香港公司

會議產業

9547 171

會議產業(Meeting Industry)

目錄

  • 1 什麼是會議產業
  • 2 會議產業的特點[1]
  • 3 會議產業的分類[2]
  • 4 會議產業的產業體繫結構[2]
  • 5 會議產業對經濟發展的帶動效應[3]
  • 6 參考文獻

什麼是會議產業

  會議產業是指以規模化、集中化、現代化的手段運作會議及相關活動,帶動交通、住宿、 商業、餐飲、購物等城市相關產業發展的一種綜合性產業。

會議產業的特點[1]

  會議產業就其本質而言是一個傳遞信息的樞紐,起著上傳下達、科技推廣、交流信息等作用。它的參與者不是行政指派,而是來自於市場。吸引人們參加的唯一原因是會議符合參加者自己的需要。會議產業作為現代服務業的組成部分,具有如下特性。

  會議產業是一個與其他產業關聯度較強的產業。它緊密聯繫交通、賓館、餐飲、商業、旅游、展覽等產業,最終為客戶在異地提供一體化的信息溝通、思想交流的平臺。

  會議產業對於舉辦城市而言具有外部性。會議產業的發展具有擴大城市影響、提高知名度的作用。一個地區舉辦國際會議的多少,象徵著地區經濟、政治、文化、科技等諸多方面的雄厚實力。同樣,召開國際會議的多少也是衡量一個城市是否符合國際大都市要求的標誌

之一。

  會議產業屬於比較敏感的行業,當經濟處於不景氣時,會議產業容易受到重創。各協會活動經費減少,公司財務緊張會導致會議需求減少。國際恐怖襲擊、地區政局動蕩以及傳染性疾病蔓延(如SAILS)也會對會議產生直接的負面影響。

  就單個會議而言,參會人員的會費具有剛性特點。由於參會人員往往是代表組織參會,在住宿、餐飲和乘坐交通工具上的選擇會遵循本組織的標準或組會方的要求,且這種標準往往會高於普通游客。

會議產業的分類[2]

  按會議的舉辦單位、規模、性質、內容、活動特征及購買者營利性與否可對會議市場作如下劃分。

  (1)按舉辦單位分.

  一般認為按照舉辦單位的性質不同,可將會議分為三類,分別為公司類會議、協會類會議和其他組織會議。

  公司類會議

  公司會議的規模不一,小到幾個人,大到上千人。公司管理者強調的是信息傳遞,而公司內部信息傳遞的最基本方式之一便是會議,因此:公司類會議的數量極其龐大。有關機構在做會議數量統計時,很難準確統計公司類會議的數量,因為很多公司並不願意對外宣傳內部會議。如果將公司類會議比作冰山,那麼他們中被納入統計資料的僅是冰山一角。公司會議通常以管理、協調和技術

為主題,具體可分為銷售會議、經銷商會議、技術會議、管理者會議及股東會議等。

  協會類會議

  協會類會議在會議市場中同樣占有相當重要的位置。協會因人數和性質而互不相同,它們的規模從小型地區性組織、省市級協會到全國性協會乃至國際性協會不等。協會大致可以劃分為行業協會、專業和科學協會、教育協會和技術協會等類型。其中,行業協會被認為是會議業最值得爭取的市場之一,因為協會的成員多為業內成功管理人員。此外,協會類會議常常與展覽結合舉行,二者相輔相成,吸引了大批人流、物流、信息流。

  其他組織會議(主要指公共部門)這類會議的典型代表是政府機構會議,如許多人在電視上看到過政治l生會議。電視鏡頭中顯現的雖然是主會場,但是不難想象這類會議的背後對小型會議室、套房和宴會等設施的需求。在省市一級、中小規模的政府機構會議的召開十分頻繁,從而形成了可觀的市場。在很多國家裡,工會同樣是重要的會議舉辦者。

  (2)按會議規模分

  根據會議的規模及參加會議的人數的多少,可將會議分為小型會議、中型會議、大型會議及特大型會議,見表1。

Image:会议规模分类.jpg

  (3)按會議的性質和內容分

  年會(convention) 年會是就某一特定主題展開討論的聚會,議題涉及政治、經貿、科學、教育或者技術等領域。年會通常包括一次全體會議和幾個小組會議,年會可以單獨召開,也可以附帶展示會。多數年會是周期性的,最常見的周期是一年一次。參加年會全體會議的人員通常比較多,一般要租用大型宴會廳、會議廳,小組會議上討論的是具體問題,所租用的是小型會議室。正是由於這些特性,年會也是會議市場最為活躍的因素。

  專業會議(conference) 專業會議的議題通常是就其具體問題展開討論,可以召開分組小會,也可以只開大會。就與會者人數而言,專業會議的規模可大可小。

  代表會議(congress) 這個詞最常在歐洲和國際活動中使用。他常指在本質上同conference這樣會議相同的事件或活動。只有在美國,這個詞是用來指立法機構。(代表)大會的出席人數差別很大。

  論壇(forum) 論壇的特點是反覆深入的討論,一般由小組長或者演講者來主持。論壇可以有許多聽眾參與,並可由專門小組成員和聽眾就問題的各方面發表意見和看法。兩個或更多的講演者可能持相反的立場,他們對聽眾發表講演而不是互相講給對方聽。主持人主持討論會並總結雙方觀點,允許聽眾提問。所以會場必須對這種論壇會議提供多個話筒。

  座談會{symposium) 由一位主持人(moderator)主持,由一小群專家為座談小組成員(panelist)針對專門課題提出其觀點再進行座談。有時僅限座談小組(panel)自行討論,有時也開放和與會者相互討論。

  講座(1ecture)

  研討會、專家討論會、討論會(seminar) 一項集會(meeting)或該集會另外為了對共同有興趣的某一或某些主題舉辦進行公開討論的討論會。與會者的身份等先均要被認可,其過程一般是由一位主持人(moderator)主持,先請各討論成員(panelist)或發言者(presenter)對與會者發表不同甚至相反的意見與想法,再進行反覆的討論,最後由主持人做出結論。

  專題討論會(workshop) 由某一領域內的一些專家集會,就某一特定主題請專家發表論文,並共同就問題加以討論做出建議。它類似forum,參與人數較多,期間在2—3天左右,進行方式較為正式,且較少如forum有妥協的性質。

  專門小組就某一問題公開進行的討論會(panel)
  培訓性會議{trainingsessions)
  獎勵會議(incentivemeetings)
  (4)按會議的活動特征分

  商務型會議 一些公司、企業因其業務和管理工作發展需要在飯店召開的商務會議。出席這類會議的人員一般是企業的管理人員和專業技術人員。他們對飯店設施、環境和服務都有較高的要求,且消費標準高。召開商務會議一般選擇與公司形象大體一致或更高層次的飯店,如大型企業或跨國公司一般都選擇當地最高星級的飯店。商務型會議在飯店召開常與宴會相結合,會議效率高、會期短。

  度假型會議 公司等組織利用周末假期組織員工邊度假休閑,邊參加會議。這樣既能增強員工之間的瞭解,以及企業自身的凝聚力,又能解決企業所面臨的問題。度假型會議一般選擇在風景、名勝地區的飯店舉辦。這類會議通常會安排足夠的時間讓員工觀光、休閑和娛樂

  展銷會議 參加商品交易會、展銷會、展覽會的各類與會者入住飯店,住店天數比展覽會期長一兩天,同時,還會在飯店舉辦一些招待會、報告會、談判會和簽字儀式等活動,有時晚間還會有娛樂消費。另外,一些大型企業或公司還可能單獨在飯店舉辦展銷會,整個展銷活動全在飯店舉行。

  文化交流會議 各種民間和政府組織組成的跨區域性的文化學習交流的活動,常以考察、交流等形式出現。

  專業學術會議 這類會議是某一領域具有一定專業技術的專家學者參加的會議,如專題研究會、學術報告會、專家評審會等。

  政治性會議 國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題召開的各種會議。會議可根據其內容採用大會和分組討論等形式。

  培訓會議 用一個會期對某類專業人員進行有關業務知識方面的技能培訓或新觀念、新知識方面的理論培訓,培訓會議可採用講座、討論、演示等形式。

  (5)按會議購買者是否營利性分

  營利性組織會議 如公司會議、產業性協會會議。

  非營利性組織會議 主要是指政府單位。非營利性組織市場中一個最重要的市場細分是社交、軍人、教育、宗教和聯誼團體的集合組織。該團體的縮略語形式為SMERF。

會議產業的產業體繫結構[2]

  毫無疑問,會議產業屬於服務業,但其涉及範圍卻非常廣泛。每1元會議收入可以帶動相關行業10~15元的收入。會議經濟涉及很廣,從上游到下游,從酒店餐飲到旅游、廣告、設計、裝潢、市場調研等,且帶動性很好,能夠帶動服務、交通、旅游、住宿、餐飲等相關產業的發展,見圖1。

Image:会议产业带动相关产业的发展.jpg

  會議產業的整個產業體系由“購買者”、“提供者”、“中介機構”和“其他相關組織’’構成。其中,購買者分“公司類購買者”、“協會類購買者”和“公共部門類購買者’’等,提供者包括會議地點、舉辦地和其他提供者。中介機構含各種代理商和中間商如PCO(專業會議組織者)、DMC(目的地管理公司)及會議產品生產公司等。此外,會議產業中還涉及新聞媒體機構、培訓機構等其他相關組織。

  購買者是指會議的組織者和策劃者。他們常常雇佣各種“代理”服務。與此同時,提供者也與中介單位進行全方位的廣泛合作。購買者、提供者和中介機構又時時需要其他相關組織的支持和合作。具體來說,會議產業的產業鏈由以下各部分組成。

  (1)購買者

  公司類購買者 系指為公司性組織而工作的會議組織者。公司性組織則是指主要以盈利為目的、從而為了對其所有人提供財政收益而興辦的公司。其所有人可以是家族式企業的所有人,也可以是大的上市公司的股東,可以是製造公司,也可以是服務公司。

  專門設立會議或活動管理部門的公司為數甚少,大多數公司把主辦會議的工作轉交給代理機構去做。從廣義上來講,大多數這種公司活動都由銷售和市場部、培訓和人力資源部以及中心行政管理部門(包括公司的秘書在內)具體負責操辦。這些相關負責人員常常變化很大,有的時候他們的任務可能只是獲取舉辦某項活動的可能地點的信息;而有的時候則是讓他們全權負責活動的策劃和運作。

  會議的決策(選址、預算、活動的規模、演講人、會議的策劃程式內容等)由公司類的會議組織者、部門經理或總經理,或者一組顧問人員負責。決策過程直截了當,動作快捷。公司類活動有諸多不同的類型,規模也各不相同。公司的活動分為內部活動和外部活動。內部活動的與會者都是公司的員工(例如銷售會議、管理大會、全體員工會議等)。而外部活動則是客戶關係管理戰略的重要組成部分,公司想通過這種形式與他們的重要客戶建立一種長久的關係。

  協會類購買者 協會類會議組織者和購買者範圍廣泛,通常是指一些非盈利性組織,是為其會員和規模較大的社團提供服務,這其中包括專業類或貿易類協會和機構、志願者協會和學會、慈善團體、宗教組織、政黨、貿易聯合會等。

  協會的決策過程與公司部門有所不同。許多較大的協會,即使設有組織會議的專職人員及有時設有活動的組織部門,通常也都要有會員選出的管委會決定到哪裡召開年會。全國性的協會一般遵循幾種模式,或者輪流主辦他們的主要年會。由於協會類會議規模較大,所以常常要在專門的會議中心或會展中心召開。

  公共部門類購買者 公共部門在許多方面與協會部門毫無二致。如地方政府和市政府、中央政府的各個部門、教育團體以及醫療衛生服務機構等。這些組織都是非營利性的,可以使用公共資金。即便如此,仍有一種明顯的趨勢,即這些公共部門的組織都訂購較高標準的設施。

  工商企業類購買者 這種購買者一旦在商業或科技領域發現熱點,就會策劃和組織一個會議,邀請高層次的演講人和專家對這個熱點問題進行演講、討論和辯論。工商企業類購買者的目的,是向願意付費參加會議的任何人出售會議的參與機會。這種類型的會議一般都是由出版社、貿易協會、科研團體或個體會議組織者等組織的。

  (2)提供者

  提供者系指從外部租用會議地點、舉辦地和其他專門服務的部門。在這些提供者中,專門從事會議業的很少。我們把會議業的提供者劃分為三種主要類型,即會議地點、舉辦地、其他。

  會議地點 主要指飯店(賓館)、專門的會議中心、大學和其他學術機構、國家或市政會議地點等。

  ·一般飯店(賓館)占到了全部會議地點的大約2/3到4/5,這對於公司會議市場尤為重要。加入會議市場的飯店(賓館)的主要類型有:城市的中心飯店,距國家和國際交通設施較近的飯店,國家級賓館。但是也可以看到,一般的酒店已經認識到已有的標準多功能廳已經不能滿足當代會議組織者的要求,在會議室設施和設備的改擴建時還應該投入比較大的資金,以建立會議產品的品牌。

  ·專門的會議中心,既可以提供住宿也可以不提供住宿,專門用於舉辦會議時使用,可接納成百甚至上千人的活動。

  ·大學和其他學術機構的會議地點,主要是一些學術會議,經常會選擇在大學等學術機構的會議地點召開,但會議條件往往會受到一定的限制,現在投資建造會議設施的學術性會議地點數量也在不斷增加。

  ·國家或市政會議地點,主要是一些公共部門的會議場館,比較有專業性。

  ·不常用的會議地點,不常用的會議地點之所以能夠具有吸引力,是因為他們能夠給會議帶來一種特殊的氣氛,多年之後在人們的心目中留有記憶。

  舉辦地 既可以是一個國家(國家性舉辦地),也可以是某個國家內的沒有明顯界限的不連續的區域。每個會議舉辦地都必須含有一系列有助於吸引會議商務的會議地點、設施、景點、支持服務和適當的基礎設施。

  其他提供者 為了向會議的購買者提供全方位的服務,會議業必須利用許多不同提供組織所提供的服務,包括:視聽設備承包商;遠程通信設備提供者;交通業主;翻譯;宴會後發言人,演出者,花飾承辦人,展覽會和展示會的承辦人,開發電腦軟體的公司等。

  (3)代理和中介機構

  “代理”系指各種既是提供者又是購買者的不同組織。他們代表客戶行使購買職能,作為中介人,通過協議幫助策劃和運作會議或類似的活動。代理的形式多種多樣,其含義也混淆不清。下麵是會議業記憶體在的主要的中介機構的類型。

  專業會議組織者 專業會議組織者又稱為專業會展組織者,他們常常縮寫為PCO(還可能稱為活動管理公司)。幫助組織會議的PCO的職能:①研究和推薦地點;②幫助策劃會議及相關社會活動項目;③為與會者預訂住宿,策劃與會議同時舉辦的展覽和展示會;④編製預算和處理會議的全部財務問題。PCO一般要向客戶組織收取管理費用。主要包括以下內容。

  ·會議選址、預訂和聯繫

  ·與會代表住宿的預訂和管理

  ·活動的營銷,包括會議程式和宣傳材料的策劃、公關和傳媒的協調以及向管委會和董事會提交報告

  ·會議程式的策劃、發言人員的選擇和情況簡介

  ·提供會議的秘書,處理代表的登記事務、會議人員的招聘和情況介紹、協調代表的旅游安排

  ·組織展覽和展示,包括銷售和營銷

  ·咨詢和協調視聽服務和活動的生產,包括提供多語種的翻譯服務

  ·策劃會議的招待服務工作,聯繫要人、參加會議和宴會的人員,以及獨立的招待服務公司·安排社會活動,旅游項目和技術性的參觀訪問

  ·安排安全事務和健康咨詢

  ·記錄、抄錄和編製擬出版的會議錄,製作宣傳海報,加工文摘

  ·準備會議專款,管理活動的收入和開支、編製舉辦會議、展覽會和衛星會議的收入處理增值稅和保險事務

  ·準備與會議地點和其他提供者的合同

  會議生產公司 這種公司專門操辦會議:設計和為會議配置設備、提供照明和音響系統、展示技術(例如VCD或DVD、數據投影、背部投影、高射投影、衛星會議、網路廣播),以及特殊效果。他們專長於視聽和通信技術,但要求他們的技術必須適於不同客戶的需求。他們還需要有創意和舞臺佈置技巧,因為會議都必須作專業舞臺設計,並應當為與會人員留下難忘的、鼓舞人心的經歷。

  舉辦地管理公司 舉辦地管理公司(DMC)是獎勵旅游市場中的專業主體(還可以對會議的組織者提供服務,特別是對境外組織會議提供服務)。DMC是一種地方性服務組織,他根據對舉辦地的深刻瞭解和對獎勵和動因市場的需求,提供咨詢服務、舉辦有創意的活動和提供合理的模範管理。由於提供的這些服務專業性都很強,所以需要支付費用和支付委托費用。當某個購買者知道他想在某個特殊舉辦地組織一次獎勵會議時,他就可能雇佣某個DMC的服務,尋找地點、預訂客房、幫助安排交通工具,以及計劃旅游線路和社會活動項目(例如,特殊興趣的參觀、主題公園及一些不常見到的活動),甚至提供獎勵給獲獎人的獎品。

  我們可以看到,PCO和DMC的工作之間有明顯的重疊。目前,DMC常常必須具有PCO的某些專門知識。

  商務旅游代理公司 這是旅游代理的一種形式,但主要是滿足商務用戶而不是大眾的需求。他們的工作主要是,預訂機票、車票以及客房。在國內主要表現為一些旅行社的形式,另外也出現了虛擬的電子商務服務形式,比如攜程網。這些商務旅游代理公司能很專業地得到適當的票價並解決商務人員的出行和住宿問題。

  其他代理公司 這些公司部分行使為其客戶組織會議的職能,但這種工作通常並不是他們的工作重心。這些公司主要有:公共關係和廣告咨詢公司(例如他們組織大會和討論會、新聞發佈會、產品發佈會),管理咨詢公司(組織靜修會、小型會議、培訓活動),培訓公司(舉辦培訓班、激發積極性的團隊建設活動)

  (4)其他相關組織

  此外,會議產業中還涉及新聞媒體機構、培訓機構等其他相關組織。新聞媒體機構為會議的組織和運作發佈信息,宣傳造勢;而培訓機構作為“造血工廠”,為會議產業的各環節提供各種專業人士,從而保證整個產業的長遠發展。

  (5)中國會議產業的基本體繫結構

  通常來說,會議產業以兩種基本結構為主:一種是不含中介代理,還有一種是含中介代理。中國現在大多是不含中介代理,會議酒店採取直接營銷,公共部門會議場所無或少此類經營。

  無中介代理(見圖2) 目前國內會議組織的意識並不是很強,所以會議大多以這種形式出現。正如前面所講的購買組織內選出專人對會議進行操辦,很大程度上承擔了PCO的職責,所以也造成了會議不專業,服務不到位,效果不理想等負面的影響。而提供者則是主要以會議場地為中心進行一系列服務,在很大程度上承擔了DMC的職責。實力較強的會議場地企業也可能有其他一些提供者企業的業務如汽車租賃等,自己成立會議生產公司。

Image:无中介代理的会议产业.jpg

  編製預算是任何會議活動成功的保證。無論會議是為公司類組織承辦的,還是為“非營利性”部門中的組織承辦的,財務管理都同等重要。然而,兩者之間又存在主要的差別:

  ·在公司類部門中,預算是由公司制定的。既可以按每項活動作預算,也可以按年度對若幹項需要資助的活動作總預算。預算要包括與會人員的消費以及策劃、宣傳和舉辦會議時所發生的成本。

  ·在非營利部門中,會議必須產生收入,與會人員須支付費用作為成本。會議在設計時要考慮到自負盈虧。營利部分有時被作為啟動資金,以供下次活動的最初宣傳和策劃工作使用。

  在政府和公共部門中,可採用上述任何一種方式.

  有中介代理 除了購買者直接與提供者合作操作的方式以外,國內部分會議的組織過程中還引入了中介代理。這些中介代理包括專業會議組織者PCO、會議生產公司、舉辦地管理公司DMC及商務旅游代理公司等。

Image:有中介代理的会议产业.jpg

  購買者和中介代理的有效溝通是會議成功舉辦的關鍵,二者問溝通傳遞的重要信息有:會議或活動的性質和主要目標,活動的持續期限(包括主席台、展台啟用和撤會時間),提議的天數(以及可能的靈活性),與會人員、陪同者、展商和演講人的數量,選擇的地區,尋找的會議地點的類型、空間和會議要求,以及會場的佈局,所需要的技術和視聽設備,是否要使用專門的會議服務公司,餐飲要求及其特殊的安排(例如私人聚餐、接待、娛樂項目),住宿(客房的數量和類型),社會活動項目及要求;預算;聽取情況反饋的截止時間和決策過程的細節等。

會議產業對經濟發展的帶動效應[3]

  會議產業被認為是高收入、高盈利、帶動力強的環保型朝陽產業。作為會議產業排頭兵的會展業,其利潤率大約在20%~25%之間。還可以帶動商貿、影視、信息、餐飲、賓館、交通、娛樂、服裝、旅游、廣告和印刷等相關產業的發展。

  1.直接收益

  1)場租收益

  2)城市交通

  3)航空運輸

  此外,對於交易會、博覽會、產品展示會而言,承辦方的廣告收入也非常可觀。一個地方舉辦會議,不僅可以帶動當地的發展,周邊地區也有機會跟著受惠。

  2.間接收益

  1)服務業

  2)旅店業

  3)餐飲業

  4)旅游業

  5)房地產業

  6)零售業和手工業

  7)通信業

  8)城市建設

參考文獻

  1. ↑ 北京旅游發展研究基地主編.北京旅游發展研究報告 2009.旅游教育出版社,2009.09.
  2. 2.0 2.1 過聚榮著.會展導論.上海交通大學出版社,2006.2.
  3. ↑ 王首程編著.會議管理.高等教育出版社,2008.12.