2008
  3. ↑ 徐昭國編著.採購主管一日通(修訂版).廣東經濟出版社,2008
  4. ↑ 張炳達,劉敏編著.現代項目管理實務.立信會計出版社,2007