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輔助帳簿

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備查賬簿(Memorandvn)

什麼是備查賬簿?

  亦稱備查簿、備查登記簿或輔助賬簿。是對序時賬簿和分類賬簿等主要未能記載或記載不全的經濟業務進行補充登記等。設置和登記備查賬簿,可以對某些經濟業務的內容提供必要的參考資料。各企業、單位可以根據實際需要來設置這類賬簿。然而在實際工作中,重視分類賬、忽視備查賬,重視金額記載、忽視事由及相關記載等現象較為普遍。

備查賬簿的設置與管理

  備查賬主要用於登記資產負債表表內(或分類賬賬內)需要說明原因的重要交易或事項,或資產負債表表外(或分類賬賬外)的重要交易或事項。它可以補充說明總分類賬和明細分類賬所不能詳細反映的資料,具有備查備忘的基本作用。例如,分類賬內沒有反映的擔保事項、分類賬內雖已記錄但性質重要的應收票據,都需要在備查賬上進行登記說明。備查賬對完善企業會計核算、加強企業內部控制與管理、強化對重要經濟業務事項的監督、明確會計交接責任、準確填列財務會計報告附註內容等都具有重要意義。國家統一會計制度對備查賬的設置有明確要求,所有企業都必須按要求依法設置會計賬簿體系,包括總分類賬、明細分類賬、日記賬和備查賬簿。

  備查賬簿的種類很多,企業常設的有:

  1、應收賬款備查簿。該備查簿用於登記財務報表內(或賬內)需要說明原因的重要應收款項或表外(或賬外)的應收款項。例如,對於企業債務重組,如果未來應收金額大於應收債權賬面金額的,則未來應收款項在債務重組時不作賬務處理,但應在備查簿中進行登記。待實際收到債權時,如果實際收到的金額大於應收債權賬面金額,則將其差額作為當期營業外收入處理。在企業以應收債權取得質押借款的情況下,因用於質押的應收債權的相關的風險和報酬並沒有發生實質性變化,所以企業應設置備查簿,詳細記錄質押的應收債權的賬面金額、質押期限及回款情況等。對金融機構應計利息在超過規定期限(如90天)尚未收回的,應沖回所計利息。同時,將應收利息轉賬外核算,併在備查簿上登記。企業的委托貸款按期計提的利息到付息期不能收回的,應當立即停止計提利息,並沖回原來已計提的利息,同時在備查簿上登記。

  2、應收票據備查簿。該備查簿用於逐筆登記每一應收票據的種類、號數、出票日期、票面金額、票面利率、交易合同號,付款人、承兌人、背書人的姓名或單位名稱,到期日、背書轉讓日、貼現日期、貼現率、貼現凈額、未計提的利息,以及收款日期和收回金額、退票情況等資料。應收票據到期結清票款或退票後,應當在備查簿內逐筆註銷。對於到期不能收回的帶息應收票據,轉入“應收賬款

”科目核算後,期末不再計提利息,其所包含的利息在有關備查簿中進行登記,待實際收到時,再沖減收到當期的財務費用。

  3、分期收款發出商品備查簿。該備查簿用於詳細記錄分期收款發出商品的數量、成本、售價、代墊運雜費、已收取的貨款和尚未收取的貨款等有關情況。

  4、受托加工來料備查簿。該備查簿用於登記企業對外進行來料加工裝配業務而收到的原材料、零件等收髮結存數額。收到的物資由於所有權不屬於本企業,不應包括在“原材料”科目的核算範圍內。

  5、代管商品備查簿。對已經辦完銷售手續、但購買單位在月末尚未提取的庫存商品,單獨在該備查簿中逐筆登記,不再在“庫存商品”科目核算。企業以集資合作方式修建的職工住房建成後,按代管資產處理,並設置備查簿予以登記。

  6、在用低值易耗品備查簿。對於在用低值易耗品以及使用部門退回倉庫的低值易耗品,應當加強實物管理,在該備查簿上進行登記。

  對於施工企業,在用周轉材料以及使用部門退回倉庫的周轉材料,應當對其加強實物管理,併在備查簿上進行登記。

  7、出租出借包裝物備查簿。該備查簿用於登記收回已使用過的出租出借包裝物。

  8、臨時租入固定資產備查簿。該備查簿用於登記臨時租入的固定資產的有關情況。

  9、在建工程其他支出備查簿。該備查簿用於專門登記基建項目發生的構成項目概算內容但不通過“在建工程”科目核算的其他支出,包括按照建設項目概算內容購置的不需用安裝設備、現成房屋、無形資產以及發生的遞延費用等。企業在發生上述支出時,應當通過“固定資產”、“無形資產”和“長期待攤費用”科目核算,並同時在在建工程其他支出備查簿中進行登記。

  10、應付票據備查簿。該備查簿用於詳細登記每一應付票據的種類、號數、簽發日期、到期日、票面金額、票面利率、合同交易號、收款人姓名或單位名稱以及付款日期和金額等資料。應付票據到期結清時,應當在備查簿內逐筆註銷。

  11、應付債券備查簿。企業發行債券時,應將待發行債券的票面金額、債券票面利率、還本期限與方式、發行總額、發行日期和編號、委托代售部門、轉換股份等情況在該備查簿中進行登記。

  12、遞延稅款備查簿。採用納稅影響會計法進行所得稅會計處理的企業,應當設置該備查簿,詳細記錄發生的時間性差異的原因、金額、預計轉回期限、已轉回金額等。

  13、實收資本(股本)備查簿。該備查簿用於登記企業資本(股本)的變化情況。對於投資者按規定轉讓其出資的,企業應當於有關的轉讓手續辦理完畢時,將出讓方所轉讓的出資額,在資本(股本)賬戶的有關明細賬戶

及各備查簿中轉給受讓方。企業因減資而註銷股份、發還股款,以及因減資而更新股票等的變動情況,在股本賬戶的明細賬以及有關備查簿中詳細記錄。

  14、持有股票備查簿。企業持有股票期間獲得股票股利時,不作賬務處理,但應在備查簿中登記所增加的股份。

  15、股權投資未確認虧損備查簿。採用權益法核算時,企業確認被投資單位發生的凈虧損,以股權投資賬麵價值減記至零為限。若被投資單位以後繼續發生虧損,則未確認的虧損額應在備查簿上登記。

  16、發票備查簿。該備查簿詳細登記增值稅專用發票、普通發票領購、繳銷、結存等情況。

  17、賬銷案存資產備查簿。為了做好企業資產評估、財產清查中核銷資產的變現、保管、銷毀等工作,對處置的實物資產,應建立實物台賬和處置檔案。對核銷的應收賬款,應實行債銷賬留,繼續保持追索權,建立備查簿單獨反映和監督其回收情況。

  18、其他需要設置的備查簿。如企業對外擔保事項,以及應由以後年度彌補的所得稅計稅虧損情況,也應設置備查簿進行登記。

  當然,企業備查賬簿還不止這些。企業應根據國家統一會計制度的要求,結合管理需要和滿足填報會計報表附註的需要,規範備查賬簿的設置和登記工作。設置內容應科學、完整,設置格式應簡捷、明瞭,可採用訂本式或合頁等形式。在登記管理上,應建立相應的責任制度

,明確何時登記、誰登記、誰保管、誰配合、誰檢查,做到責任分明,並將備查賬簿納入企業重要的會計檔案進行管理,有條件的企業可以開發必要的備查登記軟體。