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工作底稿(Working Paper)

目錄

  • 1 什麼是工作底稿?
  • 2 工作底稿的種類[1]
  • 3 工作底稿的類型
  • 4 工作底稿的作用[1]
  • 5 工作底稿的保密性[1]
  • 6 審計工作底稿的常見缺陷
  • 7 參考文獻

什麼是工作底稿?

  亦稱“工作底表”。將一定期間計算所得的資料或調查搜集得到的資料彙集一起,為取得一定數據而進行調整、試算、分析的一種表式。工作底稿有各種用途,它的格式和內容視用途而異。

工作底稿的種類[1]

  由於審計工作底稿書面記錄了審計師收集的各種信息,因此,工作底稿有許多種。它們是:

①審計管理類工作底稿;

②試算平衡表和導引表;

③日記賬調整分錄和重分類分錄;

④輔助性明細表、分析表、調節表和計算類工作底稿;

⑤佐證性文件。

工作底稿的類型

  會計工作中的工作底稿,是會計人員為便於對賬、結賬和編製會計報表而使用的一種計算表式。一般有五組十欄式和六組十二欄式等。五組十欄式指工作底稿上設有 “試算表”、“賬項調整”、“賬項結轉”、“資產負債表”和“損益表”五組,每一組又分借方和貸方兩欄,構成五組十欄的格式。如果在“賬項調整”組之後增設調整後試算表一組,便構成了六組十二欄的格式。編製工作底稿是會計資料由賬簿記錄向報表過渡的一項重要的會計核算

工作。

  審計工作中的工作底稿是註冊會計師及其助理人員在審計工作(包括查證、驗資、鑒定、資產評估、咨詢等)全部過程中編寫和取得的各種資料的總稱。它是註冊會計師形成和出具審計報告的重要依據,是證明註冊會計師及其人員按照要求完成審計工作程式、履行工作職責的證據。審計工作底稿的所有權屬於會計(審計)事務所。

工作底稿的作用[1]

  審計工作底稿主要通過以下方式對審計師提供幫助:

①提供分配和協調審計工作的方法;

②幫助高級職員、經理和合伙人監督與覆核審計工作;

③為審計報告提供佐證;

④證明審計師遵循了《公認審計準則》的外勤工作規定;

⑤為將來計劃和實施對同一客戶的審計提供幫助。

  此外,工作底稿還可以為執行其他專業服務提供有用的信息,如填制所得稅申報表、提出改善內部控制的建議,以及提供咨詢服務。

工作底稿的保密性[1]

  審計師將獲得的大部分保密信息記入了工作底稿,因此,工作底稿具有保密性質。由於審計工作底稿是高度保密的,它們必須時刻受到保護。

審計工作底稿的常見缺陷

  《中國註冊會計師獨立審計基本準則》第十五條明確規定:“註冊會計師應當將審計計劃及其實施過程、結果和其他需要判斷的重要事項,記錄於審計工作底稿

”。《獨立審計具體準則第6號——審計工作底稿》具體規定了底稿編製的要求,做到:內容完整、格式規範、標識一致、記錄清晰、結論明確,並規定了底稿的10項要素。

  註冊會計師審計離不開工作底稿。但在當前的獨立審計實踐中,無論就設計、編製、歸檔而言,都存在許多缺陷,嚴重影響質量。

  一、底稿設計方面的缺陷

  按照國際慣例,底稿一般由各家會計師事務所自行設計,只要符合獨立審計準則的規範。為了使會計師事務所在設計底稿時符合“準則”的要求。中國註冊會計師協會發佈了《中國註冊會計師執業規範指南第2號——審計工作底稿》(以下科稱指南),詳細規定了底稿的基本內容,基本要求,底稿之間的鉤稽關係,底稿的覆核、分類、整理和歸檔保管等內容,供各會計師事務所在設計時參考。此外,還列示了不少示範性的格式和編製說明。但實際上許多會計師事務所,出於成本效益的考慮沒有或沒有完全依據“準則”和“指南”的要求設計底稿。舉一例:財政部1999年12月22日發佈的“會計信息質量抽查報公告(第三號)抽審100家國有企業中發現有28家(註1)事務所審計工作底稿不規範,底稿摘記整理雜亂無章,格式、標識前後不一,鉤稽關係不明……。致使審計結論

出現偏差,審計報告失實,一些企業會計信息重大失真問題未被充分揭示。有的連業務約定書的內容不全,重要條款遺漏。可見問題的嚴重。據筆者所見,底稿設計方面的缺陷一是不完整,“指南”的規定和審計實踐的要求,審計工作底稿應由符合性測試、截止性測試、分析性測試和實質性測試底稿以及試算平衡表、審計差異調整表等組成。但大多數會計師事務所只重視實質性測試底稿相對比較完善,即使有符合性、分析性、截止性測試底稿也十分簡單,不完全符合規範的要求。二是內容不齊全。《國際審計準則9--記錄》規定:“工作底稿應當充分、完整和詳細,使有經驗的審計人員對審計獲得全面瞭解。”我國審計工作底稿指南也規定:每張底稿應具備:被審計單位名稱、審計項目名稱、審計項目時點或期間、審計過程記錄,審計標識及其說明,審計結論、索引號及頁次、編製者姓名及編製日期、覆核者姓名及覆核日期、其他應說明事項等10項內容。可是,這10項內容不齊的底稿常有所見,有的底稿甚至缺少審計過程,審計結論記錄項目;三是不系統。審計工作底稿應由審計程式表,審定表(引導表)彙總表、明細表、測試表、抽查(盤)表、分析表、驗算表、詢證函等組成。形成一個互為制約、相互鉤稽的完整體系。但從實際接觸所見,部分底稿設計邏輯混亂,標題不當,底稿之間缺乏明確的對應關係。

  二、底稿編製方面的缺陷

  完整地、全面地將審計計劃,審計過程包括註冊會計師及其助理人員職責分工,註冊會計師的專業判斷記錄於審計工作底稿,是註冊會計師及其助手必須遵守的責任,絕對不有馬虎。所以在編製底稿時,首先,內容上要做到資料翔實:就是獲取的資料真實可靠,內容完備,註明來源;重點突出:對反映審計結論有重大影響的事項應當作詳細說明,繁簡得當:“記錄的範圍是職業重要事項,因為由審計人員將每一項觀察,考慮或做出的結論都記入他的工作底稿既不必要,也不切合實際”(註意2),所以一般問題可作簡略記錄,重要問題要作詳細記錄;結論明確;要求註冊會計師對該審計項目最終表達專業判斷意見時不能模棱兩可,含糊其詞,更不能不表示意見。其次,形式上要做到要素齊全:就是上文所敘10項內容填寫齊全;格式規範:就是在一個事務所所使用的底稿應當一致;記錄清晰:就是內容要合邏輯,文字要端正,數據要正確。但目前的現實是註冊會師為了趕任務,提高效率,往往在編製底稿時匆匆忙忙,草草了事。歸納起來,在編製底稿時的常見缺陷有:

  1、已執行的程式在程式表中漏作記錄,未執行的程式沒有說明原因;

  2、底稿與底稿之間未作全面核對,已核對的數字未作標記;

  3、審定數不填寫或填寫不全,同一張底稿明細數與合計數相加不符,不同底稿間的鉤稽關係不符;

  4、少數底稿漏記審計過程及審計結論,或者記錄重點不突出,專業判斷含糊其詞;

  5、抽查表沒有說明抽查的範圍、比例;

  6、覆核者,編製者遺漏簽名,看不出有否經過覆核;

  7、字跡潦草、塗塗改改,有的甚至難以辨別文字的內容;

  8、底稿所附複印資料質量低劣、模糊不清規戒律,有些傳真件未複印;

  9、未調整不符事項金額遺漏彙總,從而使重要性原則控制的金額失實,增大審計風險;

  10、與已審計會計報表未作詳細核對;

  11、審計計劃與審計總結編寫簡單,應付了事,許多審計計劃是審後再補的,根本不起計劃的規劃,指導作用;

  12、對例外事項和異常現象沒有做出適當的評價和解釋,譬如函詢嚴重不符,關聯方交易價格不公等;

  13、客戶管理當局提供的材料不符合底稿的要求形式;

  14、很少使用標識。

  除此之外,還可以列舉許多毛病。

  三、底稿歸檔方面的缺陷。

  底稿可以分為“廣義與狹義”兩類,廣義的審計工作底稿是指從承攬業務開始到審計工作結束止全過程形式和取得的資料、記錄。換言之,除了正式審計報告外,審計過程中所形成的記錄和取得的資料均屬底稿範疇。狹義的審計工作底稿僅指審計實施

過程中編製的記錄。無論國際審計準則或我國審計準則的規定都是指廣義的底稿。其大致可以分成三類:一類是為規劃、控制和總結整個審計工作,發表審計意見所形成的底稿,如業務約定書,客戶的法律結構和組織結構的有關資料,審計的計劃與總結,未審和已審會計報表,各種差異調整表,審計報告和管理建設書草稿以及取得的被審客戶申明書,陳述書等;二類是為執行審計程式所形成的底稿其範圍相等於狹義底稿,如各種測試表,程式表、審定表、彙總表、明細表、抽查表、分析表、徵詢函等;三類是備查參考用底稿,如客戶的營業執照,合營合同協議、批准文件、企業章程、董事會會議記錄、重要的經濟合同、協議、驗資報告、與內審人員、律師、前任註冊會計師、專家和其他第三者的通信函件或談話記錄,內控制度過,會計制度等。

  由此可見,廣義的底稿範圍很大,目前的現狀是:一該收集的不收集,少數項目的檔案中連業務約定書、客戶陳述書都沒有,更不用說董事會記錄,重要經濟合同之類了,似乎這些資料與審計無關。確實“審計人員不應該編製與審計目標毫不相干的工作底稿,如果實在難以避免,審計結束後也不應該加以保留”。二、歸檔時沒有很好分類整理,統一編碼。底稿是註冊會計師的財產,按照審計準則的規定,應當由會計師事務所保管並保密,歸檔時應該區別永久性的檔案與當期有效檔案分別整理裝訂成冊,利於下次審計查閱。可是少數事務所把永久性檔案與當期檔案混淆一起,不加目錄粗糊亂成冊,也不統一編碼不便查閱。審計檔案的重要性是眾所周知的,(一)可為下次審計查閱;(二)可備財政、稅務、審計機關和註冊會計師協會等對審計質量的檢查;(三)萬一發生審計糾紛或訴論作為區分審計責任與會計責任依據。筆者曾遇到這樣一案例:某股份有限公司,在審計中發現向其投資方上交了“管理費”。按稅法規定應當經過審批,該公司以沒有見到此規定為由,不接受我們的意見,後向其提供了有關文件,才同意補辦手續。鑒於時間所限,加以數額不算大,沒有在審計報告披露,只在底稿中記錄。數月後,被稅務機關稽查發現,不但補交所得稅務局,而且罰款數萬元,客戶董事會認為註冊會計師對此有責任,當我們出示底稿記錄才得以免脫。

  我們在強調底稿重要性同時,要防止另一種傾向:註冊會計師的審計就是編製底稿,底稿編完了,審計也就結束了,由此而搶時間,趕編底稿,不是認真執行審計程式,努力搜集審計證據。從而嚴重降低了審計質量,加大了審計風險,當前會計信息失真,已經成為社會公害,與審計質量不高有密切關係。

  要消除底稿設計,編製等方面存在缺漏,建議採取如下措施:

  1、除了採用省級以上註冊會計師協會設計的底稿以外的事務所,應當把其使用的底稿報省級“註協”備案。省級“註協”認為底稿設計不符合審計準則及指南規範的,應當要求事務所改進;

  2、每一家會計師事務所均應擬訂底稿編製操作規程,詳細規定編製目的、程式、方法撰寫工具(如鋼筆、園珠筆)、覆核、分類、整理、編碼、歸檔等要求,並切實貫徹執行。

  3、每位新從事審計的人員,在上崗前,應該對其進行編製底稿的培訓,當作應知應會的必會備條件。

  4、在註冊會計師資格考試中,增加底稿的題量。

  總之,底稿在整個審計工作中,處於相當重要的地位,離開底稿,沒有審計記錄,審計無從談起。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 白蔚秋.審計證據與工作底稿[J].英語世界.2003