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聯合需求規劃

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聯合需求計劃(Joint Requirement Planning,簡稱JRP)

目錄

  • 1 什麼是聯合需求計劃
  • 2 聯合需求計劃的策劃步驟[1]
  • 3 聯合需求計劃的優點[2]
  • 4 參考文獻

什麼是聯合需求計劃

  聯合需求計劃亦稱聯合需求規劃,是通過一個高度結構化的小組會議,分析問題,定義系統需求,大多數JRP會議會延續3到5天,但是偶爾也會出現持續2周的情況。任何一個成功的JRP會議都依賴於一個合適的計劃並有效地執行既定的計劃。有些準備是必須在JRP會議前完成的。在策劃一個JRP會議前,系統分析員必須和發起人協商決定在JRP會議中討論議題的範圍。確定組織對每個JRP會議的要求和期望也是非常重要的。通常,可以通過與系統項目有關的部門員工進行面談來瞭解人們的要求和期望。最後,在準備過程中,系統分析員必須確認發起人對會議必需的人員、時間以及其他必要資源的承諾。

聯合需求計劃的策劃步驟[1]

  策劃一個JRP會議包括三個步驟:選擇JRP會議地點,選擇JRP與會者,準備JRP會議議程。具體情況如下:

  (1)選擇JRP會議地點

  如果可能的話,JRP會議不應該在組織(公司)的工作場所舉行,而應在遠離日常工作地點的地方舉行,這樣可以讓與會者集中精力考慮組織信息系統的問題及其他JRP會議的相關活動,避免在日常工作地點經常被一些事情打斷。最後不管會議地點在什麼地方,所有與會者都不得無故缺席而去處理日常事務。

  JRP會議需要一定數量的會議室。一個能容納所有與會者的主會議室是必要的。如果人數很多,還需要有一些小的會議室以便分組討論一些特殊問題和議題。

  主會議室應該包括桌子、椅子以及其他與會者必須的一些設備,如黑板、幻燈機、投影儀等等。會議室中還應該為記錄員準備電腦以便其很好的記錄會議中大家提出的問題和看法,電腦中應該有支持各種文本的不同軟體以及設備。這些軟體包括CASE工具、文字處理軟體(word)、電子錶格(Excel)、演示工具(PowerPoint)、原型開發軟體,工具包括複印列印設備等。電腦設備應該放在會議室後面以免分散與會者的註意力,會議的中心內容是和與會人員的交流而非會議室設備。

  最後,會議室還應該為與會者準備筆記本、鉛筆,為所有人員準備好胸牌和座位卡。會議還要準備休息時的甜點和飲料,讓與會者感到舒適放鬆是非常重要的,因為JRP通常會持續一天且強度較高。在一些文獻中,甚至還介紹了會場的佈置要求。

  (2)選擇JRP與會者

  前面提到的JRP會議的需求和最終期望應該由系統分析員、發起人和管理者共同提出,而選擇一個合適的主持人也是這些人應該首先考慮的。最好的情況就是組織內部有一個有經驗的JRP主持人。因為他對組織相對組織以外的人要熟悉得多。如果沒有,則要另外請經過必要培訓的人來主持JRP會議。也有許多公司也寧願從外部聘請一個有經驗的主持人,以免會議中因為主持人的原因而對一些問題產生偏見。

  會議也需要選擇多個記錄員。南於會議議題很多,強度也較高,記錄員必須有充分的相關技巧(Word,CASE等),通常可從組織的IT部門選擇。這些記錄員的分工可能不同一一一個記錄員負責記錄會議展示的相關材料,其他記錄員負責記錄會議中討論的諸如發展數據模型、流程處理模型及原型等技術需求和問題。除了記錄員以外,會議也必須包括一定數量的IT專家,他們的職責就是聽取員工和管理者的需求。通常涉及到系統項目的IT人員都應該參加JRP會議。當會議中遇到一些特別的技術問題時也應該由IT專家來加以解釋。

  最後,系統分析員要和管理者一起從組織內部挑選一定數量的員工。這些員工應是涉及各個部門、有代表性並能清楚的表達相關問題的人員。值得註意的是,一些部門經理可能對一個部門的一些主要負責人依賴性較強,也恰恰是這些人對組織運作、存在的問題以及需求最為瞭解。系統分析員應該和這些部門經理達成一致讓這些員工參與其中。

  (3)準備JRP會議議程

  充分的準備是JRP會議成功的關鍵。JRP主持人必須準備好整個會議的議程併在會議前發放到每個與會者手中。議程中應該包括每次會議的議題及時問、地點。

  議程分3個部分:開始、討論和結束。在開始時應該強調會議的目的、規則並調動與會者的積極性。討論部分應該充分調動每個人對議題充分發表意見和看法並儘量達成一致。最後結束部分應該對會議做出總結並提醒全體人員還沒有解決的問題。

  一個好的JRP會議主持非常重要。JRP會議以開會致詞、介紹與會人員以及概述議程和會議目的開始。會議主持人以準備好的底稿為基礎來主持會議。為了成功的主持會議,主持人應該註意:無特殊原因不得偏離會議議程;嚴格按時問表展開各個話題;確保記錄員能有效工作;避免會議中使用行話;隨時解決某一話題所導致的衝突;會議中有足夠的休息時間;鼓勵達成多數一致意見;鼓勵所有與會人員發表意見和看法,避免成為某幾個人的會議;確保每個人都能遵守會前定下的會議規則。

  會議的一個重要目標是收集儘量多的意見和看法來解決某個問題。實現這一目標的一個方法就是頭腦風暴法。頭腦風暴法(集體自由討論)是在群體會議中收集想法的技術。與會者被鼓勵在短時問內說出儘量多的想法,其他人員在這一過程中不對這些想法發表任何評論。

  在頭腦風暴中與會者可以說出任何他覺得對的想法,而為了達到既定效果,有些規則也必須遵守:

  1)確保與會者不受外界干擾。

  2)確保每個人知道這一會議的目的(收集想法)和要解決的問題。

  3)指定一個專門的人來記錄各種想法,最好是用投影儀把這些想法打出來讓所有的人都能隨時看見。

  4)提醒每個與會者頭腦風暴的特殊要求——自發性,任何一個想法一齣現就馬上說出來。在會議中不允許批評、分析和推理。會議中的任何一個想法都是有用的。強調想法的數量而不是質量

  5)在會議結束後再去分析、提煉、合併各個想法。

  如前面所提到的一樣,一個成功的JRP會議很大程度上取決於詳盡的計劃和JRP主持人的技巧。這些技巧通常是由培訓或者經驗積累來逐漸提高。為了更好地進行以後類似的JRP會議,JRP會議後面一般會讓與會者來完成一個評價性的調查問卷。

  JRP會議最後會有一個會議總結報告,主要內容是會議中與會者對組織系統的問題以及需求所達成一致意見和還存在的問題。

聯合需求計劃的優點[2]

  聯合需求計劃作為一種調查研究和開發方法具有許多優點。許多公司正開始實現這些優點並正在把JRP引入到各自的方法學中。有效組織的JRP會議具有以下優點:

  • JRP積極地將用戶和管理人員引入到開發項目中(鼓勵他們作為項目的主人公)。
  • JRP減少了開發系統所需的時間,這是通過用小組會議代替傳統的、耗時的一對一地與每個用戶和管理人員面談實現的。小組會議有助於獲得用戶和管理人員的一致意見,解決互相矛盾的信息和需求。
  • JRP把原型化技術包括進來作為一種證實需求和獲得設計建議批准的手段,此舉利用了原型化技術的優點。

  JRP會議的成功取決於JRP會議主持人及其計劃與主持JRP會議的能力

參考文獻

  1. ↑ 馮海旗,王景光,曹懷虎編著.信息系統管理工程.機械工業出版社,2009
  2. ↑ (美)JEFFREY L.WHITTEN LONNIE D.BENTLEY著 肖剛 孫慧等譯.系統分析與設計方法(原書第七版).機械工業出版社,2007