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合同審計(Contract Audit)

目錄

  • 1 什麼是合同審計
  • 2 合同審計的意義[1]
  • 3 合同審計的主要內容[1]
  • 4 合同審計的主要方法[1]
  • 5 合同審計方式[1]
  • 6 合同審計的程式[1]
  • 7 合同審計案例分析[2]
    • 7.1 案例一、A公司委托加工合同審計
  • 8 開展合同審計的配套措施[1]
  • 9 參考文獻

什麼是合同審計

  合同審計是指內部審計機構和人員對合同的簽訂、履行、變更、終止過程及合同管理進行獨立客觀的監督和評價活動。

合同審計的意義[1]

  在當前,開展合同審計的工作,具有很重要意義:

  • 通過合同審計,有助於完善合同條款;
  • 通過合同審計,有助於強化企業內部控制機制,加強相關業務部門責任;
  • 通過合同審計,有助於確保合同合法合規,避免或減少經濟糾紛,防範合同風險;
  • 通過合同審計,有助於依法維護合同當事人的合法權益。

合同審計的主要內容[1]

  (一)合同簽訂前審計

  合同簽訂前審計是合同審計的重點和關鍵,因為合同簽訂過程中的任何疏漏或失誤,都有可能給企業造成損失或帶來風險。對於重要的合同,內部審計機構應當及時掌握情況,加強全過程監督。合同簽訂前審計的主要內容包括:

  1、審查簽訂合同的必要性。主要審查合同內容是否符合企業目標,合同項目是否列入企業的計劃,是否已安排了相應的財務預算。

  2、審查合同的合法性、合規性和合理性。主要審查合同是否符合國家法律法規和規範性文件的規定,是否違反國家利益或者社會公共利益;審查合同是否符合本企業的規章制度要求,履行該合同是否給本企業帶來預期利益;審查對方的主體資格是否合法,簽訂合同的當事人是否有簽訂該合同的權利,對方是否有履行該合同的能力和誠意,選擇對方簽訂合同的理由是否充分。

  3、審查合同條款的真實性和完整性。合同條款的完整性,主要審查是否符合合同法的規定(具體內容包括當事人的名稱或姓名和住所、標的名稱、標的數量質量、價款或者報酬、履行期限地點方式、違約責任、解決爭議方法等是否完整);合同條款是否規範、用詞是否準確。合同條款的真實性,審查是對標的數量、質量、價款等重要條款除了審查形式上的完整性還要審查其真實性、合理性,如合同當事人的信譽、經營範圍、履約能力、售後服務;合同的內容是否可行,是否經過單位相關部門的論證。

  4、審查合同在企業內部是否經過相關部門的會簽,擬簽訂合同的人是否得到適當的授權,合同擬蓋公章是否符合企業的規定。

  (二)合同履行過程的審計

  主要審查履行合同的主體是否是合同的當事人,有無由他人代為履行的情況;審查雙方是否按照合同約定行使自己的權利和承擔應盡的義務;合同當事人履行合同的地點是否與合同約定相同;以分次、分期、分部履行的方式簽訂的合同,其履行方式是否約定一致;合同的履行費用結算是否符合合同的約定,優惠承諾是否按照合同約定進行結算;履行該合同是否達到預定的效益;對合同執行過程中存在問題,有關職能部門是否及時查明原因並予以糾正;合同違約責任是否按法律規定或者合同約定進行;合同糾紛的處理是否及時、合法、合理。

  (三)合同變更的審計

  合同變更的審計是指對當事人修改或者補充的合同內容進行的審計。具體審查的內容包括:合同的變更理由是否充分,有無欺詐、脅迫、重大誤解、顯失公平而導致合同權利義務對一方當事人不合理、不公正的變更;合同的變更是否經雙方協商一致,合同當事人是否履行法定程式;合同變更是否損害公共利益;變更條款是否真實、完整。

  (四)終止合同的審計

  終止合同的審計主要包括:合同終止是否符合合同法規定的情形;合同的權利義務終止後,當事人是否遵循誠實信用原則,根據交易習慣履行通知、協助、保密等義務;對已解除的合同,當事人是否依照法律、法規規定辦理批准、登記等手續;解除已履行的合同後,已履行方是否根據履行情況和合同性質,要求對方恢複原狀、採取其他補救措施和賠償損失

  (五)合同日常管理審計

  主要審查企業有無設置專門的合同管理機構,合同管理機構,合同管理人員是否具有具備相應的資格,合同管理制度是否完善,有無重大合同變更的風險防範措施;審查合同的歸檔和保管是否完整。

合同審計的主要方法[1]

  (一)詢問法

  包括問卷調查法、面談法、專題討論法等。實際工作中多採取問卷調查法。調查問卷可以從以下方面進行設計:合同管理機構設置及人員配備情況;崗位職責制定及履行情況;合同管理流程情況;合同管理基礎工作,如相關合同管理制度、合同管理台賬、合同檔案管理是否建立健全等。

  (二)流程圖法

  主要是將招投標、委托授權、合同簽訂、合同履行、終結及售後服務全過程,以流程圖的形式繪製出來,從而識別合同風險。這種方法比較簡潔和直觀,易於發現關鍵控制點的風險因素。

  (三)測試表法

  主要是將合同各關鍵控制環節以測試表的形式進行測試,以查找合同管理的風險點和控制缺陷,分析其潛在的影響和重要程度,提出規避和防範風險的措施。測試表主要包括:

  1、市場準入控制測試表。主要測試當事人的資質、市場準入情況以及合同轉包、分包情況。

  2、招投標和授權批准控制

測試表。主要測試經濟業務是否按規定進行投標、投標過程是否規範、招投標收入是否納入統一財務管理、合同簽訂程式是否到位、甲方代理人是否持有委托授權書等。

  3、合同條款內容及履行情況測試表。主要測試合同的標的、數量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約金和賠償金是否明確具體,履行情況如何,付款憑證的數據是否與物資驗收單、發票、合同履行結算單相一致等。

  (四)現場觀察

  深入合同相關方現場,瞭解合同雙方的資質資信情況,觀察工藝流程,獲得第一手資料。其客觀性較強,是保證審計質量的有效途徑。

  (五)歷史分析法

  審查與合同相關的財務、統計和企業管理歷史資料,如通過檢查車輛索賠記錄及其他風險信息,確定已投保車輛發生的修理費是否計入有關項目中。

  (六)環境分析法

  主要是對相關方社會環境變化趨勢,可能變更的法律法規等進行深入分析,查找風險因素和潛在影響。

合同審計方式[1]

  合同審計一般採取送達審計、網路審計、就地審計等方式。送達審計,即企業內部合同主管部門或主辦單位對合同文本、合同條款事先確定、並經有關部門審查後,送內部審計部門審計。

合同審計的程式[1]

  1.進行合同審計,除應遵循審計工作的一般程式外,按以下程式進行:

  信息收集。合同審計人員對合同主管部門或主辦單位送交審計的合同進行審查前,瞭解與所簽合同有關的政策、規定、技術標準、規範以及價款、酬金計算依據等。

  信息審查。審計人員對合同立項依據、主體資質、對方資信、合同內容及簽訂程式等進行審查。

  合同簽訂。經審查合格的經濟合同,由主審人簽署意見並簽名,經內部審計部門負責人審核同意後,蓋合同審計專用章,送交合同經辦(主辦)單位或部門辦理合同簽訂手續,內部審計部門進行合同審計台賬登記;對審查不合格的或需要修改的合同,由內部審計部門出具審計意見,退主管部門或主辦單位重新擬訂或進行修改。重新擬訂或進行修改後的合同再報經審查合格後,蓋合同審計專用章,送交合同經辦(主辦)單位或部門辦理合同簽訂手續。

  跟蹤審計。合同執行中,根據需要,審計人員對合同執行結果進行跟蹤審計,瞭解合同履行情況,審查有無違約行為,並協助有關部門進行處理。

  2.重要合同審計。合同簽約前,對合同標的金額過大,和對本企業有重大影響的合同,包括物資採購、投資。租賃、工程建設等合同,合同主審人員應:

  參與合同調查和技術談判:調查瞭解工程情況,進行工程量測算,掌握對方履約能力、企業信譽

、履行合同條件、有關政策規定等方面的問題,以保證合同的合法性和合同條款的正確性;瞭解草簽合同的技術標準、規範等。

  參與合同商務談判:瞭解草簽合同的價款、酬金計算依據;進行標的測算和封標,監督招標投標工作。

  參與議標合同談判;在合同簽約之前參與談判工作,使之在調查中掌握的問題在談判中得到解決。

  3.審計簽證:合同的簽約、履行、結算審計可不下達審計通知書,按審計簽證項目程式執行。

合同審計案例分析[2]

案例一、A公司委托加工合同審計

  一、基本情況

  2004年4月份A公司內審人員對生產部外委加工製作配管合同進行審計,承攬單位甲廠於2004年4月承攬加工製作配管,其合同價款為296208.04元,其價格構成是按焊接工藝的工時計算的。

  二、審計中發現的問題

  內審人員實地審計,配管外委加工製作程式是承攬單位只是派焊接工人到“管線分廠”進行焊接配管工序。用工方式是屬於出勞務,而不是承攬單位獨立完成配管製作安裝。因此執行按焊接工藝的工時計費並結算的辦法是不合理的,而應改為按勞務費結算。經過實地審計甲廠有11名工人到管線分廠進行焊接配管工序,按照公司勞務費結算規定,該合同按勞務費結算應為80945.45元,這樣為公司減少損失215262.59元。

  三、審計建議

  內審人員提出為了規範配管外委結算價格,降低公司成本,建議公司價格主管部門規範配管外委結算價格。價格主管部門於2004年5月將配管結算辦法修改為按勞務費年度總包乾。規定承攬單位甲廠2004年按勞務費年度總包乾為34萬元。承攬單位於2004年先後結算3次,分別是2004年4月2日結算80945元,2004年6月24日結算210681元,2004年11月12日結算123201元,年累計結算額為414827元。經過審計超出年預結算額64827元。內審人員將其超出部分扣除,為公司減少損失。

  四、審計分析及評價

  對外委托加工是工業企業比較常見的生產方式,外委加工合同審計也是工業企業內審部門日常工作之一,A公司內審部門主要針對外委加工合同執行情況進行審計,而沒有對合同簽訂程式和條款進行審計,其合同審計不是很完善,不能做到防患於未然。鑒於企業內審人員一般不多,內審部門對於這類合同的審計就需要講究策略,多採用抽查和事前審計的辦法。

開展合同審計的配套措施[1]

  第一,建立企業合同管理制度,明確各部門的合同責任和企業重大合同必須經過審計。該管理制度應當明確規定審計部門、其他業務部門在簽訂和執行合同過程中的責任和許可權;哪些合同屬於重大合同,必須經過審計;合同審計的主要程式和辦理辦法;合同的審計要點。同時必須明確規定未經審計的重要合同,財務部門不得支付任何相關款項。這是開展合同審計的制度保證。

  第二,制訂較為詳細具體的合同審計實施辦法,以指導企業合同的審計。這是搞好合同審計的必要條件。

  第三,配備相應的審計人員,專司合同審計之職。規模比較大的企業可以下設專職合同審計部門,或者設專人負責合同的審計。在人手不夠時,可以考慮聘請兼職審計人員,實施交叉審計。

  第四,得到領導支持和重視合同審計。領導應在審計方面給予足夠的支持人力上給予支持;在出現不同意見時,能全力支持審計部門的正確意見;經常聽取審計部門對重要合同審計結果的彙報,並對提出的問題督促及時處理。這是搞好合同審計的必要條件。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 朱亞紅.淺談合同審計.中國集體經濟2009年第12期
  2. ↑ 尹維劼.現代企業內部審計精要.中信出版社,2006年02月第1版.