香港公司

會展設施

9547 171

目錄

  • 1 什麼是會展設施[1]
  • 2 會展設施的類別[1]
  • 3 會展設施的管理[1]
  • 4 會展設施的運營模式[1]
  • 5 會展設施的綜合利用[1]
  • 6 參考文獻

什麼是會展設施[1]

  廣義上,會展設施包括整個城市中與會展相關的所有的公共設施。

  狹義上,會展設施指的是在會展舉辦過程中所需要用到的場館,當然其中包括場館中的最基本的設施和一切涉及到會展項目的要素。比如舉辦展覽會的會展中心以及中心內的供電系統、給水排水系統、空調、電梯、照明設備、消防器材、通信設備、網路和信息傳遞設備以及公共廣播等宣傳器材;舉行各種會議的會議中心以及中心內的座位佈局、傢具(包括桌椅、講臺等等)、照明設備、室內調節空氣狀況的設備以及音響放映器材等。

會展設施的類別[1]

  會展中心作為各類會議和展覽活動的載體,應該具備比較完善的會展設施和相對完備的功能,才能為各類會議和展覽活動提供相應的服務。會展中心主體以展覽、會議為主,兼作與展覽有關的展示、演示、表演、宴會等場所。場館外部一般設置公園式廣場和綠地,以促成經貿活動、文化會議交流與旅游相結合;內部配以商務、運輸、旅游、票務、郵政、通訊、海關、餐飲、停車場等服務設施,為會展活動提供直接服務。場館周邊附設必要的酒店

、寫字樓、公寓、商場等配套設施,作為完善的會展活動後勤保障系統。在這裡把展覽中心的設施分成六個組成部分來介紹。

  (1)展覽設施

  展覽部分主要由展覽廳和展示廳組成。展覽廳應根據展覽中心的市場定位和所舉辦的展覽類型以及具體規模來設置標準攤位,要按能適合舉辦各種類型室內展覽來設置,總體要求為建築裝修及裝備註重實效,部分關鍵設備和軟體系統應達到國內或國際相應水平。展示廳內按需要設置展示櫥窗,用於常年展示展品。

  (2)展覽輔助設施

  1)展廳主入口主大廳。能舉行室內開幕式,兼作登記、咨詢服務用,設置工作間、貴賓休息室、大型電子屏幕牆等。

  2)各獨立展廳門廳(過廳)。能舉辦小型開幕式,兼作登記、咨詢服務處,設有工作間,休息處、公共飲水處、展場導引處等。

  3)餐廳廚房。配備能滿足一定數量的參展商和觀眾同時用餐的餐廳廚房,包括宴會廳、中西餐廳、外賣餐廳等。

  4)展覽工程製作場和倉庫。用於展覽布展工程、攤位搭建、器材堆放、展品存放等,分佈於各獨立展廳。

  5)商場服務設施。其中包括的項目有商場和食品、飲料、快餐銷售點等;在休息場地可設置小賣部。

  6)商務服務設施。其中包括的項目有洽談間,會展組織者辦公室、郵電通訊、打字複印、印刷

、運輸、旅游票務、銀行、海關等工作場地。

  7)設備用房。其中包括的項目有安全消防監控中心、電話交換機房、中央空調機房、消防水池、泵站、熱源交換站、發電機房、污水處理、變電站、配電房、智能化中心。

  (3)會議設施

  會議廳應具有不同的規模,以適應各種不同規模的會議的需要,也可在會議廳內舉辦表演、圖像演示、小型展覽展示、專業技術推介等活動?會議廳一般包括多功能大廳、中型會議廳、組合式小型會議廳、貴賓廳等。

  1)多功能大廳。按容納一定人數活動設置,可用隔音牆分隔成2—3間,設伸縮舞臺及無線同聲翻譯,用作會議、宴會、時裝表演、小型專題展覽等:大跨度結構能符合會議功能的通視性要求,音像效果需符合會議建築規範要求。

  2)中型會議廳。中型會議廳一般設置固定坐席,兼作電影、專題會議用。按高標準配置設備,還可設聲光圖像放映和投影屏幕、衛星電視、電話會議,有線同聲翻譯,電子投票系統等。

  3)組合式小型會議室、貴賓廳。主要用於靈活機動地組合各種不同規模的會議,可兼用作臨時辦公、談判、簽字儀式、新產品介紹等:其中高標準的會議常配有聲、光、電訊和投影設施及同聲翻譯系統。配備多種設備的會議室應儘量與普通會議室組合,以實現設備共用。貴賓廳是為各會議配置,以供參會的貴賓使用。

  (4)會議輔助設施

  會議輔助設施主要包括:會前接待服務場地即多功能大廳和中型會議廳配置,作登記、休息、活動、交流用;門廳、過道、工作間,門廳應寬敞,工作間為會議服務人員使用和存放設備;倉庫,主要用於存放多功能廳座椅、餐台以及各會議室的設備、傢具;其他輔助設施,如衛生間等;會議交通以大通量的雙向電動扶梯為主,可隨人流上下的高峰調配扶梯走向。設置部分直升式電梯和貨梯、考慮貴賓通道和殘疾人交通無障礙設計。

  (5)室外展場、廣場和車位部分

  1)室外場地項目。室外場地項目主要包括室外展場、室外廣場和車位。室外展場通常在室內展場不能滿足展覽需求時使用,但也有時是為了製造氣氛而使用。室外廣場通常作為舉辦大型活動儀式場地,並兼作室外展覽用。停車場應根據會展中心的規模以及相應的汽車數量而定,一般分為地下停車場和地面停車場,露天展場不使用時,作為停車場使用。

  室外場地應保有貨場及車輛調度區,以滿足運送貨物及車輛調度的需要。另外還應該設計小區道路,使人、貨車道分流,貨車道應能滿足超大型平板車的進出。

  2)室外場地設施。室外場地設置聲、光、電系統,適應夜間室外展覽、布展、撤展和夜間慶典等活動。綠化區設休息小區、雕塑群。

  在廣場或建築物上顯著位置設置大型電子屏幕,主體建築設計時應考慮便於設置大型廣告牌和裝飾物,以增強會展中心的宣傳功能和經營效果。

  (6)智能化設施

  隨著會展經濟的發展和會展信息化、智能化水平的提高,越來越多的會展中心為會展活動提供各種高水平的信息化和智能化服務,如智能卡管理系統、通信系統、網路系統、信息服務系統、衛星及有線電視服務系統。

  1)智能卡管理系統。展覽中心一般在展廳、會議室、庫房等重要場所設置電子卡,對出入口進行管理控制。在展廳出入口安排門口機,採用讀卡過閘的管理方式,為展廳內的人員提供良好的投資洽談及參觀的環境。門口機具有讀取多種卡的功能,同時可以控制展館內的人流。觀眾和來賓在進入展館前必須先登記個人信息並領取卡片,方可憑卡進入。卡的登記有兩種途徑:一是可通過互聯網線上填寫後向組委會辦理;二是在展會期間,現場登記辦卡。

  2)通信系統。通信系統為參會人員或參展觀眾提供各種通信服務。例如,在展館內展位、會議室、辦公用房等場所可提供直線電話,各大通信公司在展覽中心設有無線覆蓋系統,各展區、樓層設有ATM自動取款機、IC卡公話。

  3)網路系統。網路系統基於綜合佈線之上,是數據交換

的中心和公共通道。對內把信息管理系統和設備系統連接成一個有機的整體,對外與世界各地進行數據通訊。現代化會展中心網路系統的建設規模可同時滿足一定數量的信息點的交換能力,使用者可通過區域網直接接入互聯網,而無需進行撥號。在重要的會議室及信息中心內等處設有光纖點,保障會議及機房的使用和具有良好的可擴展性。此外,各後勤辦公室及門口機、觸摸屏等重要設備可通過網路系統進行數據交換。重大展會期間,電信局可以在會展中心設置一臺ATM,屆時展館的實況、展館的交易情況可傳送到各主要酒店。另外,展館內可通過網路系統進行視頻直播。

會展設施的管理[1]

  會展設施的管理,對於會展的成功有著極其重要的意義。在會展活動期間要求在有限的時間內完成佈置場館、物料運輸等任務,這一切都要依賴於良好的會展設施的管理。會展設施雖然不能直接創造利潤,但是通過管理,提高會展設施額效能、控制能源的浪費、提高服務質量,可以提高會展設施創造的經濟效益。

  會展設施的管理可以分為硬體管理和軟體管理兩個方面:

  1.硬體管理

  硬體管理往往受到設施的規模、佈局、設計和裝備的影響。會展場館的位置和麵積一般是在建成的時候就已經定下來的,所以硬體管理的重點多放在會展場館的運作與成效方面。其中重點主要是以下六個方面:

  1)安全是重中之重。在會展活動舉辦期間,有大量的人員會在會展場館中短期逗留或進出會場,如展覽會的參展商、會議的出席嘉賓、各種大型活動的觀眾等。因此,會展場館一定要保證消防系統、消防、防火裝置、警報系統、廣播系統、緊急照明系統、後備發電機、控制中心等的正常運作;而且會展場館的工作人員也必須經過專業的訓練以處理隨時可能發生的火警或其他突發緊急事故。以此保證所有會展參與人員的人身安全和會展場館內的財產安全。

  2)提供舒適的環境。向場館使用者和出席會展活動的人提供舒適的環境,使活動可以順利地進行,是會展設施管理的基本責任。要保證在會展期間使用到的照明、通信等基本設施必須可以正常運行。

  3)保證物品進出便捷。會展活動的日期在確定之後,一般不可以更改。所以,運輸通道,如車道、貨梯等一定要保持通暢,以配合會展活動的要求使得大量的設備和展品可以在既定時間內順利進出會展場館。

  4)會展設施的維修保養妥當。會展設施日常的維修保養非常重要。如果由於設施的運作突然出現問題而引起會展活動的延誤甚至是中止,後果將會非常嚴重。良好的維修保養,除了可以防止設備和系統發生故障外,還可以延長設備和系統的使用壽命、提高使用效率,從而降低成本。

  5)權衡增添特別設備或器材的成本。不同類型的會議或展覽會可能需要一些非常特別的設備或器材以配合活動的進行,可以通用的設備或器材可以考慮添置,而非常用的設備或器材可以租借。增添為應付個別項目使用的設備或器材,只會增加日後的維修保養成本並且浪費儲存空間。

  6)註重環保是重要一環。會展活動經常要在會展結束後把活動使用的大量物料丟棄,這是一種資源浪費,也增加了處理廢物的支出。因此,會展場館需要儘量增加廢物的迴圈再使用。甚至可以規定不允許會展期間在場館內使用不環保的物料。

  2.軟體管理

  軟體管理是會展場館運營成功與否的關鍵所在。其中,應該重點考慮以下六個方面的因素:

  1)市場定位。會展場館的管理者應該清楚掌握市場需求、競爭環境、設施本身的規模、地理位置、周邊環境的配合等因素,來確定會展設施的市場定位,從而指定適當的經營管理策略和方針。正確的市場定位是會展設施成功運營的重要基礎。

  2)重視有經驗的專業管理人才。會展設施的管理需要專業的人才,而就目前情況,雖然會展業發展迅猛,但是提供會展設施專業培訓的門徑非常有限,有經驗的專業管理人才供應不足。因此,會展設施管理者要充分重視人才、善用人才、採取措施吸引人才。

  3)制定服務標準。會展設施的管理不僅應重視場館的規模和設備的運營,提供優質的服務同樣重要。

  4)調整使用的周期性和差異。由於會展活動大多具有周期性和差異,比如大型運動會具有周期性,而一些商業展覽會具有季節性,所以會展設施的使用率在不同的月份有非常明顯的差異。一般而言,會展場館的使用率多集中在30%-70%之間,在服務資源提供和配合方面應考慮使用率的周期性。因此,一些需要大量人力配合的服務,如餐飲、清潔、保全等可以採用外包的方式。

  5)註意租用會展設施之間的競爭。大部分會展活動都是商業性活動,適合的檔期是非常重要的,所有同類型或性質接近的會展活動經常會競爭同一檔期。會展設施的管理者要合理編配設施的檔期,避免會展活動衝突的情況出現,而且不應該只看重租金收入,而忽視設施租用者的利益。所以,會展設施管理者在處理與顧客的商業交往時,要樹立信譽度,以爭取顧客的信任。

  6)兼負服務社會的職能。由於會展設施自身的特點,所以多是由政府投資或資助的,所以在管理上,除了正常的商業運作外,也應該滿足當地非商業活動對設施的需要,兼負服務社會的職能。

會展設施的運營模式[1]

  會展設施的運營與管理決定著吸引和保留顧客的能力。因此,會展設施的運營與管理成為了會展業發展相當重要的一環。現在主要存在以下幾種會展設施的運營模式:

  1.政府運營模式

  由於會展設施具有專用性強、造價高、投資回收期長等特點,所以主要靠政府投資興建。這種所有權歸政府的會展設施多是由政府進行運營與管理的,這種政府運營模式可以分為以下兩種情況:

  1)政府全包全管模式。在這種情況下,由於政府的精力有限以及政府官僚的規章和手續,將束縛和降低會展設施的管理效率。

  2)政府委托運營模式。'政府指定某一委員會或理事會作為非營利性經營實體,來對會展設施進行管理。在這種情況下,委員會或理事會免受政府許多管理規章和程式的約束,可以提高會展設施運營的效率,但是,時間一長,由於一些政治上的庇護,由政府代理人作為會展設施管理人的優勢,也可能消失。

  2.企業運營模式

  會展設施企業運營模式的前提可能是所有權歸政府所有,也可能是歸企業自身所有。由此也可以分為兩種情況:

  1)所有權歸政府所有。在這種情況下,政府仍然可以保留對會展設施的控制權。但是,具體的運營決策是由企業作出的。企業根據自身的財政狀況、市場的需求、競爭者策略和整個社會的環境可以作出需求預測,更好地滿足已有需求並利用各種營銷手段促進需求。這有利於改善會展設施的經營狀況,提高它對社會總效益的貢獻。

  2)所有權歸企業所有。在這種情況下,會展設施的運營與管理效率最高。企業的目標就是使利潤達到最大化,如果企業對會展設施的運營不善,則意味著企業自身的虧損甚至更加嚴重的後果。

  3.其他運營模式  

  現在存在比較廣泛的會展設施運營模式是一種政府調控管理與市場多元運作相結合的模式。在這種模式下,政府在會展設施建設和管理的大方向上給予指導,進行把握;完善相應的制度,營造競爭有序的環境;對會展設施產品和服務的價格進行適當的巨集觀調控;對會展設施的運營和管理過程實行必要的監控,政府的重心轉向提供公共服務。而在市場經濟的作用下,運營與管理會展設施的企業像其他所有行業的企業一樣,遵守市場經濟的規律,在市場經濟中,註重企業自身綜合競爭力的培養,運用先進的管理技術,使得企業的利潤最大化、價值最大化。

會展設施的綜合利用[1]

  無論是廣義上,還是狹義上,會展設施的綜合利用都非常重要。會展設施的綜合利用涉及到會展設施的回報率,即會展設施的盈利能力。所以,會展設施的綜合利用程度已成為會展設施運營與管理的生命線。

  就會展活動內容橫向的五個層面——展覽、大型活動、會議、節慶活動和其他特殊活動看,會展活動的所涉及的設施主要是一些會展場館,如會展中心、酒店和體育場館;當然其中還包括展覽會中搭建層位的設施,會議中的影像設備,以及其他活動中所需要用到的工具性的設施。當然這裡的會展設施仍然是應用了它狹義上的含義。

  會展設施的綜合利用一般有兩個方面:

  一方面是會展設施在會展活動舉辦期間的的綜合利用。在會展活動中,許多設施是可以通過巧妙的安排進行綜合利用的。比如,在同一個展覽會中,可以將有相同的特點的展台或者展品安排擺放在一起,綜合利用一些服務台或者廣告展板進行宣傳;在同一節慶活動中,可以綜合利用搭建的那個舞臺進行一系列活動。

  另一方面是會展設施在不舉辦會展的平日里的綜合利用。比如,在會展場館中,作為會議主要設施的酒店在會議不舉行期間可以正常地營業;而體育場館可以通過承辦體育賽事、展覽會、招聘會、演唱會、各種集體性會議等達到綜合利用的目的。而作為展覽會主要設施的會展中心的利用率非常低,雖然現在展覽會舉辦的次數越來越多,但是大多數會展中心的閑置時間仍然較長,這使得會展中心的虧損情況屢見不鮮。因此,提高會展中心的綜合利用程度正在受到廣泛的關註。

  會展中心可以通過以下幾種途徑來提高其綜合利用的程度:

  1)建設大面積的會展中心或者聚合一定數量的會展中心在較近的區域內。大面積的會展中心意味著會展中心所有者資金實力雄厚,這是一種品質和信譽的象徵,因此,顧客自然會增加,使得會展中心的利用率提高;而且大面積也增加了會展中心在進行其他方面使用時能力,比如,面積大的會展中心就可以舉辦大型的人才招聘會,由於可以容納較多的招聘企業,所以對招聘方和應聘方都具有相當的誘惑力,因此使會展中心的利用率得以提高。

  聚合一定數量的會展中心在較近的區域內,是利用了規模經濟的原理。同時,這樣也可以在舉辦大型活動時,吸引需要有及時聯繫和交流等系列活動的顧客前來參加。

  2)最大限度地利用會展中心本身(以及本身的可利用面積)。在沒有展覽會舉行的日子,可以舉辦大型的文藝演出、品牌的打折促銷活動、各種招聘會、藝術休閑展覽等。

  3)調整會展中心維護的時間在對會展中心進行維護和更新的時候,儘量選擇會展中心的使用“淡季”。採用彈性時間,依會展中心的具體安排來調整會展中心自身的管理安排。比如,在會展中心的使用高峰期,可以用較高的報酬雇佣人員,讓其在加班時間對會展中心進行維護和更新,以避開會展中心的使用時間。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 孫明貴主編.21世紀會展專業系列規劃教材 會展經濟學.機械工業出版社,2006年03月第1版.