香港公司

溝通聯絡

9547 171

目錄

  • 1 溝通聯絡法概述
  • 2 溝通聯絡的方法
    • 2.1   一.發佈指示
    • 2.2   二.會議制度
    • 2.3   三.個別交談

溝通聯絡法概述

  溝通中的方法是多種多樣的,除了正式溝通法和非正式溝通法的溝通形態等具體的方法外,還應包括發佈命令、會議制度、個別交談等。溝通的方法運用要隨機制宜,因人而定。

溝通聯絡的方法

  一.發佈指示

  在指導下級工作時,指示是重要的。指示可使一個活動開始著手、更改或制止,它是使一個組織生機勃勃或者解體的動力。

  (一)指示的含義。指示作為一個領導的方法,可理解為是上級的指令,具有強制性。它要求在一定的環境下執行任務或停止工作,並使指示內容和實現組織目標密切關聯,以及明確上下級之間的關係是直線指揮的關係。這種關係是不能反過來的,如果下級拒絕執行或不恰當地執行了指示,而上級主管人員又不能對此使用製裁方法,那麼他今後的指示可能失去作用,他的地位將難以維持。為了避免這種情況的出現,可在指示發佈前聽取各方面意見,對下級進行訓導,或將下級儘可能安排到其他部門工作。

  (二)指示的方法。管理中對指示的方法應考慮下列問題。

  1、一般的或具體的。一項指示是一般的還是具體的,取決於主管人員根據其對周圍環境的預見能力以及下級的響應程度。對授權持有嚴格觀點的主管人員傾向於具體的指示,而在對實施指示的所有周圍環境不可能預見的情況下,大多採用一般的形式。

  2、書面的或口頭的。在決定指示是書面的還是口頭的時候,應考慮的問題是:上下級之間關係的持久性、信任程度,以及避免指示的重覆等。如果上下級之間關係持久,信任程度較高,則不必書面指示。如果為了防止命令的重覆和可法上的爭執,為了對所有有關人員宣佈一項特定的任務,則書面指示大為必要。

  3、正式和非正式的。對每一個下級準確地選擇正式的或非正式的發佈指示的方式是一種藝術。正確採用非正式的方式來啟發下級,用正式的書面或口述的方式來命令下級。

  二.會議制度

  指導與領導工作的實質是處理人際關係,而人與人之間的溝通是人們思想、情感的交流,採取開會的方法,就是提供交流的場所和機會。會議的作用表現在:

  (1)會議是整個組織活動的一個重要反映,是與會者在組織中的身份、影響和地位等所起作用的表現。會議中的信息交流能在人們的心理上產生影響。

  (2)會議可集思廣益。與會者在意見交流之後,就會產生一種共同的見解、價值觀念和行動指南,而且還可密切相互之間的關係。

  (3)會議可使人們瞭解共同目標,自己的工作與他人工作的關係,使之更好地選擇自己的工作目標,明確自己怎樣為組織作出貢獻。

  (4)通過會議,可以對每一位與會者產生一種約束力。

  (5)通過會議,能發現人們所未註意到的問題,而認真地考慮和研究。會議的種類主要有工作彙報會、專題討論會、員工座談會等。必須強調的是,雖然會議是主管人員進行溝通的重要方法,但決不能完全依賴這種方法。而且,會議要有充分準備,民主氣氛濃厚,講求實效,切忌“文山會海”的形式主義。

  三.個別交談

  個別交談就是指領導者用正式或非正式的形式,在組織內外,同下屬或同級人員進行個別交談,徵詢談話對象對組織中存在問題和缺陷提出他自己的看法,對別人或對別的上級,包括對主管人員自己的意見。這種形式大部分都是建立在相互信任的基礎上,無拘無束,雙方都感到有親切感。這對雙方統一思想、認清目標、體會各自的責任和義務都有很大的好處。在這種情況下,人們往往願意表露真實思想,提出不便在會議場所提出的問題,從而使領導者能掌握下屬人員的思想動態。在認識、見解、信心諸方面容易取得一致。

  總之,溝能的方法是多種多樣的。前面所述的溝通的形態和溝通的網路都屬於溝通的方法,除此之外,還應包括發佈指示、會議制度、個別交談等。