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物業管理信息化

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目錄

  • 1 什麼是物業管理信息化
  • 2 物業管理信息化的目標[1]
  • 3 物業管理信息化的必要性[1]
  • 4 物業管理信息化的重要作用[1]
  • 5 相關條目
  • 6 參考文獻

什麼是物業管理信息化

  物業管理信息化是指電腦技術、網路通信技術自動化控制技術、資料庫技術和現代管理理論在物業管理中的綜合運用,最大限度地開發、利用和共用物業管理信息資源的過程。從技術應用的角度看,物業管理信息化是信息技術在物業管理中的推廣過程;從信息使用的角度看,物業管理信息化是提高物業管理信息資源的使用程度或提高物業管理知識資源的挖掘程度的過程;從最終用戶的角度看,物業管理信息化是對物業管理活動和物業管理流程再造的過程;從物業管理行業發展的角度看,物業管理信息化是促進物業管理由粗放型管理向集約型管理髮展的過程;從物業管理的角度看,是物業管理業務(專項業務、社區業務、多種經營業務等)的全面信息化,是企業內部流程(物流、資金流、信息流、服務流、工作流)的全面信息化,是企業與外部組織整合的信息化。

  物業管理髮展的時間較短,物業管理信息化發展較其他行業晚,隨著物業管理向智能化、網路化、集成化的方向發展,物業管理信息化的程度將會越來越高。

物業管理信息化的目標[1]

  物業管理信息化的總體目標是以先進的電腦和通信技術為主要手段,以實現企業關鍵業務應用為導向,搭建一個覆蓋全物業的統一業務管理平臺。

  具體目標如下:

  ①實現物業管理企業業務管理的標準化;

  ②實現物業管理企業業務管理的一體化;

  ③實現資源共用、信息共用、高效協同的處理機制;

  ④為物業管理企業建立一個即時有效的工作流程式控制制協同管道,建立高質量、高效率的信息網路,為領導提供一個方便有效的事件跟蹤、監督和輔助決策手段。

物業管理信息化的必要性[1]

  伴隨著物業管理企業的增多,市場競爭越來越激烈,面對激烈的市場競爭,如何提高管理水平,降低運營成本成為當前物業管理企業普遍關註的話題。業主權益意識也在不斷增強,對物業管理企業的管理水平提出了更高的要求。小區和寫字樓業主都開始考慮物業管理企業的服務質量,業主也有了自由選擇物業管理企業的權利。服務不好的物業管理企業,其生存都成為問題。所以物業管理理念開始從當初的“管理者”轉變為真正的“服務者”。誰的服務好將成為業主選擇考核物業管理企業的首要條件。

  但由於物業管理服務涉及內容太多,如竣工總平面圖,單體建築、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料和保管;為相關單位代收供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視

等有關費用;物業費的收支管理及公司自身的日常管理等。特別是走上規模化經營的物業管理企業,如何有效協調管理好各個分支機構也是個問題。

  傳統的物業管理企業主要面臨著以下問題。

  ①傳統物業管理各物管部門諸多業務處理和操作工序繁雜,手工統計彙總工作量大、信息可靠程度差;

  ②缺乏標準化、規範化的科學管理手段,導致物業管理處、物業管理部門在理解、貫徹、執行公司政策和法規方面存在差異;

  ③各種經營決策所需的數據採集難、準確率低,所得數據具有滯後性;

  ④物管數據資源的編碼和分類管理不科學,庫存材料、物品的採購、人庫與出庫管理體系雜亂難以進行數據的統計、分析和決策;

  ⑤隨著物業管理市場成熟,擁有總公司、區域公司管理處三級組織機構的大型物業管理企業紛紛出現,物業管理集團化運作成為主流。物業管理企業的多個管理處所管轄的物業在地域上比較分散,管理上容易形成多個“信息孤島”,信息和數據無法有效共用、公文下達上傳速度慢、溝通困難、信息傳遞失真;

  ⑥企業領導無法對業務過程和企業資源進行科學、有效、及時的優化配置和監管;

  ⑦對用戶的計費和收費不能直觀監控和催繳;

  ⑧不能嚴格依照物業設備

的要求進行定期保養,致使設備的正常使用壽命大大縮減;

  ⑨對於外部信息,特別是互聯網提供的信息開發和利用得還不夠;

  ⑩難以充分利用社區設施和業主資源,開展可盈利的增值服務內容等。

  要改變這種狀況,提升企業管理水平,最直接、最有效的辦法就是實現管理手段的信息化,通過信息系統的輔助管理,能輕鬆解決手工時代無法剋服的種種弊病。比如,因人員流動,物業管理企業經常出現因人員更替引起相關管理數據單不能正常交接的現象,而這些數據單通常涉及客戶服務以及收費記錄等,很可能由此引起糾紛。引入信息系統後,不但可以實現無紙化辦公,日常管理數據也會及時記錄存入資料庫,並且通過系統的許可權管理,數據能得到很好的保護,避免造成管理糾紛。

物業管理信息化的重要作用[1]

  物業管理信息化是一項系統工程,需要對物業管理企業的操作層、管理層、決策層等管理的各個層次進行需求分析和詳細規劃,改變不符合規範的操作流程和作業,重組企業組織結構和人員配置,優化管理過程。物業管理信息化重要的一環是根據物業管理企業的具體情況建立物業管理信息系統。物業管理信息化對企業的具體影響如下。

  1.實現物業管理的可視性和可控性

  物業管理信息化的實施有利於建立高效、清晰的業務流程

、明確各崗位職責、提高各業務環節的工作效率、最大限度地減少管理漏洞和人為因素的干預、提高企業運營和管理效率、從根本上提高企業的行業競爭性。

  2.全方位的快速查詢,減少重覆勞動

  物業管理中房產資料、業主資料以及文件檔案的數量龐大,手工整理、統計彙總工作量大而煩瑣,查詢某房產或業主資料往往需要較長的時間。通過電腦輔助管理,可以隨時按業主名稱、房號、房類、朝向、面積等多種條件任意查詢,減少大量重覆工作,大大提高工作效率。

  3.完整的工程及服務檔案,提高管理水平

  物業管理除了涉及房產、業主和客戶管理之外,更需要提供工程設施維護、維修、裝修服務與管理。電腦網完整的工程檔案與服務檔案可以使管理人員隨時瞭解最新的情況,更可以規範維護、服務標準,幫助管理人員合理安排工作時間。

  4.各項費用自動計算,減少人工差錯與負擔

  物業管理中一項重要的工作是各項費用的計算、統計、彙總,然而由於費用項目較多、計算方法煩瑣,手工操作差錯率較高,工作負擔繁重。電腦管理利用了電腦運算速度快、準確率高的特點,使得各項費用的計算、統計、彙總工作既簡單、方便,又輕鬆自如。

  5.自動控制各項費用收繳,保證公司收益

  管理費用的收繳是管理公司能夠正常運營的保證。通過客戶自覺繳費和人工催費,往往效率較低,難以應付自如。電腦管理可以隨時監控客戶繳費和欠費情況,自動列印繳費通知書和催款通知書,提高收費效率,使收費工作應付自如,提高資金的回收速度。

  6.靈活、準確的收費,提高財務工作效率

  管理面積越大、戶數越多,財務工作越繁重,大量水電費、管理費等其他費用收費不但繁雜,而且容易產生差錯。用電腦管理收費,靈活性、準確性大大提高,客戶不但可以分項付款,還可以預付各項費用,大大降低財務收費人員的勞動和工作強度。

  7.全面的統計分析,實現決策科學化

  物業管理信息化所包含的決策支持系統能夠快速、自動地進行各種數據統計和決策分析,為管理決策提供了豐富的材料和可信的依據,從而便於決策者從各種決策方案中選擇最優的決策方案,採取正確的企業行動。因而管理信息化促進了物業管理企業決策的科學化。

  8.加強企業內部信息溝通,規範企業內部管理,提高工作效率

  網路化的物業管理信息系統,能夠實現系統內部信息及數據資源的共用,加強企業內部的信息溝通;能夠規範業務處理流程、加強過程式控制制。從而提高整個企業的團隊協同工作能力和工作效率

,構建企業扁平化的管理架構。

  9.動態、合理調配企業資源

  採用ERP軟體思想設計的物業管理信息系統,能夠實現企業動態資源的過程式控制制。

相關條目

  • 物業管理市場化
  • 物業管理現代化
  • 物業管理社會化
  • 物業管理專業化
  • 物業管理品牌化
  • 物業管理集團化

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 韓朝,王武魁,夏春鋒.物業管理企業信息系統開發與維護.清華大學出版社,2009.10