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KSP

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什麼是KSP法

  KSP方法,即知識戰略流程 (Knowledge Strategy Process)方法,簡稱KSP方法。知識戰略流程 (KSP) 是基於組織的業務戰略,通過系統梳理組織戰略級的知識領域,分析關鍵知識領域狀態,找出相應提升行動計劃,從而支撐業務發展的一整套"知識規劃"的方法、流程及工具。

知識狀態的三維描述K-Model

  KSP方法中,一個重要的模型是知識狀態的三維描述K-Model。雖然衡量知識狀態有許多的維度,但是最具有指導意義的三個維度如下圖所示:

  Image:三维描述K-Model.jpg

  1.掌握度(Proficiency)

  是指組織對該知識的最高掌握水平。我們需要培養出能夠應用知識並付諸於行動的有能力的員工,因此提升專業精通程度是知識管理的目標之一。

  2.擴散度(Diffusion)

  是指組織需要應用該知識的人中大多數人對該知識的掌握水平。將知識傳播到需要它們人的手中是保障業務成功的關鍵因素。

  3.編碼度(Codification)

  是用來衡量知識顯性化的程度。知識的顯性化是指對平時的經驗、感受、領悟等進行總結和歸納,總結和歸納的結果通過文字、音像、等形式記載下來的過程。

KSP實施六步驟

  使用KSP方法進行知識規劃時,具體包括如下六個步驟:

  步驟1:確定業務環境與挑戰(Specify the business context and challenges)

  第一步首先選定需要分析的業務範圍,明晰該業務背景、環境、戰略及挑戰等。KSP可以從組織不同的角度來切入,在實踐操作中,我們可以選擇公司、業務單元、部門、流程、產品,甚至實踐社區等不同層面來產生知識的策略。

  Image:确定业务环境和挑战.jpg

  該步驟中,需要與公司高層進行充分地溝通,設定好業務環境的邊界,同時為後面KPI的選擇打好基礎。需要說明的是,當一個組織整體戰略不清晰的時候,後面的步驟很難操作。如果一個企業自己的方向還不夠確定,其它的分析無疑是空中樓閣。這一步也可以與情景規劃(Scenario Planning)的方法結合,以更好地理解組織未來的趨勢及發展。

  步驟2:識別知識領域(Identify Knowledge areas in context of case)

  在解讀組織業務環境的基礎之上,充分瞭解組織的戰略和業務運作模型,並據此來識別知識領域。所謂的知識領域(Knowledge Area)系指某專業領域內所有經驗、理論、方法論的知識組群,它是能夠讓人們回答諸如"我知道生產線如何工作"、"我知道如何達到歐洲銷售的目標"等問題的經驗和Know-how。

  在這一步驟,我們使用多種技術來識別知識領域,例如腦圖卡片分類、頭腦風暴、分組技術等。

  步驟3:確定關鍵績效指標(Identify important KPI in the context of the business case)

  這一步驟中需要識別相關的KPI。KPI與所選的分析角度及層面有關,建議使用組織正在採用的KPI。一般來說, KPI不要僅僅局限於財務指標上,可以參考類似平衡記分卡BSC或EFQM模型等。例如客戶滿意度、市場份額、品牌形象、新產品開發周期、員工滿意度等。

  該步驟中還需要收集當前KPI的真實數據及績效,同時明確未來預期提升的目標。有時會將步驟3與步驟2綜合起來考慮,迭代重覆,以期達到最優。步驟二和步驟三如下圖3所示:

  Image:知识流程战略.jpg

  步驟4:給知識領域打分(Score KAs in terms of current and future impact on KPI)

  接著我們需要結合組織的KPI,找出其中最需要關註的知識領域。所以我們必須分析各個知識領域對企業當前的影響度是怎麼樣的,另外需要關註它們對企業未來的影響度是怎麼樣的。如下圖4所示:

  Image:给知识领域打分.jpg

  首先在時間坐標選擇上要達成一致,未來是指1、2、3年後還是更長的時間。再根據二維分析矩陣找出關鍵的知識領域(如上圖中的右上象限里篩選出的關鍵知識K1、K2及左上象限中的前瞻知識K3),這些知識領域既是對當前影響非常大,同時也是對未來影響非常大。所以是最需要關註的內容。

  步驟5:知識狀態PDC分析(Knowledge Areas are assessed in terms of PDC)

  將選出的最需要關註的知識領域(例如上圖中的關鍵知識K1、K2、K3)按照掌握度(Proficiency)、編碼度(Codification)、擴散度(Diffusion)進行詳細分析。

  我們要組織企業的中高管理層及骨幹員工,一起通過研討、問卷等形式對篩選的最需要關註的知識領域進行打分評估,看看企業目前各個關鍵知識的掌握度P、編碼度C、擴散度D得分是多少,為了實現戰略目標,這些關鍵知識未來需要的掌握度P、編碼度C、擴散度D又分別是多少。

  做完上述PCD的分析,我們就知道組織內這些知識領域的狀況。我們可能發現有些重要知識的掌握度很低(例如K3知識),有些重要知識的擴散度很低(例如K2知識),有些重要知識的編碼度很低(例如K1知識)。如下圖5所示:

  Image:知识状态PDC分析.jpg

  步驟6:制定行動計劃(Formulate KM action plan)

  最後我們將根據上面分析的結果提出具體的建議行動(Action)。例如對於K3知識領域,我們是否期望未來要通過努力來提高其掌握度?目前K3掌握度的水平基本上為零,未來的期望要做到專家的級別。怎麼才能實現這個跨越?於是我需要設計一些行動計劃(Action)。例如可以通過引入外來"空降兵"的方式使得K3掌握度P值提升,也可以通過收購兼併某家公司的方式使得K3掌握度P值提升,也可以通過加強自身學習及研發創新方面的投入來提升K3掌握度P 值。對K3編碼度C、擴散度D的分析同理可以進行。這樣經過分析設計出來的行動計劃才是有針對性的,才是實實在在的可以執行的。如下圖6所示:

  Image:制定行动计划.jpg

  通過KSP,我們以知識的角度重新審視及診斷組織的發展戰略,透過Workshop進行知識目錄分析,協助研究企業內部的知識斷層,並且建立了知識管理的行動方案。結果表明,制定的知識管理行動計劃,許多其實正好是業務部門年度工作計劃的一部分。殊路同歸,這樣就保證了知識管理與業務無間地融合在一起。

  在此過程中,我們可以得到:

  • 一份與組織有關的知識目錄:Knowledge Portfolio
  • 一份知識領域清單,透過KPI來評估這些知識對現在及未來的影響
  • 透過三個面向來評估這些知識:掌握度、編碼度、散播度
  • 針對現況與理想進行差異分析:As-is、To-be
  • 滿足願景與優先順序的行動計劃:Action Plan